Harmen Visser, Friesland College: "Het RuimteManagementSysteem® geeft bewegingsvrijheid"

E-mailadres Afdrukken

De dagelijkse bezetting van de gebouwen is in de meeste scholen geen afspiegeling van de roosters. De ruimtes zijn volgens de roosters de hele dag bezet, maar als je door het gebouw loopt zie je dat dat niet zo is. Om daar grip op te krijgen sturen veel scholen gebouwbeheerders rond met turflijstjes. Het Friesland College zocht naar een echte oplossing en stapte met het probleem naar GTI. Samen met dat bedrijf werd het RuimteManagementSysteem® ontwikkeld: een systeem dat op elk moment, maar ook achteraf, kan vertellen hoe de bezetting van de gebouwen is. Een half jaar na de opening van de nieuwe locatie van het Friesland College in Heerenveen is het systeem daar geïntroduceerd. Harmen Visser, facilitair directeur: “Bij de opening riep iedereen dat het gebouw te klein zou zijn. Na de introductie van het systeem is dat gevoel helemaal verdwenen. Loop maar naar een touchscreen aan het eind van de gang en je ziet waar ruimte is.”

Het Friesland College streeft ernaar om minder vast te roosteren. In het onderwijsconcept krijgen de deelnemers ruimschoots gelegenheid om hun activiteiten zelf te plannen. Er wordt niet gewerkt met vaste klassen, maar met groepen, zodat een individu uiteindelijk helemaal zijn eigen traject kan volgen. Harmen Visser legt uit op welke manier het RuimteManagementSysteem® daar een rol in speelt. “Een deel van de ruimtes wordt toegewezen aan de onderwijsunits, die daar hun vaste roosteractiviteiten in kunnen plannen. Een ander deel van de ruimtes wordt niet ingepland. Die zijn bestemd voor groepen die een opdracht hebben. Die kunnen daar gewoon gaan zitten. Maar dan moet je wel weten welke ruimtes vrij zijn. En dat kunnen we met dit systeem echt op het moment zelf.” Het systeem werkt met touchscreens, die aan het eind van iedere gang te vinden zijn. Iemand die een ruimte nodig heeft loopt naar zo'n display toe en kijkt welke ruimte vrij is. Daar kan hij vervolgens gaan zitten.

Sensoren

De ruimtes in de nieuwe locatie van het Friesland College in Heerenveen zijn uitgerust met sensoren die ervoor zorgen dat het licht aangaat zodra er beweging is. Daar komt het idee vandaan om te laten detecteren of een ruimte bezet is. Harmen Visser: “Wij hadden het idee dat die sensoren van de verlichting ook een seintje moesten kunnen geven van 'hé, die ruimte is bezet'. Daar zijn we mee naar GTI gegaan.”

Wisse Hummel is verantwoordelijk voor de afdeling Building Automation en heeft het hele ontwikkeltraject van nabij meegemaakt. “Je ziet in onze branche op hoofdlijnen een aantal ontwikkelingen. Eén ervan is de intrede van internettechnologie en een andere is dat er steeds meer gebruik wordt gemaakt van draadloze communicatie technieken. Wij hebben die ontwikkelingen gecombineerd en dat heeft geleid tot deze oplossing voor ruimtemanagement.”

Alle onderwijsruimtes van het Friesland College in Heerenveen zijn uitgerust met sensoren. Die detecteren of er mensen in de ruimte aanwezig zijn. Die informatie wordt draadloos doorgestuurd naar een centrale server. De informatie wordt via internet pagina’s gepresenteerd en zijn opvraagbaar vanaf iedere werkplek of touchscreens, die op elke gang zijn opgehangen. Een leerling of docent die een ruimte nodig heeft loopt naar een touchscreen, tikt met zijn vinger op het scherm en krijgt vervolgens een overzicht van de ruimtes die ze kunnen gebruiken.

Management tool

Behalve dat het systeem docenten en studenten direct inzicht geeft in de vrije ruimtes kan ook achteraf worden bekeken hoe de bezetting van het gebouw is geweest. Dat is een belangrijke managementfunctie van het systeem, waarmee veel discussie met de onderwijsafdelingen wordt voorkomen. Harmen Visser: “Je hebt een objectief overzicht hoeveel een ruimte heeft leeggestaan. In de tijd van de turflijstjes hadden wij altijd discussies met het onderwijs of het nou wel zo was of niet. Want dan hadden wij geturft en dan riepen zij 'je was op het verkeerde moment'. Nu is er geen discussie meer. Als we nu zeggen dat wij denken dat hun planning beter kan gaat het er niet meer over dat ons beeld verkeerd is.”

Het RuimteManagementSysteem® wordt inmiddels een jaar gebruikt. Harmen Visser is van mening dat de ruimtes beter worden benut en dat er efficiënter wordt gepland. De centrale ruimteplanner in Heerenveen kent eenmaal per jaar ruimtes toe aan de onderwijsafdelingen en beheert de ruimtes die voor algemeen gebruik zijn, zoals een collegezalen of een conferentieruimte. De centrale ruimteplanner krijgt de management informatie over de bezetting van het gebouw en koppelt deze terug naar de roostermakers van de onderwijsunits. “Daar komen allerlei idiote dingen uit. Bijvoorbeeld een roostermaker die denkt dat een ruimte wordt gebruikt door een docent, terwijl die docent de ruimte maar een deel van het jaar gebruikt. Met de informatie uit het RuimteManagementSysteem® worden er dus allerlei fouten uit de planning gehaald. Dus je mag rustig zeggen dat er nu efficiënter wordt gepland.”

Doorontwikkeling

Een leerling tikt op een van de touchscreens en krijgt een overzicht van de ruimtes die ze kan gebruiken.

Het RuimteManagementSysteem® heeft vele doorontwikkelingsmogelijkheden in een breed toepassingsgebied. Denk daarbij aan presentieregistratie en bewegwijzering maar ook aan installatietechnische zaken. Bij het doorontwikkelen van het systeem richt men zich ook op energiebesparende behoeften. Wisse Hummel: “Je moet daarbij vooral denken aan 'comfort naar behoefte'. Als de ruimte leeg is heb je een stand-by-stand en als er iemand binnenkomt ga je naar de comfort-stand. Door de moderne technieken van tegenwoordig kunnen we dat soort toepassingen ook in bestaande gebouwen zonder hak- en breekwerk doorvoeren.”

Bij de doorontwikkeling geldt als belangrijk aandachtspunt de gebruiksvriendelijkheid. Wisse Hummel legt uit dat een belangrijke kracht van het systeem de gebruiksvriendelijkheid is. “Het is heel simpel: je loopt naar een touchscreen, tikt er met je vinger op en je ziet het gebeuren. Je moet voorkomen dat mensen eerst instructie moeten hebben voordat ze het kunnen gebruiken, want dan sla je een verkeerde weg in. Om dit systeem zo te realiseren hebben we heel nauw samengewerkt met het Friesland College. Want je moet heel goed weten wat het probleem is, hoe de processen lopen en wat de werkwijzen zijn voordat je met een oplossing komt.”

Schoonmaak en brandurenregistratie

Het RuimteManagementSysteem® wordt niet alleen gebruikt door de leerlingen, docenten en het management van het Friesland College. Door de aanwezige schoonmaakmodule in het systeem maken ook de schoonmakers er dankbaar gebruik van. Harmen Visser: “Wij kunnen onze schoonmaakcontracten nu afsluiten op basis van het gebruik van de ruimte. Want als een ruimte een hele dag niet is gebruikt hoef je hem ook niet schoon te maken.

De informatie uit het ruimtemanage-mentsysteem is ook centraal op te vragen en beschikbaar voor andere vormen van dienstverlening.

Dus een schoonmaker krijgt voordat hij zijn ronde doet een uitdraai uit het systeem om te zien welke ruimtes die dag niet zijn gebruikt, want die kan hij overslaan. Na afloop van een periode geeft het systeem een helder overzicht van het aantal vierkante meters waarop schoonmaak is bespaard.

Een andere aanwezige onderhoudsmodule is de brandurenregistratie van de verlichting. Het systeem houdt bij hoe lang de verlichting in ruimtes aan is. Die gegevens worden gepresenteerd in de vorm van management informatie, waaruit eenvoudig is af te lezen dat de lampen in een ruimte het einde van hun levensduur naderen. Daardoor kan het beheer en onderhoud van de verlichting heel efficiënt worden gedaan. Wisse Hummel: “Dit is een mooi voorbeeld van een functie die niet is toegevoegd vanuit opleidingsoogpunt, maar vanuit technisch oogpunt. Zo'n functie heeft meerwaarde voor de onderhoudsorganisatie.”

Assistent bij BHV-procedures

Het systeem bewijst ook zijn nut in het geval van een ontruiming. Harmen Visser: “In het verleden was het altijd de vraag op welk moment je zeker wist dat iedereen buiten was. Nu kijk je aanvullend ook op de monitor en dan mag er geen beweging meer zijn. Het is dus een nuttige assistent bij BHV-procedures.” Detectie van mensen in het pand is ook handig in het geval van inbraak. Wisse Hummel: “Onderscheppen van de inbreker is bij het Friesland College makkelijker geworden omdat de opgeroepen bewaker, via de monitor precies kan zien waar iemand zich bevindt.”

Sluitronde

Toen het systeem eenmaal in gebruik was genomen is er nog een toepassing ontstaan bij de afsluiting van het gebouw. Harmen Visser: “Een beveiliger kijkt tegenwoordig voordat hij zijn sluitronde maakt in het systeem waar nog mensen zitten. Daar gaat hij eerst naartoe en waarschuwt dat de school gaat sluiten. Vervolgens maakt hij zijn ronde en als hij daarmee klaar is zijn die mensen inmiddels ook verdwenen. Dat soort fenomeen hebben we niet van tevoren bedacht, die ontstaan vanzelf.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners