Scope4mation maakt het voor scholen mogelijk om informatie tussen verschillende applicaties uit te wisselen

E-mailadres Afdrukken

Binnen het onderwijsveld worden veel verschillende toepassingen gebruikt. Facility- en Service Management software van Planon en of TOPdesk, Student Administratie en Student Volg toepassingen zoals Peoplesoft SA en SV of Osiris om er maar een paar te noemen. De informatieuitwisseling tussen de verschillende applicaties is vaak niet goed op orde. Scope4mation biedt voor dit probleem een makkelijke en doeltreffende oplossing. Met connectoren van Scope4mation worden de verschillende informatiestromen aan elkaar gekoppeld. Informatie kan zo op een goede en gecontroleerde manier worden uitgewisseld.


“We zien dat in het onderwijs nog onnodig veel tijd gespendeerd wordt aan secundaire processen”, stelt Joost Ale, oprichter en eigenaar van Scope4mation. “Terwijl deze tijd eigenlijk aan het primaire proces besteed zou moeten worden. Door de diverse informatiestromen goed op orde te brengen en op een gecontroleerde manier informatie tussen de verschillende afdelingen uit te wisselen, kan een onderwijsinstelling de processen stroomlijnen en zodoende kwaliteit verbeteren en flink op kosten besparen.”

Een educatieve omgeving is volgens Ale in feite een enorm bedrijf met een grote diversiteit aan informatie verspreid over heel veel eilandjes. Het is belangrijk dat er informatieuitwisseling tussen die eilanden plaatsvindt”, stelt Ale. “Door dit op goede maar ook gecontroleerde manier te automatiseren is steeds de juiste informatie voorhanden. Processen verlopen hierdoor efficiënter en zijn bovendien beter en effectiever te sturen.”

InHolland
Hogeschool InHolland is een van de onderwijsinstellingen die al langer zaken doet met Scope4mation. Vanaf 2004 ondersteund Scope4mation de hogeschool bij het optimaliseren van de informatiestromen. “Dat was in eerste instantie sterk gericht op het in orde brengen van de CMDB of in gewone mensen taal de IT-administratie”, vertelt Ale. “Later is vanuit het College van Bestuur opdracht gegeven om ook de kwaliteit van het ‘toetsroosteren’ omhoog te brengen. Het handmatig uitwisselen van informatie tussen de verschillende betrokken toepassingen kostte de school namelijk te veel tijd en er kon niet tijdig op gewijzigde situaties ingespeeld worden. Ook de informatievoorziening naar studenten en de organisatie rondom toetsen en roosters moest omhoog.”

“We hebben gekeken hoe we dit beter konden stroomlijnen. We hebben de datastromen tussen de verschillende afdelingen en betrokken toepassingen voor het roosteren in kaart gebracht, wat veel omvattend was. Denk maar eens aan informatie van studenten, en docenten inclusief competenties en inzetbaarheid, facilitaire informatie zoals lokalen en de beschikbaarheid hiervan en benodigde ICT faciliteiten. Deze komen uit vijf, zes verschillende systemen. Roosterpakketten hebben al deze informatie als input nodig. Met onze tooling zijn we in staat informatie vanuit de bronsystemen beschikbaar te maken, soms geheel automatisch, soms na validatie. Vervolgens is informatie weer in andere toepassingen nodig. Denk maar eens aan het bijwerken van beschikbaarheid van inzet planning tools voor docenten nadat er geroosterd is, of het publiceren van toetsen zodat studenten kunnen inschrijven. Of indien er op het laatste moment wijzigingen in roosters zijn het bijwerken van online kalenders en of het versturen van berichten via social media. Onze tooling haalt deze informatie op, transformeert het en zorgt ervoor dat het netjes in het doelsysteem komt. Hierdoor kunnen de roosteraars direct over de juiste informatie beschikken.”

Kostenbesparing
Door informatievoorziening rondom het roosteren goed te stroomlijnen, kan volgens Ale flink bespaard worden op de kosten. “Nog te vaak zie je dat brongegevens niet kloppen waardoor er niet goed geroosterd kan worden. Of er wordt wel goed geroosterd, maar kost dit te veel tijd en dus te veel menskracht. Stel dat 35 mensen binnen een onderwijsinstelling bezig zijn met roosteren en je hebt tussen de vijftien en twintig procent overhead, dan praat je dus over 7 fte. Dan gaat het dus over heel veel geld. Als je daarop kunt besparen terwijl de informatievoorziening beter en sneller verloopt, dan biedt dat enorme meerwaarde, niet alleen voor de organisatie zelf, maar ook voor de studenten en medewerkers.”

Risico’s
Vaak gaat informatie-uitwisseling tussen afdelingen geheel geautomatiseerd of het wordt juist helemaal handmatig verwerkt. Scope4mation heeft een soort hybride vorm ontwikkeld, waarbij bepaalde informatiestromen sowieso door mogen en andere informatiestromen nog bekeken worden door iemand binnen de organisatie die vervolgens bepaalt of de informatie geschikt is om door te sturen of niet. “Hiermee halen we het risico van een volledig geautomatiseerd proces weg. Bovendien kost onze manier van automatiseren veel minder tijd en het is ook nog eens makkelijker te onderhouden. Kortom: de kosten van het systeem worden verlaagd en de beheersbaarheid verbetert behoorlijk.”

Een groot voordeel van de oplossing van Scope4mation is dat het in relatief korte tijd is te realiseren. “Als je informatieuitwisseling tussen afdelingen wilt automatiseren, ben je normaalgesproken driekwart jaar tot een jaar kwijt. Onze oplossing met connectoren vergt hooguit één tot twee maanden, want er hoeft niet geprogrammeerd te worden. Het werkt simpel met drag-and-drop functies. Op die manier kunnen we ook echt maatwerk leveren dat op een standaard manier wordt gerealiseerd zonder kostbaar en risicovol programmeerwerk. Je kunt wel stellen dat we standaard maatwerk leveren. Daarbij is de flexibiliteit van het systeem groot, zodat we makkelijk kunnen acteren op veranderingen in de verschillende applicaties.”

DLWO
Ook binnen de digitale leer- en werkomgeving (DLWO) biedt de oplossing van Scope4mation een duidelijke meerwaarde. “De DLWO omvat alle bedrijfsprocessen en educatieve processen. Om diensten te kunnen leveren aan een student heb je natuurlijk de studentadministratiekant nodig, maar ook de bedrijfs-, ICT- en facilitaire administraties en bijvoorbeeld de CRM-kant. De DLWO bevat een enorm scala aan verschillende invalshoeken die allemaal eilandoverschreidend zijn. Met onze tool kunnen we bruggen slaan tussen die verschillende eilanden, zodat de informatie op de juiste plek komt. We leveren dus niet de informatiesystemen zelf, maar zorgen dat die informatiesystemen op het juiste moment over de juiste data beschikken.”
Aangezien er in het onderwijs duidelijke eisen gesteld worden aan de manier waarop een instelling met privacygevoelige informatie omgaat, werkt de oplossing van Scope4mation ‘on premise’ of in een private cloud van de klant. “Het gaat in veel gevallen om informatie die bij uitstek niet geschikt is om via een cloudsysteem uit te wisselen. Zowel de hoeveelheid, de aard als de veiligheid van de data in het onderwijs speelt natuurlijk een belangrijke rol.”

Focus
Scope4mation heeft de afgelopen periode de focus meer en meer op het onderwijs gericht. “We richten ons voornamelijk op de HO-kant, de hogescholen, universiteiten en academische ziekenhuizen. Maar zeker ook op andere onderwijsinstellingen, zoals ROC’s. In grote omgevingen waar zoveel dynamiek is, kan onze aanpak met standaard maatwerk uitkomst bieden. De educatieve markt is voor ons zeer interessant omdat onze oplossing hier optimaal tot zijn recht komt”, stelt Ale. “We zien dan ook dat de aandacht vanuit het onderwijsveld voor onze oplossingen groeit. Steeds meer onderwijsinstellingen beginnen lucht van ons te krijgen.”

Kennissessie Hogeschool Windesheim
Op 16 mei wordt er bij Hogeschool Windesheim de TOPdesk Connector kennissessie gehouden. Wilt u hier meer over weten of kosteloos deelnamen, klik dan hier! Aanmelden kan tot 10 mei 2014.

 

Scope4mation is opgericht in 2004 en ontwikkelt software oplossingen waarmee organisaties data op krachtige wijze kunnen managen. Het bedrijf realiseert daarvoor veilige en snelle koppelingen tussen lokale en cloud gebaseerde toepassingen tegen de laagst mogelijke kosten, met een sterke focus op integraties rondom CMDB-, Service Management-, Facilitair-, Roosterplanning en IT monitor oplossingen.

Scope4mation levert haar oplossingen via en in nauwe samenwerking met gespecialiseerde kennispartners en software vendors die de software binnen hun toepassingen integreren om zo ook voor hun toepassingen excellente datamanagement- en integratie functionaliteit te kunnen bieden.

De best in Class software zorgt ervoor dat de koppelingen snel en zonder noodzaak tot programmeren gerealiseerd worden. Met behulp van standaard en eenvoudig aan te passen user workflows blijft de klant grip op data en informatie houden.

Business values
Lagere kosten voor het uitvoeren van projecten en operationeel beheer

  • Minder externe inhuur van specialisten nodig voor projecten
  • Efficiënter uitvoeren beheer

Voorkomen van bedrijfsrisico’s

  • Direct inzicht in afhankelijkheden
  • ICT onderling en relaties naar bedrijfsprocessen
  • Betrouwbare en direct beschikbare informatie t.b.v. plannen en uitvoeren van changes

Verantwoording kunnen afleggen

  • Aantoonbaar correcte informatie voor accountancy
  • Aan kunnen tonen dat beheer in control is ten behoeve van governance

www.scope4mation.com


 

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners