Eduard Franken, Hogeschool van A'dam: "IT moet brug slaan tussen digital natives en onderwijs"

E-mailadres Afdrukken

Veel onderwijsinstellingen denken vanuit kostenoverwegingen na over het volledig outsourcen van hun IT-afdelingen. Eduard Franken, hoofd IT-services van de Hogeschool van Amsterdam, vindt dat heel onverstandig. IT-beheer kun je outsourcen in de vorm van diensten, inkoop of door mensen van buitenaf in te huren, maar de regie over de organisatie moet in eigen handen worden gehouden. “Mijn adagio is dat de meerwaarde van een interne dienstverlening – IT of facilitair, dat maakt niet zoveel uit – vooral bestaat uit de toegevoegde waarde die je hebt doordat je zo dicht op je interne klant zit. Als je tenminste met die klant wilt en durft mee te denken. En dat zal een marktpartij niet doen, want daar moet de kassa rinkelen. Daarom vind ik volledig outsourcen, zoals op dit moment bij roc’s een beetje mode wordt, risicovol. Want wie ontwikkelt er voor jou dan een visie op bijvoorbeeld werkplekbeheer, die past binnen de onderwijsstrategie van je instelling?”

De IT-afdelingen van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en de Universiteit van Amsterdam (UvA) delen sinds december 2007 een gezamenlijke huisvesting. Dat heeft alles te maken met de wens van beide organisaties om ooit één onderwijsinstelling te worden. Wettelijk is dat op dit moment nog niet mogelijk. De HvA en de UvA zijn twee formeel gescheiden organisaties, die echter wel een gezamenlijk College van Bestuur en een gezamenlijke Raad van Toezicht hebben. En ook de honderd IT-medewerkers van de HvA waar Eduard Franken leiding aan geeft en de tweehonderd medewerkers van de UvA zitten inmiddels samen op één afdeling. De rol van de IT-afdeling is tegelijkertijd aan het veranderen: van een afdeling met technische beheerders wordt het een afdeling die heel sterk klantgericht bezig is.

Nieuwe generatie leerlingen is een risico

Eduard Franken ziet de leerlingen en studenten van morgen als een potentiële bedreiging voor het onderwijs doordat hun leefwereld sterk verschilt van die van de docenten. “De studenten die nu binnenkomen, zitten al vanaf de kleuterleeftijd achter de computer. Die lezen een beeldscherm niet meer van linksboven naar rechtsbeneden, maar kijken op een andere manier naar beeld, geluid en interactie via het scherm. Deze digitale generatie vraagt om voorzieningen die de gemiddelde docent hen niet kan geven, want die leeft niet in die leefwereld. Daar zit een groot risico in voor het onderwijs. Ik denk dat wij als IT-dienstverleners moeten proberen om dat gat te dichten. Wij kunnen aan de docent laten zien dat daar wel degelijk kansen liggen. Als we dat niet doen worden we als onderwijsinstelling straks volledig weggespeeld.”

Eduard Franken: “Kijk naar de digitale wereld en vertaal dat naar de fysieke wereld”

De Hogeschool van Amsterdam is aan de Wibautstraat met de bouw van de Amstelcampus bezig aan één van de grootste bouwprojecten van de stad. Een cluster van acht gebouwen met een oppervlak van 130.000 vierkante meter moet, in 2013, een inspirende omgeving worden voor 24.000 studenten. De IT-afdeling is bezig een technologieconcept voor de Amstelcampus te ontwikkelen. Maar waar de IT-afdeling bij de ontwikkeling van dat concept naar de processen kijkt die daar gaan plaatsvinden worden de gebouwen gemodelleerd naar klassieke denkbeelden, inplaats van op basis van een toekomstvisie op onderwijs.

Eduard Franken: “De kern van het onderwijsproces is gebaseerd op de interactie tussen de student en de docent. Die voltrekt zich in toenemende mate zowel fysiek als digitaal. Er is een tweede interactie die het onderwijs heel sterk ondersteunt: die tussen studenten onderling. Denk maar aan werkgroepjes. In digitale omgevingen zijn tools en concepten voor samenwerking al ver ontwikkeld. Laten we die denkwijze nu eens toepassen op het gebouw, want dát hebben we in het onderwijs nog niet gedaan. Daar hebben we nog steeds de klassieke leslokalen.” Hij ziet studenten in de toekomst vooral in teams werken en de docenten de rol van facilitator van die groepjes worden. Dat heeft consequenties voor het gebouw. “Als je überhaupt nog grip wil krijgen op de fysieke kant van het bouwen van een gebouw zul je daar toch beelden of scenario’s bij moeten gaan ontwikkelen in de zin van ‘studenten hebben een ruimte waar ze hun ding kunnen doen en docenten komen ambulant langs, naar behoefte’.”

De onderwijsprocessen moeten ook de basis zijn voor een visie op veiligheid en toegangsbeheer. “Het gebouw staat in het centrum van Amsterdam en veel ouders vinden het een horror om hun kind daar naartoe te moeten sturen. Maar het onderwijs, zeker het beroepsonderwijs, wil graag op alle mogelijke manieren een verwevenheid met de omgeving uitstralen. In IT-termen betekent dat dat je praat over ‘ik moet iedereen kennen die in die gebouwen rondloopt’. Die gegevens haal je uit de administratieve systemen en koppel je aan een toegangsconcept. En dat betekent dat je hebt nagedacht over vragen als ‘wie zit in welke ruimte en wanneer’, dus over de logistieke kant van het onderwijs. Want die logistieke en fysieke kant van het onderwijs moeten een vertaling hebben naar de digitale kant.”

Eduard Franken is bang dat zijn collega’s van huisvesting en gebouwbeheer bij de bouw van de Amstelcampus te weinig kijken naar de uiteindelijk functie van de gebouwen. “We zetten de stenen neer, maken hokjes en pas dan komen vragen als ‘waar moeten de kabels komen?’ en ‘komen er tourniquets bij de ingang?’. Laten we nou eens kijken wat er gebeurt in de digitale wereld en van daaruit de fysieke wereld vormgeven. Draai het eens om, puur als gedachtenoefening.”

Intermediair tussen generaties

De IT-dienstverlener krijgt volgens Franken een belangrijke rol als intermediair tussen de nieuwe generatie studenten en de docenten. Dat betekent wel dat IT-afdelingen zich veel meer moeten gaan bemoeien met hun klanten, de docenten en het onderwijsmanagement. “Ik denk dat wij als IT-dienstverleners visie en richting kunnen geven en dat wij de docenten en het onderwijsmanagement – onze klanten – moeten helpen om hen te laten snappen wat wij als IT-dienstverlener misschien wat eerder zien dan zij: dat die volgende generaties studenten, de digital natives, druk gaan zetten op onderwijsprogramma’s en onderwijsinhoud.” Franken ziet die nieuwe ontwikkelingen overigens vooral als ‘leuk’. Als voorbeeld noemt hij een ontwikkeling als Unified Communications: integratie van allerlei soorten communicatie (e-mail, chat, vaste en mobiele telefonie, voicemail, video, etc.) waardoor mensen beter kunnen samenwerken. “Vanuit de werkplek maar ook vanuit de bredere ict-infrastructuur willen wij pushen richting het onderwijs ‘jongens dat zijn leuke dingen’. Hoe kunnen we daarvoor toepassingsscenario’s ontwikkelen.”

Klassieke werkplek verdwijnt

IT-afdelingen in het onderwijs moeten hun focus dus verleggen. Ze zullen van een technisch beheersinstituut moeten groeien naar een organisatie die het contact met hun klanten nadrukkelijker opzoekt. Want een klassieke IT-afdeling, zoals op veel scholen te vinden is, houdt zich vooral bezig met ‘beheren’. Er wordt vooral gezorgd dat er voldoende apparatuur en faciliteiten zijn die op een slimme manier beheerd kunnen worden. Maar dergelijke taken kunnen tegenwoordig prima worden uitbesteed. “Een klassieke beheerafdeling kijkt vooral met een beheerdersblik: iedereen krijgt dezelfde faciliteiten en klaar is Kees. Ook wij kennen dat traject. We hebben enkele jaren geleden bedacht dat iedereen een Windows XP-computer met standaardinstellingen ter beschikking moest hebben, waarop we per instituut allerlei applicaties aanbieden. Maar dat sluit nu niet goed meer aan bij wat onze klanten – de docenten en de studenten – willen. Die hebben zelf allerlei apparatuur waarmee ze graag willen werken. Dat is ook het uitgangspunt van ons níeuwe werkplekconcept: we moeten steeds meer toe naar apparatuur die mensen zelf hebben. Mobiele apparatuur, laptops, je weet niet waar het eindigt. De klassieke werkplek is dus aan het afnemen.”

Regie over de organisatie houden

Volledig outsourcen van de IT vindt Franken geen oplossing. Technische beheerstaken en diensten zijn uitstekend uit te besteden. Maar het ontwikkelen van nieuwe visies die passen bij de onderwijsorganisatie moet onder eigen regie worden gedaan. “De kracht van een IT-afdeling ligt in het contact met de interne klant. Daarmee moet je praten over ontwikkelen van nieuwe toepassingen, zoals rond Unified Communications. Dan praat je nooit meer over standaardvoorzieningen, want de één doet er dit mee en de ander doet er iets anders mee. Maar het levert wel de toegevoegde waarde op voor het product dat we aan de student aanbieden en waar hij om vraagt. En dat moet je niet weggeven. Instellingen die nu overwegen om het werkplekbeheer te outsourcen lossen het probleem van vijf jaar geleden op. Het is juist de kunst om het probleem van over vijf jaar te organiseren.”

Andere competenties

De nieuwe klantgerichte visie vraagt competenties van IT-afdelingen waarmee ze van oudsher niet vertrouwd zijn. Er moet minder vanuit beheersperspectief en meer vanuit klantbehoefte worden gedacht; er moeten klantrelaties worden ontwikkeld; de consequenties van die nieuwe behoeften moeten in een meerjarenperspectief worden geplaatst. “Je moet gaan nadenken over wat jouw klanten – docenten, management en studenten – willen. Dat is niet zo eenvoudig. De wereld om ons heen verandert heel snel en ook de behoefte om daaraan nieuwe dingen toe te voegen. Dus je kunt niet meer zoals vroeger een werkplek creëren en zeggen ‘daar moet je het de komende vijf jaar mee doen’.” Om deskundigheid in huis te halen doet de HvA aan insourcing, vooral van specialisten rond het netwerkbeheer. “Netwerkbeheer wordt bij ons de kern van een basisteam waar beheer en ontwikkeling samengaan.”

Pro-Act IT

De HvA maakt met grote regelmaat gebruik van interim-IT-ers van Pro-Act IT. Deze mensen worden ingezet als projectmanager in hogere beheerssferen, zoals architectuurdenken, integratiedenken, etc. Naast de deskundigheid die deze mensen inbrengen zijn ze ook een stimulans voor de eigen medewerkers van de afdeling en tillen de organisatie naar een hoger plan. “Er lopen momenteel vier of vijf mensen van Pro-Act IT bij ons rond. Het zijn altijd mensen op de hogere niveaus. Wat ik onzettend knap vindt van Pro-Act IT is dat ze heel goed weten in te schatten welk soort mensen wij nodig hebben. Soms zijn het specialisten, service-level management, coördinatie van een team applicatiebeheer en -ontwikkeling, en heel vaak mensen voor projectmanagement. Meestal vraag ik om iemand die voldoende senioriteit heeft om strak een project te kunnen runnen, maar die ook met mijn klantenorganisatie kan praten en in staat is om coachend te zijn naar mijn eigen mensen. Dat leidt soms tot verrassende ontwikkelingen. Ik heb mensen in twee jaar tijd ongelofelijk zien opbloeien omdat ze door die mensen van buiten gemotiveerd worden en twee schalen omhoog gaan. Ze tillen dus mijn organisatie naar een hoger plan.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners