Voorcalculatie: nut of noodzaak?

E-mailadres Afdrukken

De discussie over het al dan niet hanteren van een voorcalculatie binnen aanbestedingen viert hoogtij binnen de schoonmaakbranche. Veel voorstemmers maar ook veel tegenstemmers (in de meerderheid) toonden dit aan tijdens een onlangs gehouden OSB-congres.

Waarom is er een aantal adviseurs (nota bene gecertificeerde VMS-adviseurs) dat meent de voorcalculatie in het proces te moeten handhaven en binnengekomen offertes te toetsen aan die voorcalculatie? Ik denk dat er boeken vol over geschreven kunnen worden, maar laat ik mij beperken tot een aantal belangrijke beïnvloedende criteria.

Onmeetbaarheid van de dienst

Schoonmaakdiensten kan je niet van tevoren keuren, in tegenstelling tot een stoffelijk product (bijv. kopieerapparaten). Dat brengt met zich mee dat de schoonmaakdienst redelijk verfijnd omschreven moet worden wil het resultaat aan de verwachting van de opdrachtgever voldoen. Om het resultaat te omschrijven kan uitgeweken worden naar resultaatgerichte schoonmaakprogramma’s of resultaatgerichte opleverstaten. Het verschil is een kwestie van notatie, maar is te gedetailleerd om in dit artikel uit te leggen.

Uniformiteit van de dienst

De looncomponent binnen de tariefvorming van het schoonmaken is betrekkelijk uniform. Dat wil zeggen dat bij de bedrijven A, B en C een uur schoonmaken ongeveer evenveel kost. Immers, zo’n slordige 85 à 90% is wettelijk of door CAO bepaald. De tariefconcurrentie vindt dus plaats over ca. 15% van het eindtarief. Grote tariefschommelingen zouden in principe niet mogen optreden. Helaas is de praktijk anders.

Uniformiteit van prestatie

Moderne goed georganiseerde schoonmaakbedrijven hebben hun uitvoerend en direct toezichthoudend personeel goed geïnstrueerd. Goed opgeleid personeel werkt met uniforme methoden, materialen en middelen en presteert, ook voor wat betreft het arbeidstempo, redelijk uniform. Ook al willen schoonmaakbedrijven dat weleens doen laten geloven maar schoonmaker A kan niet, onder gelijke omstandigheden, 40% of 50% meer vierkante meters schoonhouden.

Marktgedrag

Met de mond wordt veel gesproken over ‘marktconforme’ aanbiedingen. De praktijk leert dat dit doorgaans ontaard in ongewenst ‘marktgedrag’ met alle gevolgen van dien. Niet realistische aanbiedingen proberen de afnemer te verleiden om toe te happen op de (tè) lage prijs. De vreugde van de lage prijs is snel verdwenen als de niet haalbare dienstverlening de dag dicteert.

Positie klant

Schoonmaakonderhoud begint zich steeds meer te ontwikkelen van een kostenverslindende dienst naar een dienst waarvan het effect een hoge toegevoegde waarde heeft voor het primaire proces, en dus indirect voor het resultaat, binnen de organisatie van de opdrachtgever. Het inkopen van een schoonmaakdienst, die wordt beoordeeld aan de hand van een aantal offerten, waarvan niet duidelijk is of deze een realistisch beeld geven van de werkelijk benodigde dienstverlening is zeer onverantwoord. Het is de taak van de adviseur om het inkopen van een onevenwichtige dienst tegen te gaan in het belang van zijn cliënt (en indirect ook nog in het belang van het schoonmaakbedrijf).

Voorbeeld voorcalculatie
Als een calculatie uitwijst dat een schoonmaker per uur ca. 325 m2 kan schoonhouden dient een aanbieding die uitgaat van een uurproductie van 450 m2 te worden afgewezen. Daarbij uitgaande dat de aanvangscondities en uitvoeringscondities gelijkwaardig zijn. Over het algemeen is dat ook zo. 325 –450 m2 per uur.
Iedere schoonmaker maakt gebruik van moderne materialen, middelen en methoden, is opgeleid en werkt conform het in het bestek voorgeschreven schoonmaakprogramma. Als we daar dan een arbeidstechnisch verantwoord werktempo aan koppelen kan dit nimmer leiden tot significante productieverschillen.
Ook op het gebied van tariefvorming is aan te tonen dat het werken tegen een tarief, dat niet toereikend is voor cao-loon inclusief wettelijk sociale lasten en overige project gebonden kosten, tot een ongewenste dienstverlening leidt. Een schoonmaakbedrijf heeft recht op enige winst. Als wel voldoende uren worden gecalculeerd tegen een te laag tarief dan zal uitgeweken worden naar een situatie waarin minder uren worden ingezet dan was voorzien. Immers: 4 x 3 = 12 maar 3 x 4 = eveneens 12

Voorcalculatie

Als een voorcalculatie bestaat uit drie keer om het gebouw heen rijden en het aantal vierkante meters te delen door een grove gemiddelde prestatie is het terecht dat de waarde van een dergelijk voorcalculatie tot nul wordt gereduceerd.

Maar als een adviseur een grondige inventarisatie doet van ondermeer:

  • de optredende vervuiling
  • de kwaliteitseisen en –wensen
  • de toegevoegde waarde van optimaal schoonmaakonderhoud
  • de aard en omstandigheden in het gebouw en hiervan een zeer nauwkeurige calculatie maakt, krijgt voorcalculatie een heel andere betekenis.

Weging van de voorcalculatie

Om te voldoen aan het begrip ‘economische meest voordelige aanbieding’ is het naar de mening van menig adviseur legitiem om de voorcalculatie te betrekken bij de toetsing van diverse (vooral prijsbepalende) offertecomponenten. Naast de prijsaspecten worden uiteraard ook meerdere kwaliteit- en organisatieaspecten beoordeeld. In bepaalde analysesystemen zijn sommige prijstechnische gegevens als kwaliteitscriterium opgenomen.

Juridische aanwijzing

Tot nu toe geeft jurisprudentie aan dat het twijfelachtig is of aan de hand van voorcalculatie mag worden beoordeeld. Het ziet ernaar uit dat dit niet meer wordt toegestaan.

Laagste prijs

Indien ooit duidelijk wordt dat adviseurs niets (of bijna niets) meer mogen zeggen over prijstechnische aspecten en uitsluitend kwalitatieve criteria mogen hanteren bij het beoordelen van offerten zal in toenemende mate worden uitgeweken naar het beoordelingscriterium: Laagste prijs! Vervolgens wordt aan de voorkant het kwalitatieve aspect onevenredig zwaar opgevoerd en beoordeeld. Toch voorkomt het kwalitatief dichttimmeren van een bestek niet dat een dienstverlener, puur uit marktgewin, besluit onrealistisch aan te bieden. Met alle gevolgen voor de opdrachtgever die merkt dat de toegevoegde waarde van het schoonmaakonderhoud sterk achterblijft bij het aanvankelijke uitgangspunt van kwalitatief optimaal schoonmaakonderhoud. Een aantal gecertificeerde VMS-adviseurs meent dat het werken mèt een voorcalculatie beter aan het doel van haar opdrachtgever beantwoordt dan het werken zonder voorcalculatie.

Daarnaast passen ook hedendaagse aspecten als duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen goed in de zorgvuldigheid waarmee aanbestedingen worden utgevoerd waarbij de (goede) voorcalculatie als toetsingscriterium wordt gehanteerd.
Goede schoonmaakdienstverlening, met als kenmerk een evenwichtige prijs – prestatie/kwaliteitsverhouding, draagt bij aan:

  • realiseren van de toegevoegde waarde aan het primaire proces
  • realistische inspanning door uitvoerende medewerkers
  • voldoende begeleiding, aansturing en verzorging van schoonmaakmedewerkers
  • minder personeelsverloop en verzuim
  • voorziet in langere contracttermijnen.

Laat de klant maar kiezen

Voor alle systemen en opvattingen bestaat een markt! Laat de klant dan maar kiezen voor welke adviseur hij kiest. Want... Iedere klant krijgt de adviseur die hij verdient!

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners