Grafisch Lyceum Rotterdam optimaliseert e-mailomgeving

E-mailadres Afdrukken

Vernieuwend, ondernemend en eigenwijs, die ambities streeft het Grafisch Lyceum Rotterdam (GLR) na. Met meer dan 40 verschillende studierichtingen in de wereld van media, design en technologie vraagt deze initiatiefrijke instelling om een IT-omgeving die opgewassen is tegen de veeleisende organisatie. Als blijkt dat de bedrijfskritische e-mailserver aan vervanging toe is, wordt de planning van de implementatie cruciaal. We praten met Pierre Veelenturf, hoofd ICT van het GLR over het implementatietraject.

Waarom vervanging?

We gebruiken de server al sinds 1999 en deze werd door het toenemende gebruik onvoldoende stabiel. We hebben toen onderzoek gedaan naar een nieuwe oplossing, waaruit bleek dat Exchange 2007 wel aan de eisen van onze onderwijsinstelling zou voldoen.

Hoe zijn jullie van start gegaan met het vervangingstraject?

Allereerst hebben we een partij gezocht die ons kon begeleiden met het nodige projectmanagement. Het was voor ons een groot project en we wilden er zeker van zijn dat het goed werd geregeld. Sylis is uiteindelijk die partij geworden. Ze zijn van start gegaan met het overzetten en indelen van de e-mailaccounts. In de herfstvakantie zijn alle accounts in één dag overgezet. De twee servers werden geïnstalleerd, de koppeling met de telefooncentrale werd gemaakt en de nieuwe omgeving werd getest. Omdat Exchange 2007 flexibel is in te richten, ligt bij onderhoud niet meteen alle e-mail eruit. Het systeem is door Sylis zo ingericht dat tijdens regulier onderhoud steeds slechts een zesde deel van al het e-mailverkeer tijdelijk down is.

Is e-mail belangrijk voor de school?

E-mail is een belangrijk communicatiemiddel van de school naar de leerlingen. De leerlingen zelf ontvangen via de e-mail hun opdrachten en hebben 50 MB per mailbox tot hun beschikking. Daarnaast gebruikt de school e-mail ook om bijvoorbeeld leerlingen te attenderen op het inleveren van hun onderwijskaart; het bewijs van inschrijving aan het instituut. Het is dus van belang om zeker te weten dat een e-mail ook werkelijk aankomt. Alle 4.000 leerlingen en 350 medewerkers maken gebruik van de e-mailadressen die de mailserver van het GLR zelf genereert. Door het beheer in eigen hand te houden, hebben we goed zicht op eventuele e-mailproblemen en kunnen we daar direct naar handelen.

En hoe zit dat met voicemail?

Ditzelfde principe geldt voor de voicemail-functies voor het personeel. Het enige moment dat we zeker weten waar een docent zich bevindt, en hem niet kunnen bellen, is als hij aan het lesgeven is. De goedwerkende manier om hem te bereiken is voicemail. Omdat er circa 200 toestellen voor de 350 personeelsleden zijn, verbinden we voicemail en e-mail met elkaar middels Unified Messaging. Zo hoeven docenten niet steeds in te bellen om te checken of er een bericht in hun voicemail staat, maar krijgen ze een mailtje, sommigen zelfs op hun mobiele telefoon, zodat ze weten dat het zinvol is om de voicemail af te luisteren.

Hoe ziet het er in de praktijk nu uit?

We zien dat Exchange 2007 berichten op verschillende manieren aanbiedt en dat geeft gebruikers de vrijheid het kanaal en apparaat te kiezen dat ze het beste ligt of op dat moment uitkomt. Bij de één is dat een smartphone, bij de ander e-mail en weer een ander belt het liefst zelf in op gezette tijden. Groot voordeel van de koppeling is dat de gebruikers maar op één plek hun e-mail en berichten hoeven te checken.

Daarnaast kwam nog een verrassend voordeel naar voren. Dat is: de verbeterde functie van webmail; het lezen, schrijven en beheren van e-mail via een webinterface. De performance van webmail is zelfs gelijk aan de op een pc geïnstalleerde e-mail omgeving. Zelfs alle sneltoetsen werken op dezelfde manier. Ook de handige planningassistent voor afspraken werkt in beide omgevingen hetzelfde. Bij het selecteren van een persoon in Outlook komt diens aanwezigheid in beeld. Het biedt medewerkers zoveel flexibiliteit dat een aantal alleen nog maar via webmail werkt.

Een andere, leuke feature van de voice-mail is de stemherkenningsmodule, ofwel de speech server. Deze is vooralsnog in het Engels beschikbaar en wordt vooral door onze IT’ers gebruikt. Een voorbeeld van het type gesprek dat de gebruiker heeft met de voicemail kan zijn: “Calender”. Het apparaat antwoordt met: “What day?”. De gebruiker spreekt in: “Today, six o’ clock, I’ll be late”, waarop het systeem antwoordt met:. “How late will you be?”. De gebruiker antwoordt vervolgens met: “Ten minutes”. Daarop ontvangen alle deelnemers een e-mail, waarin staat dat de beller tien minuten later is. Heel handig bij files!

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Mei uitgave

Partners