Dick Aarsen, ROC Midden Nederland: "Pcounter van Xafax stelt ons in staat het papier- en tonerverbruik drastisch omlaag te brengen"

E-mailadres Afdrukken

Om kosten te besparen is ROC Midden Nederland bezig met een efficiencyslag. Het papierverbruik drastisch te verlagen maakt daar deel van uit. Daarom wordt er alleen nog met centrale multifunctionals afgedrukt en het printgedrag wordt gemonitord met Pcounter van Xafax. Het effect daarvan is al goed zichtbaar, zegt Dick Aarsen, manager bedrijfsbureau van het facilitair bedrijf. "Leerlingen printen 75 procent minder en medewerkers 50 procent. De besparing op toner- en papierverbruik van de tientallen losse laserprinters die we de deur uit hebben gedaan is daarbij nog niet meegeteld."

De 26.000 studenten van ROC Midden Nederland krijgen les in dertig panden, maar het ROC is bezig om gebouwen af te stoten. De vestigingen die overblijven zijn vooral kleinschalig. In kleinschalige onderwijsomgevingen is het echter lastig om in de gaten te houden wat er precies gebeurt. Daarom gaan de tientallen losse laserprinters overal de deur uit en wordt - voorlopig in vijftien vestigingen - volledig overgestapt op printen en kopiëren via multifunctionals. Met Pcounter van Xafax, de software voor registratie, verrekening, rapportage en kostenbeheer van printopdrachten en kopieën, moeten de leerlingen en medewerkers zich registreren als ze iets willen afdrukken. "Het idee achter een uniforme printoplossing met multifunctionals en registratie is, dat we zo min mogelijk willen afdrukken om de kosten zo laag mogelijk te kunnen houden. De enige manier om dat te bereiken is dat we achterhalen wie er heel veel printen."

Veel pluspunten

Behalve dat het printgedrag van medewerkers en leerlingen gemonitord wordt, is ook de belasting van de apparaten te analyseren, vertelt Maarten Sluyter, projectleider bij het Facilitair Bedrijf, Exploitatie & Beheer. "Je kunt zien hoeveel er op welke locaties geprint wordt, welk apparaat veel en welk minder wordt gebruikt, wie veel afdrukken maakt. Dus alle sturingsinformatie die we nodig hebben om het apparatenpark aan te passen en om het printgedrag te analyseren is beschikbaar."

Leerlingen krijgen jaarlijks vijf euro printtegoed van het ROC. Als ze meer willen printen kunnen ze hun tegoed aanvullen via een PinPoint, een Xafax-opwaardeerstation. Dick Aarsen (links) en Maarten Sluijter.

Het idee gecontroleerd te worden is in de organisatie niet met gejuich ontvangen, maar het nieuwe regime heeft ook pluspunten. De afdrukken zijn met de multifunctionals van een veel betere kwaliteit. Daarnaast brengt de werkwijze van het systeem veel rust in de organisatie. Dick Aarsen: "Het is even wennen. Je moet naar een apparaat toelopen en je pas laten scannen. In eerste instantie is dat een ramp. Maar als men eenmaal gewend is vindt men het heerlijk. Je kunt kiezen naar welke multifunctional in het gebouw je gaat, de afdruk komt pas uit de printer als je erlangs loopt, je hoeft je geen zorgen te maken dat iemand het voor je neus weghaalt. Het geeft heel veel rust."

BYOD & Printen

Steeds meer medewerkers en leerlingen met mobiele apparatuur maken in toenemende mate gebruik van de webapplicatie EveryonePrint, een functie waarmee vanaf elk apparaat met een internetverbinding kan worden geprint. Maarten Sluijter: "Bring Your Own Device is op dit moment heel erg hip en wij stimuleren dat. Neem vooral je eigen device mee. Vooral degenen die een ict-opleiding doen lopen hier met hun eigen laptop of tablet rond en die maken gebruik van EveryonePrint. Zodra mensen aan dat soort functionaliteiten gaan wennen gaan ze er ook steeds meer gebruik van maken." Multifunctionals kunnen met hoge snelheid kwalitatief goede scans van documenten maken. Met de functie Scan-To-Mail worden die documenten als PDF naar het emailadres gestuurd van degene die de scan laat maken. "Dat is een faciliteit die we nog niet hebben geactiveerd, maar dat gaan we nog wel doen."

Onafhankelijke specialisten

Een beheer- en betaalsysteem als dat van Xafax wordt door leveranciers van multifunctionals vaak als extra service aangeboden. Dat ROC Midden Nederland daar geen gebruik van maakt en kiest voor een onafhankelijke leverancier is een bewuste keuze. Het ROC weet uit ervaring dat het opsplitsen van aanbestedingen de transparantie en flexibiliteit bevordert. Dick Aarsen: "Als wij multifunctionals aanbesteden willen we ons daar volledig op focussen. Als je in een tweede perceel van die aanbesteding praat over een betaalsysteem wordt het veel ingewikkelder."

In zijn loopbaan in het facilitair bedrijf heeft hij gemerkt dat investeren in de relatie met de leveranciers heel veel rendement oplevert, waar je jarenlang plezier van kunt hebben. "Wij geloven als ROC meer in een goede relatie dan in een Europese Aanbesteding, waarbij je de goedkoopste binnenkrijgt en na vier jaar weer helemaal opnieuw moet beginnen. Xafax en wij kennen elkaar nu zo goed, dat als er een nieuwe locatie moet worden ingericht dit bij voorbaat van een leien dakje gaat."

PinPoint betaalautomaat
Eenvoudig en veilig betalen via het nieuwe Pinnen De PinPoint is een cashless betaalautomaat. Uw gebruikers hebben enkel een pinpas nodig voor het opladen van een tegoed, betalen in de bibliotheek of betalen voor een andere toepassing.

Voordelen:
- Snel, veilig en voordelig betalen
- Handige touchscreen bediening
- Betalen met pinpas
- Centraal beheer
- Lage transactiekosten

Dat Xafax een specialist is op het gebied van betalingssystemen is ook belangrijk. "Ik vind het logisch dat je niet kiest voor een leverancier van multifunctionals die dat betalingssysteem erbij doet, maar voor een partij die echt verstand van zaken heeft en kan werken met alle gangbare chipkaarten en multifunctionals. Stel je voor dat we verplicht waren geweest om een Xafax-kaart te nemen en dat we op termijn toch minder tevreden waren geweest. Ik moet er niet aan denken dat 26.000 leerlingen en medewerkers een nieuwe chipkaart moeten hebben."

Sturen op saldo

Het afrekensysteem met de multifunctionals is in zeven vestigingen operationeel. De overige acht vestigingen zullen in de loop van het schooljaar worden gerealiseerd, zodra een Europese Aanbesteding voor multifunctionals is afgerond. Leerlingen krijgen jaarlijks vijf euro printtegoed van het ROC. Als ze meer willen printen kunnen ze hun tegoed met een Pinpoint, een Xafax-opwaardeerstation, aanvullen. Om hen te stimuleren zwart-wit af te drukken zijn kleurenprints twee keer zo duur als zwart-wit. Maar volgens Maarten Sluijter is dat niet de reden dat de leerlingen veel minder afdrukken maken. "Bij een heleboel studenten zie je dat hun tegoed snel afneemt tot nul. Het wordt niet opgewaardeerd en ze printen vervolgens helemaal niet meer. Wij vermoeden dat ze hun afdrukken ergens anders maken, vermoedelijk thuis."

Het tegoed dat medewerkers krijgen om te printen verschilt per afdeling. Wie teveel afdrukt mag bij de directie uit gaan leggen waarom hij zoveel printjes nodig heeft. Medewerkers worden daarnaast gestimuleerd om grote printopdrachten via de interne drukkerij te laten lopen, want dat is goedkoper. Dick Aarsen: "Om die reden kiezen wij multifunctionals die niet zo heel snel printen. Want hoe hoger de snelheid, des te gemakkelijker de prints er uit komen. Dus wij wilden een apparaat dat goed kan kopiëren en afdrukken, maar het moet niet flitsend snel zijn. Dat is een stimulans om met grote opdrachten naar de drukker te gaan."

Toekomstige ontwikkelingen

Hoe de toekomst van het afdrukken en kopiëren eruit ziet is sterk afhankelijk van de mogelijkheden van toekomstige tablets en smartphones. Op dit moment zijn die apparaten nog niet erg handig om er tijdens vergaderingen mee door documenten te bladeren en aantekeningen te maken. Zodra dat wel zo is zal het afdrukvolume nog verder teruglopen, verwacht Dick Aarsen. Voorlopig houdt hij de markt en met name de ontwikkelingen bij Xafax goed in de gaten. "Als onafhankelijk leverancier hebben zij goede mogelijkheden om zich te ontwikkelen. Ik weet dat ze in België al drie hogescholen hebben ingericht met systemen om met de smartphone te betalen. Dat is het equivalent van MiniTix, een initiatief van de Rabobank. Wellicht dat wij dat in de toekomst ook gaan doen."

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Xafax

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners