Leo Essink,Topicus: "Onze systemen bieden ROC's een goed alternatief voor nOISe en PeopleSoft"

E-mailadres Afdrukken

De inhoudelijke vernieuwing van het middelbaar beroepsonderwijs heeft tot gevolg dat de bedrijfsvoering op onderwijsinstellingen zal worden aangepast. Tegelijkertijd ontwikkelt Nederland zich in snel tempo in een netwerkmaatschappij. Om zowel die inhoudelijke vernieuwingen als de gewijzigde bedrijfsvoering adequaat en met eigentijdse technologie te kunnen ondersteunen moeten de huidige leerling-informatiesystemen grondig worden gemoderniseerd. Dit betreft niet alleen een technische update naar een webservice gebaseerde oplossing in een open architectuur, maar ook een structurele update naar een systeem waarin CRM en ‘de leerling aan het stuur’ centraal staan. Leo Essink, directeur van Topicus, is er vast van overtuigd dat de twee belangrijkste leveranciers van deze systemen, nOISe en PeopleSoft, hiertoe niet in staat zijn. Hij wil met zijn bedrijf Topicus een product ontwikkelen dat die nieuwe vereiste flexibiliteit en logistieke werkelijkheid wel aankan. "Maar dan moet je daar nu wel aan beginnen. Anders valt er over twee jaar niets te kiezen en zit iedereen nog steeds opgescheept met een monolytische dinosaurus, die niet toekomstvast is en enorm veel geld kost."

Je zou Leo Essink, Kees Mastenbroek en Guus Vreven van Topicus kunnen betichten van arrogantie, maar ze weten wel waar ze over praten. Topicus staat als snelst groeiend ICT-bedrijf in Nederland al enkele jaren in de Deloitte Technology Fast 50. Het bedrijf ontwikkelt applicaties op basis van webtechnologie, met name in de zorg en in de financiële wereld. In het onderwijs zijn de belangrijkste producten ParnasSys en Vocus: leerling-informatiesystemen voor het basis- en voortgezet onderwijs. Topicus participeert daarnaast in diverse regionale overlegstructuren die zich bezig houden met geïntegreerde jeugd- en jongerenzorg.

Netwerkmaatschappij

Nederland ontwikkelt zich tot een netwerkmaatschappij. Dat betekent dat organisaties steeds meer gebruik gaan maken van elkaars informatie, ofwel partner gaan worden in een keten. Een keten is in deze context een structuur. Geïntegreerde jeugdzorg is een voorbeeld van zo’n structuur, met partijen als justitie, GGD, sociale organisaties en onderwijsorganisaties als ketenpartner. Kees Mastenbroek: "Als al die organisaties koppelingen naar elkaars informatie willen hebben moeten hun informatiesystemen zich gedragen als ketensystemen. Dat is wat wij doen: webgebaseerde systemen bouwen die naadloos op elkaar aansluiten. Het accent ligt daarbij op begeleiding en logistiek, dus niet op de kaartenbakken met de gegevens." De overheid is druk bezig haar informatiesystemen om te bouwen naar webgebaseerde structuren. Van organisaties wordt in toenemende mate geëist dat hun informatiesystemen kunnen communiceren met de systemen van de overheid. Een voorbeeld daarvan in het onderwijs is de uitwisseling van de leerling-gegevens (de oktobertelling) met de IB-groep. Leo Essink: "Toen wij bezig waren met de ontwikkeling van Vocus voor het Carmel College hebben we daar behoorlijk tegenop gezien. Maar de richtlijnen zijn heel helder en eigenlijk was er geen vuiltje aan de lucht. Sterker nog: onze beheersmodule geeft extra service, want daarmee zijn de gegevens van de school en de IB-groep te vergelijken. Eventueel openstaande posten kunnen daardoor eenvoudig worden achterhaald."

MBO-raad voert tweesporenbeleid

MBO-instellingen krijgen heel direct te maken met modernisering van hun administratie in verband met de invoering van een nieuw Centraal Registratiesysteem voor Inschrijving en Diplomering, inclusief koppelingen met onder anderen de IB-groep en Cfi. Het is de bedoeling dit systeem, of onderdelen daarvan, in 2008/ 2009 in te voeren. In een eerste advies van de commissie Crebo (Centraal Register Beroepsopleidingen), getiteld ‘Met losse Teugel’, wordt geadviseerd vooral voldoende aandacht te besteden aan het ontwerpen van een adequaat registratiesysteem voor inschrijving en diplomering. Want ‘de uiterst belangrijke wending naar competenties in het beroepsonderwijs zou niet de eerste onderwijsinnovatie zijn, die vast zou kunnen lopen in onvoldoende ontwikkelde registratiesystemen en gebrekkige bedrijfsvoering’.

De MBO-raad is zich bewust van die ontwikkelingen en wil voor wat betreft de ontwikkeling van leerling-informatiesystemen een tweesporenbeleid volgen: enerzijds worden de bestaande systemen doorontwikkeld totdat ze de vereiste functionaliteit hebben en anderzijds is er ruimte om een nieuw systeem te ontwikkelen. De ROC’s beslissen zelf bij welk traject ze zich willen aansluiten.

Angst voor migratie

Guus Vreven vindt de strategie van de MBO-raad verstandig, maar is sceptisch over het idee om de bestaande systemen nog verder te ontwikkelen. "De levensduur van systemen is eindig, je kunt een oud huis ook niet eindeloos blijven moderniseren. Ook over de keuze voor standaard ERP (Enterprise Resource pakketten) voor het MBO is hij kritisch. Dat is software die is gemaakt voor het bedrijfsleven, voor het beheersen van een strak georganiseerde productieomgeving. Hoewel de logistieke processen in het onderwijs ontegenzeggelijk belangrijk zijn, is het onderwijs toch bovenal een menselijke organisatie met flexibele processen, waar de interacties tussen de verschillende partijen bepalend zijn voor het succes." Volledige nieuwbouw is daarom volgens hem onvermijdelijk, temeer daar hij uit eigen ervaring de complexiteit van de ERP pakketten als geen ander kent.

Kees Mastenbroek denkt dat toch veel ROC’s ervoor zullen kiezen om de bestaande software door te ontwikkelen, omdat ze terugschrikken voor de migratie en het investeren in nieuwe kennis. "Wij hebben een compleet voorstel en een compleet businessplan bij MBO-raad neergelegd om een nieuw systeem te ontwikkelen. Maar ik denk dat het migratietraject de bottleneck is. De ROC’s hebben nu een systeem. Daar is niemand enthousiast over, maar het werkt wel. En hoewel iedereen graag een nieuw systeem wil, wil ook niemand die vastigheid verliezen."

Schijnzekerheid

ROC’s die voor zekerheid kiezen om het oude systeem verder te ontwikkelen houden zichzelf voor de gek, volgens Leo Essink. De klassieke systemen zijn niet geschikt om webportalen te besturen, zeker niet als dat er meer dan twee of drie worden. Door die klassieke systemen uit te breiden wordt de levensduur kunstmatig verlengd met enkele jaren, en dan zal uiteindelijk blijken dat die ROC’s alsnog moeten overstappen naar webbased oplossingen.

Een ander bezwaar van het doorontwikkelen van bestaande systemen is de hoge prijs die daarvoor betaald moet worden. "Stel, je hebt nOISe, en daar krijg je met het doorontwikkelen steeds meer webbased componenten omheen. Dan ontstaat er een enorme verzameling van eilanden (databases) die met allerlei bruggen (interfaces) aan elkaar hangen. Je hebt zowat een synchronisatiefabriek nodig om de gegevens van al die databases ’s nachts up-to-date te krijgen. Wat denk je dat de beheerskosten van zo’n ‘best of breed-stelsel’ zijn? Want het gaat om de componenten van pakweg 17 leveranciers, die we in één zogenaamd geïntegreerde architectuur presenteren aan onze gebruikersgroepen. Ik zou niet graag het hoofd automatisering van de BVEinstelling zijn die dat zo doet."

Essink: "Natuurlijk willen BVE-instellingen naar een componentgebaseerd systeem, waarbij men niet afhankelijk is van één leverancier, maar componenten van verschillende leveranciers makkelijk aan elkaar kan koppelen. Dat kan met een webserver-architectuur. De vraag is alleen hoe je daartoe komt, via modularisatie van het bestaande of juist door nu te kiezen voor een nieuwe kernel die webgebaseerd is. Wij adviseren dat laatste."

De applicaties van Topicus beperken zich tot de onderdelen: Verantwoording en Bekostiging, het logistieke systeem van onderwijsparticipatie en het Leerlingvolgsysteem. "We treden niet in de markten van E-learning, Portfolio, HRM, Finance, etcetera. Juist daar zijn we open en kunnen werken met partners die een op webservices gebaseerd systeem hebben. Kortom, een echte open architectuur, gebaseerd op een internationaal gestandaardiseerde toekomstvaste technologie."

Webtechnologie

Het ontwerpen van informatiesystemen op basis van webtechnologie vergt een heel andere denkwijze. Het kost een aantal jaren om je dat eigen te maken. Leo Essink: "Wij hebben ruim zeven jaar ervaring in het werken met ASP bij het ontwikkelen van generieke oplossingen voor de finance en in de gezondheidszorg. Reken er op dat wij weten hoe we veilige systemen moeten maken en hoe wij applicaties voor processenondersteuning moeten opzetten."

Topicus is meer dan een ASP-leverancier. Vele bedrijven bieden wel ASP in primaire vorm: remote hosting en toegang op afstand, maar dat blijven de oude applicaties, maar nu tegen hoge kosten in een Citrix-omgeving met behulp van terminal emulaties (techniek uit de jaren tachtig). Essink: "Wij bieden echte SaaS, Software As A Service, dus software uit de muur, puur en alleen met beveiligd internet. 24 uur per dag beschikbaar via alleen een webbrowser, met precies de functionaliteit die bij je eigen rol hoort en met je eigen persoonlijke instellingen. SaaS is veel meer dan ASP: het betekent het afscheid van lokaal beheer van systeem, dus een enorme ontlasting en kostenbesparing. Het doorspoelen van databases en het inlezen van ‘productiepatches’ zijn niet meer nodig. Dus zonder dat je je daarover druk hoeft te maken is voor iedereen altijd de laatste versie beschikbaar."

De aantrekkelijkheid van webtechnologie is volgens Kees Mastenbroek dat je aan de buitenkant enorm flexibel bent. "Je kunt het voor de gebruikers heel eenvoudig houden. Dat betekent wel dat er over de achterliggende structuur heel goed moet worden nagedacht, want de complexiteit moet ergens worden opgelost. Kijk bijvoorbeeld naar ons leerling-informatiesysteem Vocus. Wij kunnen daarmee scholen bedienen die een hele centrale besturingsfilosofie hebben en scholen die een hele decentrale besturingsfilosofie. In feite heeft iedere instelling een MijnVocus.nl, waarop aan de achterzijde één goed gestructureerde generieke machine staat."

Student aan het stuur

Topicus wil in nauwe samenwerking met enkele ROC’s een systeem bouwen dat gebaseerd is op de paradigma-omslag die kenmerkend is voor de netwerkmaatschappij, namelijk dat de klant beslist en zelf zijn verantwoordelijkheid neemt. Leo Essink: "Ik wil iets maken dat gedefinieerd is op het beginsel: de student aan het stuur." Het idee daarachter is dat iemand breed instroomt en zichzelf stapsgewijs door het onderwijs kan loodsen met behulp van begeleiders en mentoren. Hij kan flexibel in het aanbod ingepland worden en er is een goed inzicht in wat er gebeurt. "Tegelijkertijd is dat een systeem waarbij gewerkt wordt met individuele leercontracten, waarin begin en eind zijn gedefinieerd. Ik wil een systeem bouwen voor flexibele examinering, dat door de instelling wordt gezien als een stelsel samenwerkende actoren van zowel buiten (o.a. stagebedrijven) als binnen de instelling."

Realiteit ondersteunen

Hoewel hij het Crebo-advies ‘Met losse Teugel’ een goed stuk vindt, waarin ‘verstandige dingen’ worden gezegd, is Leo Essink van mening dat een administratiesysteem Crebo-onafhankelijk moet zijn. Beroepsprofielen moeten worden gebruikt om op elk willekeurig moment vast te stellen voor welke opleidingen iemand op dat moment nog geschikt is en wat de maximale opleidingsduur met de gekozen prestaties en vakken is. Hij vindt het niet juist om dat bij de instroom al fixeren. ‘Met Losse Teugel’ wijst ook expliciet in die richting. "Stel, iemand komt de opleiding binnen en wil administratief medewerkster worden. Maar ze heeft zichzelf onderschat en onder goede begeleiding van docenten komt ze erachter dat ze met toevoeging van twee vakken directiesecretaresse kan worden. Ze gaat dat proberen, neemt een stagebedrijf, maar komt erachter dat ze zich vergist heeft. Maar als ze één vak extra doet is ze financieel medewerkster, en dat vind ze nou juist heel leuk. Geen enkele van de klassiek systemen kan dit administreren, terwijl dit nou juist de dagelijkse praktijk is. En daar ligt voor mij de uitdaging: die realiteit in al zijn aspecten – leerling aan het stuur, Creboonafhankelijk administreren, flexibel, individuele leercontracten, het volgen van doorlopende leerlijnen – te ondersteunen en zichtbaar te maken."

De ‘proof of the pudding’

Inmiddels is Topicus in een vergevorderd stadium van onderhandeling met enkele ROC’s voor de ontwikkeling van een nieuw webbased Onderwijs Logistiek Systeem, zodat we binnen afzienbare tijd de visie van Topicus aan de realiteit kunnen toetsen.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners