Mathijs Rutten, NHL: "De functionaliteit van Xafax past bij de uitstraling van ons nieuwe gebouw"

E-mailadres Afdrukken

Bij NHL Hogeschool is activiteitgerelateerd werken ingevoerd. Dat komt tot uiting in de inrichting en de faciliteiten van het vernieuwde pand. Studielandschappen en kantoortuinen met werkplekken en overlegplekken stimuleren ontmoeting en samenwerking. Ondersteunende faciliteiten, zoals multifunctionals, kluisjes en koffie- en frisdrankautomaten zijn gegroepeerd in servicecorners. Mathijs Rutten, projectleider facilitaire zaken: “Met de verhuizing is ook het print- en kopieerconcept aangepakt. We bieden nu meer service met eigentijdse toepassingen. En qua uitstraling passen de touchscreens van Xafax heel goed bij het nieuwe gebouw.”

De NHL heeft al het onderwijs samengebracht in de vernieuwde locatie aan de Rengerslaan in Leeuwarden. Uitgangspunt bij de verbouwing was dat het oude gebouw zou blijven bestaan. Architectenbureau Herzberger ontwierp een ring rondom het oude gebouw. Die ring staat op palen van 6 meter hoog, dus in principe is het oude gebouw nog zichtbaar. Mathijs Rutten: “Het oude gebouw is in zijn waarde gelaten, maar er is ook iets toegevoegd. Er is veel meer licht en de hokkerige indeling van vroeger is verdwenen. We hebben nu een modern gebouw van 45.000 vierkante meter dat heel open en transparant is.”

Servicecorners

Mathijs Rutten (l), Marc van der Meulen (m) en Bert Vink (Xafax) bij een multifunctional in de mediatheek van de NHL.

Om de interactie tussen studenten onderling en met hun docenten te stimuleren is er een open leeromgeving gerealiseerd met kantoortuinen en studentenwerkplekken, studielandschappen. In ongeveer honderd breakout rooms, kamertjes met zes werkplekken, kan in kleinere groepjes aan projecten worden gewerkt. Door die inrichting is de behoefte aan ondersteunende apparatuur en faciliteiten veranderd, met name het aantal printers. “In de oude situatie hadden we zo'n 350 printers en 30 kopieerapparaten in het gebouw staan. Dat hebben we teruggebracht tot 42 multifunctionals en 27 losse zwart-wit printers.”

De meeste printers stonden vroeger in de kantoren van de medewerkers. Nu die medewerkers een werkplek hebben in een kantoortuin kunnen ze voor printen en kopiëren gebruik maken van een multifunctional. “We hebben gezorgd voor een goede dekking van de printers en multifunctionals over het gebouw. En we hebben faciliteiten geclusterd. Dus waar een multifunctional staat vind je ook heel vaak kluisjes, koffieautomaten en frisdrankautomaten. Wij noemen dat binnen de school Servicecorners. Het zijn heel herkenbare plekken, dus iedereen weet de printer altijd wel te vinden.”

Printerconcept

De NHL werkte in het oude gebouw al met een accountingsysteem voor het betalen van printjes, maar had geen print-follow-me en ook geen mogelijkheden om beveiligd te printen. Het systeem was bovendien gescheiden van het betaalsysteem voor de kopieermachines. In het nieuwe concept is dat allemaal geïntegreerd en dat is volgens Marc van der Meulen (ict) gemakkelijker te beheren. “Vroeger vielen de printerfaciliteiten onder ict en de kopieerapparaten onder de repro. Nu is de repro aanspreekpunt en verantwoordelijk voor alle apparaten, dus zij zorgen voor de inkoop, onderhoud en het bijvullen.”

Het printen is voor de studenten en medewerkers gebruiksvriendelijker geworden. In de oude situatie werd een printopdracht naar een specifieke printer gestuurd en kon daar, als de student voldoende saldo had, na ingelogd te hebben worden opgehaald. In het nieuwe systeem kan een printopdracht na het aanbieden van de chipkaart zonder in te loggen bij een willekeurige multifunctional worden opgehaald. “Wij bieden in principe maar één printer aan de organisatie aan. Je hebt dus maar één stuurprogramma nodig. Je hoeft ook niet meer te onthouden bij welke printer je de afdrukken moet ophalen. Gooi de opdrachten maar in de centrale bak en beslis pas later bij welke printer je het gaat ophalen.”

Gecombineerde aanbesteding

Bij de verhuizing heeft de NHL meteen het complete printerpark vernieuwd. Om efficiëntie redenen maakte het accountingsysteem deel uit van de aanbesteding voor het printerpark. Mathijs Rutten: “De werking van de PayCube hebben we functioneel omschreven in de aanbesteding. Met als resultaat dat alle leveranciers de complete Xafax-oplossing hadden opgenomen in hun aanbiedingen.”

De aanbesteding is gegund aan Ricoh, vervolgens is het implementatietraject soepel verlopen. Ricoh heeft de implementatie gecoördineerd. “Door die dingen in de aanbesteding te koppelen hebben we de formele verantwoordelijkheid voor het proces bij de leverancier gelegd. Dat heeft ons een hoop werk gescheeld. En we zijn zeer te spreken over de manier waarop Ricoh en Xafax daarmee zijn omgegaan.”

Friestalig

Het netwerkaccountingsysteem is enkele maanden in gebruik en voldoet uitstekend. Van de 42 PayCubes zijn er 5 uitgerust met een MagnaCarta kaartlezer, zodat studenten daar behalve printen en kopiëren ook hun netwerktegoed met hun NHL-kaart kunnen opwaarderen. In de toekomst wil de NHL de service naar de studenten nog verder verbeteren. Het opwaarderen van het netwerktegoed via PayPal en iDeal is in voorbereiding. “Dat is echt een oplossing die past in de huidige tijd. Erg leuk vind ik dat wij Xafax een Friese vertaling hebben gegeven voor de PayCube, zodat onze studenten ook vanuit een Fries gebruikersmenu kunnen printen en kopiëren.”

Bekijk de bedrijfspresentatie van Xafax

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners