Arjen de Graaf, hoofd facilitaire zaken, MSA: “Het printerpark advies van MaxxResult resulteerde in meer flexibiliteit tegen lagere kosten”

E-mailadres Afdrukken

Nieuw printerbeleid zorgt bij Montessori Scholengemeenschap Amsterdam (MSA) voor meer overzicht en meer transparantie. Belangrijker nog, het nieuwe contract voor het printerpark zorgt voor een besparing van meer dan zestig procent op de kosten. MaxxResult, adviesbureau op het gebied van document management, output en digitalisering begeleidde MSA bij de Europese aanbesteding en daar was Arjen de Graaf, hoofd facilitaire zaken, maar wat blij mee.

V.l.n.r: Dimitrie Peijen, Arjen de Graaf en Ralph Hermans


“Maxxresult heeft voor ons een blauwdruk gemaakt van het printerpark. Zij hebben voor ons de zaken helder gekregen”, geeft De Graaf de meerwaarde van MaxxResult aan. “Dankzij hun inbreng en advies konden wij beter bepalen wat we nodig hadden, zonder over of onder te vragen. Bovendien hebben ze geholpen de uitvraag zo op papier te zetten dat voldoende partijen zich in konden schrijven, daardoor hadden we een ruim aanbod aan mogelijke leveranciers.”

Het oude contract voor het printerpark van MSA liep aan het eind van het vorige schooljaar af. Dit betrof een klassiek contract waarbij een vast volume werd inkocht voor een bepaalde tijd. “Het contract was weinig flexibel en het beheer van het printerpark was niet transparant genoeg”, vertelt De Graaf. “We hadden oude printers zonder het follow me-principe, opdrachten moesten naar een specifieke printer worden gestuurd en die printen het gelijk uit. Het contract sloot duidelijk niet meer aan op onze wensen en dus hebben we besloten het hele printerpark kritisch onder de loep te nemen voor we weer een nieuw contract afsloten.”

De centrale vraag voor MSA was: hoe willen we verder met ons printerpark? “We hebben ondanks de digitalisering nog steeds een behoorlijke wens om veel met papier te doen”, vertelt De Graaf. “Maar de digitalisering gaat de komende jaren natuurlijk wel een steeds belangrijkere rol spelen binnen het onderwijs. Dat vroeg om een kritische blik. Bij de Europese aanbesteding wilden we daarom een begeleidende partij die ons van adviezen kon voorzien en ons kon meenemen door de hele aanbesteding. We kwamen daarbij uit bij MaxxResult, een partij waar wij een heel goed gevoel bij hadden.”   
 
Ontwikkelingen in printen en document management
“Er zijn de laatste jaren heel veel ontwikkelingen op het gebied van printen en document management”, stelt Ralph Hermans die samen met Dimitrie Peijen MaxxResult vormt. “Het gaat daarbij niet alleen om technische en functionele zaken, maar ook om de vraag: wat kunnen we verwachten, wat gaat er allemaal veranderen de komende jaren? Wij ondersteunen organisaties bij het beantwoorden van die essentiële vragen. We lichten ze door, kijken naar de knelpunten, brengen dat in kaart en brengen de wensen in kaart.”

De belangrijkste vraag die een organisatie zich moet stellen is volgens Hermans: Hoe wil je werken? Om het antwoord op die vraag helder te krijgen maakt MaxxResult een complete blauwdruk van het printerpark. Ze kijken daarbij hoe de huidige situatie eruit ziet en naar welke nieuwe situatie de organisatie toe wil. “Wat zijn de doelstellingen die de nieuwe situatie met zich meebrengen? Dat transformeren wij naar een programma van eisen, in het geval van MSA vertaald naar een Europese aanbesteding die wij dan uitvoeren. We hebben daarbij ook de leveranciersselectie gedaan en bewaakten de te bereiken doelstellingen. Uiteindelijk heeft dat geleid tot een nieuwe overeenkomst die in dit geval heel flexibel is en behoorlijk op de kosten bespaart.”

Balans in prijs en kwaliteit
Flexibiliteit in een contract inbouwen is volgens Hermans zeer belangrijk. “Het is moeilijk om veranderingen te voorspellen, dus is het belangrijk dat je op veranderingen kunt inspelen. Dat je dat goed kunt opvangen. En het is uiteraard belangrijk dat je zorgt voor een prijsstelling op het scherpste niveau bij de eisen aan de kwaliteit die je stelt. Het gaat dus duidelijk niet om de laagste prijs, maar wel om de laagste prijs voor de kwaliteit die je wilt.” De laatste jaren is volgens Hermans te veel puur op de laagste prijs aanbesteed. “Dan is het niet meer interessant voor de leveranciers en krijg je niet het printerpark dat het beste bij de organisatie past. Wij zorgen voor de juiste balans in de prijs-kwaliteit stelling. En nog belangrijker: als er iets verandert tijdens de contractperiode, dan zorgen wij ervoor dat dat goed ondervangen is. Zo voorkom je dat meteen weer de portemonnee getrokken moet te worden en betaal je niet de hoofdprijs.”

De Graaf: “Ralph en Dimitrie hebben voor ons eerst een goede blauwdruk gemaakt van het printerpark. Ze zijn bij alle schoolleidingen langs geweest en hebben hen erbij betrokken. Daarbij hebben ze vooral gekeken naar onze manier van werken en naar onze wensen voor de toekomst. Belangrijke vragen daarbij waren: hoe snel gaan we naar digitaal toe? En willen we echt een repro in de lucht houden? Het was voor ons heel belangrijk om daar een goed beeld van te krijgen. De blauwdruk is uiteindelijk vertaald naar een programma van eisen. Daarin is ook een duidelijke eis opgenomen dat elke printer, of beter gezegd multifunctional, een bepaalde bereikbaarheid heeft voor iedereen. Maar we hebben natuurlijk wel met kinderen te maken. De printers moeten dus ook heel degelijk zijn.”

Printerpark in kaart brengen
Groot voordeel van de begeleiding van een extern bureau bij een aanbesteding is volgens Dimitrie Peijen dat er enige afstand genomen kan worden tot het onderwerp. “Wij stappen bij wijze van spreken even uit de school en bekijken het vraagstuk breder. Zo zat het vraagstuk bij de Europese aanbesteding van MSA in eerste instantie heel erg op de machines. Er was enige tijdsdruk, de contracten liepen bijna af en dus moest het snel geregeld worden. Maar wij hebben gezegd: laten we even een stapje terug doen. We kunnen wel snel een nieuw aanbestedingstraject starten en een nieuw contract afsluiten, maar het is veel belangrijker om echt goed in kaart te brengen wat de organisatie nu precies wil met het printerpark. Daarom hebben we met veel mensen in de organisatie gesproken en helder in kaart gebracht hoe MSA de komende drie tot vijf jaar wil omgaan met printen. Zowel beleidsmatig als praktisch. Ondanks dat stapje terug hebben we de deadline uiteindelijk keurig gehaald en dus was de besparing ook snel een feit.”

Hermans: “Wij zijn niet een standaard inkoopbureau, wij nemen niet enkel het inkoopproces uit handen, maar zitten juist heel erg op de inhoud. Het aankoopproces is volgens ons enkel een middel om te krijgen wat je wilt. Voor ons is het veel belangrijker om eerst goed helder te krijgen wat een organisatie nu precies wil. Wij helpen onze opdrachtgevers om dat helder te krijgen, zodat onze klanten echt hun doelen kunnen realiseren. We hebben daarbij sterk een adviserende en begeleidende taak en soms ook een implementerende taak.”  

Flexibiliteit en functionaliteit
Peijen: “Wat wij doen is rationaliseren. Er wordt nog te vaak gekozen uit emotie. Of door stimulering dan wel dwang vanuit de leverancier is een situatie ontstaan die niet echt wenselijk is, maar niemand in de organisatie kijkt daar kritisch naar. Wij kijken emotieloos naar het hele plaatje. Wat zijn de doelstellingen, waar krijgt de organisatie mee te maken en hoe kunnen we dat vertalen naar een goed, passend printerpark? En hoe doen we dat tegen de laagst mogelijke eigendomskosten? Hier bij het MSA hebben we een besparingspercentage van 68 procent gerealiseerd. Dan heb je het over een besparing van tonnen per jaar. Bovendien biedt het nieuwe contract veel meer flexibiliteit en functionaliteit, bijvoorbeeld op het gebied van bring your own device, follow me-printing en de introductie van de nieuwe printpas.”

Hermans: “Er is duidelijk een ander spel ontstaan in het onderwijs. Tegenwoordig komen leerlingen binnen met een tablet of een smartphone en daar staat de informatie op. Dat moet vervolgens geprint worden, maar die devices zijn natuurlijk niet gekoppeld aan het printnetwerk van de school. Hoe ga je dat oplossen? Hoe ga je het digitale onderwijs faciliteren? Dat zijn allemaal zaken die je moet ondervangen in je printbeleid. De softwarecomponent in het hele verhaal is veel belangrijker geworden dan voorheen. Vroeger werden in de zomervakantie door de conciërge of repro-man de syllabi uitgeprint, die werden uitgedeeld aan het begin van het schooljaar en die waren voor iedereen hetzelfde. Nu wordt er in het onderwijs veel meer gepersonaliseerd gewerkt, waardoor je niet meer op voorhand voorraad kunt produceren. De rol die de repro-afdeling speelt, verandert daardoor. Scholen gaan steeds minder op groot volume dingen op papier zetten. Het wordt meer printing on demand en dan ook nog eens uit verschillende bronnen, verschillende applicaties en verschillende hardware. Daar moet uiteraard goede software achter zitten om dat allemaal in goede banen te leiden.”

Krimpend printvolume
De Graaf: “Voor ons was in de uitvraag belangrijk dat als we krimpend printvolume zouden hebben, dat ons niet zou worden aangerekend. We betalen enkel wat we benutten. En we hebben daarnaast ook meer flexibiliteit gekregen in het omruilen van bepaalde machines. We kunnen grotere machines omruilen voor kleinere of zelfs teruggeven als blijkt dat die grote machines niet nodig zijn. De repro-afdeling hebben we gefaciliteerd met minder grote en minder krachtige apparatuur dan wat er voorheen stond. We hadden op dat gebied ongemerkt een beetje een waterhoofd gecreëerd. MaxxResult heeft hierin een belangrijke rol gespeeld. Zij hebben ons duidelijk gemaakt dat we met minder en minder grote apparatuur toe konden dan de leveranciers zouden adviseren. En dat scheelt behoorlijk in de kosten.”

Het printerpark met printers en multifunctionals van Konica Minolta, winnaar van de Europese aanbesteding, is in de zomervakantie van 2014 bij het MSA opgeleverd. Aan het begin van het schooljaar draaiden het printerpark weer op volle toeren. “De implementatie is heel soepel verlopen”, vertelt De Graaf. “We waren erg te spreken over de implementatiemanager, die heeft goed werk geleverd. Ook de aansluiting van het hele printerpark op het netwerk is geruisloos verlopen. De implementatiefase is nu helemaal afgerond en het overdrachtsdocument is getekend. Dat betekent dat Konica Minolta nu het verdere beheer regelt en eventuele storingen verhelpt.  Ook daar zijn we heel tevreden over.”

Montessori Scholengemeenschap Amsterdam is een scholengroep voor voortgezet montessori-onderwijs in Amsterdam. De scholengemeenschap bestaat uit vier scholen die vanuit zeven locaties lesgeven. MSA telt ongeveer 4000 leerlingen en 350 fte aan medewerkers. De scholengemeenschap verzorgt onderwijs voor vwo, gymnasium, atheneum, havo, mavo en vmbo B, -K  en  er is aanbod van ISK-groepen (Internationale Schakel Klas) voor nieuwkomers in Amsterdam. www.msa.nl.

MaxxResult wordt gevormd door Ralph Hermans en Dimitrie Peijen. Samen hebben ze ruim 23 jaar ervaring op het gebied van documentmanagement, in bijzonder in het optimaliseren van printpopulaties en realiseren van besparingen in de afdrukkosten (Managed Print Services). MaxxResult biedt bedrijven en organisaties inzicht in printgedrag en adviseert en begeleidt bij inkooptrajecten. Het advies- en inkoopbureau heeft uitgebreide expertise in de sectoren zorg en onderwijs, maar werkt ook voor overheden en commerciële organisaties. www.maxxresult.nl

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners