Marion Vrielink en Cora Woltring, Saxion: “We willen met e-office naar een professioneel werkklimaat om effectiever en efficiënter te werken”

E-mailadres Afdrukken

Steun vanuit de top, een gedeelde verantwoordelijkheid van ICT en HR en een duidelijke koppeling met de strategie. De belangrijkste randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie van een sociaal platform zijn bij Saxion ingevuld. Marion Vrielink vanuit ICT en Cora Woltring vanuit HR trekken samen het programma ‘WorX’ waarmee Saxion beoogt de medewerkers naar een nieuwe manier van werken te krijgen. Het hoger onderwijs staat aan het begin van grote veranderingen want de effecten van digitalisering zijn enorm. Hoe zorg je ervoor dat je organisatie die veranderingen aan kan?

In 2011 begon de ICT-afdeling met de uitrol van IBM Connections (zie kader) binnen Saxion met een klein aantal enthousiaste gebruikers. De gehoopte olie-vlekwerking bleef beperkt en na een half jaar daalde de activiteit op het platform. Marion Vrielink kreeg tijd en ruimte om het gebruik aan te gaan jagen en kreeg contact met e-office. Tegelijkertijd begon het thema Het Nieuwe Werken (HNW) te spelen bij HR en het College van Bestuur. Eind 2011 werd HNW belegd bij HR en raakte Cora Woltring betrokken.

Saxion wil duurzaam veranderen

Van links naar rechts: Cora Woltring en Marion Vrielink (Saxion), Sasja Beerendonk (e-office).

Cora en Marion begonnen hun samenwerking eind 2011. “In januari 2012, na een bezoek aan de IBM conferentie in Orlando, kwam alles in een stroomversnelling”, vertelt Cora. Stakeholders binnen Saxion kregen allemaal dezelfde vragen voorgelegd en op basis daarvan werd een advies gemaakt voor het College van Bestuur. Resultaat is het huidige organisatiebrede WorX programma met een sterke focus op gedrag. Cora: “WorX is meer dan alleen een programma rond Het Nieuwe Werken. We willen echt vanuit Human Resources en ICT samen de organisatie klaarstomen om de strategische doelen te realiseren. We willen naar een professioneel werkklimaat waarin we gebruik maken van state of the art ICT middelen die het werken effectiever en efficiënter maakt.”

Scenario-aanpak

Saxion heeft in het programma gekozen voor de scenario-aanpak van e-office en work21. “De scenario’s gaan echt over gedrag en niet alleen over vaardigheden, dat spreekt ons aan”, legt Cora uit. Een van de scenario’s die het eerst is opgepakt is ‘effectief vergaderen.' Hier valt veel winst te behalen. Marion: “De 50 secretaresses bij Saxion werken momenteel niet uniform en zijn daardoor bijvoorbeeld niet onderling vervangbaar. Bovendien zijn ze perfecte waterdragers naar de rest van de organisatie. Zij zijn in staat om het management mee te krijgen in de nieuwe manier van vergaderen. Vanaf april gaat een programma draaien, een leertraject van een zevental dagen verspreid tot aan de zomer.” Maar ook het gebruik van tablets bij vergaderen krijgt aandacht in het programma.

IBM Connections

IBM Connections is software waarmee u innovatiever kunt handelen door gebruik te maken van dynamische netwerken van uw medewerkers, partners en klanten. IBM Connections maakt het binnen uw organisatie mogelijk om de sociale structuren zichtbaar te maken, kennis te delen, en personen te vinden die elkaar kunnen helpen bij het oplossen van een probleem of vraag.

Op een dynamische en snelle manier worden connecties gemaakt tussen mensen, de informatie die zij hebben en de taken die zij uitvoeren. Door het gebruik van Blogs en Dogear ontstaan relaties tussen collega's gebaseerd op gezamenlijke interesses. Door de zo ontstane relaties worden de ongestructureerde kennis en vaardigheden van mensen (voorheen alleen in hun hoofd, hun e-mail correspondentie, hun bookmarks et cetera.) voor zoveel mogelijk mensen in een organisatie toegankelijk en gestructureerd inzichtelijk.

IBM Connections biedt gebruikers de mogelijkheid een sociaal netwerk aan te gaan en te onderhouden. De onderdelen Profiles, Blogs, Social Bookmarks (Dogear) en Activities vertellen alles over de individuele medewerker. Bovendien kunnen Communities worden ingericht, zodat medewerkers eenvoudig kennis en informatie over bepaalde onderwerpen kunnen bundelen.

Alle onderdelen van Connections zijn benaderbaar vanuit een webbrowser; of direct vanuit Lotus Notes of IBM Sametime, Websphere Portal en Microsoft Office (of Lotus productivity Applications).

Met IBM Connections vindt u snel personen binnen uw organisatie. Met behulp van IBM Sametime kunt u hen ook snel benaderen (instant messaging). Door gebruik te maken van Lotus Quickr kunt u vervolgens nog een extra dimensie toevoegen: het samenwerken aan en delen van documenten.

Overal binnen de organisatie wordt samenwerking en versterking gezocht voor het programma WorX. In april organiseert Saxion binnen het programma een ‘social business week’. Dit doen zij samen met de afdeling Communicatie, maar ook met de mensen die bezig zijn met innovatieve ICT projecten in het onderwijs (ICT&O). Marion: “Communicatie steekt in op het gebruik van social media, ICT laat innovatieve projecten zien vanuit het onderwijs en wij doen een aftrap van de workshops die we aanbieden, denk aan scenario trainingen, tablet trainingen en ook is er aandacht voor vitaliteit, work-life balance enz. Door op deze manier de krachten te bundelen hopen we een bredere groep binnen Saxion te kunnen bereiken en te inspireren. Iedere medewerker moet er 'besmet' mee raken.”

Inbedden

De beide programmamanagers gaan niet voor het korte termijn succes, maar zoeken op allerlei manier naar inbedding van de nieuwe manieren van werken in de organisatie. Want daar zit straks de winst voor Saxion. “De vraag aanjagen naar nieuwe manieren van werken en promotie, daar zetten we nu op in. We bereiken nu nog teveel alleen de early adaptors, dus we zoeken verbreding,” vertelt Cora. “En dat gaat op allerlei verschillende manieren. We gaan per scenario films maken, maar bijvoorbeeld ook de interne organisatieadviseurs trainen.”

Met de afdeling Communicatie wordt samenwerking gezocht. Een voorbeeld daarvan is dat het nieuwe Intranet gebruikt maakt van de profielen en wiki’s uit Connections. “Om de drempel te verlagen en het invullen van je profiel gemakkelijk en leuk te maken hebben we foto-sessies georganiseerd voor het management, met een professionele fotograaf en visagiste. Tegelijkertijd hebben we uitleg en tips gegeven over het invullen van het profiel,” vertelt Marion Vrielink.

Marion: “e-office en work21 zijn écht onze partners. Ze zijn flexibel en toch kritisch, en eerlijk over risico’s. Dat is fijn, want het is een spannend traject. Dan wil je niet naar de mond gepraat worden vanuit commercieel belang zoals we bij andere leveranciers wel eens zien.” Cora vult aan: “We herkennen de passie in elkaar, het ergens voor staan. En dat is een mooie basis voor samenwerking.”

Toekomst

Momenteel richt het WorX-programma zich vooral op medewerkers en interne samenwerking. Maar natuurlijk lonken er vergezichten. Cora: “De lectoraten hebben steeds meer externe samenwerking en dat willen we bijvoorbeeld ook gaan ondersteunen met onze Connections-omgeving. En wat betreft studenten: Blackboard is nu dé omgeving voor studenten, en dat zal niet snel veranderen. Maar studenten kunnen wel op Connect terecht om docenten te zoeken en hun contactgegevens te benaderen, maar ook informatie op te zoeken in communities. Met WorX willen we het werken effectiever, slimmer, flexibeler, transparanter en vooral ook leuker maken, en daar gaat het natuurlijk vooral om, dat we die stip op de horizon goed vasthouden.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners