Fred Kulik, Carmel: "Met Vocus hebben we een revolutionair leerlinginformatiesysteem"

E-mailadres Afdrukken

In amper een jaar tijd heeft de Stichting Carmelcollege (14 instellingen, 35.000 leerlingen en 4.000 personeelsleden) samen met het bedrijf Topicus uit Deventer een nieuw leerlinginformatiesysteem voor het VO ontwikkeld en gebouwd. Op 18 september werd de eerste release van het systeem, Vocus, op het Etty Hillesum Lyceum in Deventer in gebruik genomen. Fred Kulik is namens de Stichting Carmel nauw betrokken bij de ontwikkeling van Vocus. Het enthousiasme over de functionaliteit en het vertrouwen in het systeem zijn zo groot, dat het in oktober al gebruikt wordt voor de uitwisseling met de Basisregistratie Onderwijs (BRON). Kulik: "Het programma dat wij zochten was niet op de markt verkrijgbaar, dus hebben we het zelf ontwikkeld. Daarmee hebben we een grote stap voorwaarts gemaakt. Niet alleen voor de Stichting Carmel, maar voor het hele onderwijs, want als het helemaal klaar is kunnen andere scholen het ook gaan gebruiken."

Vocus is een modern op asp-technologie gebaseerd leerlinginformatiesysteem, dat is gebouwd op basis van wensen die de Stichting Carmelcollege zelf heeft geformuleerd. Tot de basisfunctionaliteit behoren de leerlingadministratie (onder andere plaatsing, bekostiging), beheer onderwijsaanbod, beheer examendossier, cijferinvoer docenten thuis, toetsbeheer, een aan het rooster gekoppeld absentiebeheer en een aantal tools om management informatie uit het systeem te halen. Er zijn koppelingen met Incasso (financiële administratie) en met het roosterpakket (GP Untis). Er wordt nog gewerkt aan de ontwikkeling van een geïntegreerd leerlingvolgsysteem en aan een methode om de gegevens uit het systeem voor ouders van leerlingen en voor leerlingen zelf toegankelijk te maken. Naar verwachting is het geheel begin 2007 klaar.

Snelle stap voorwaarts

De Stichting Carmel heeft eind 2004 besloten een aanbesteding te organiseren. De meeste aanbieders kwamen in juni 2005 vrijwel allemaal met bestaande oplossingen die in de ogen van de Stichting evenwel niet toekomstvast waren en niet aan de wensen van de Stichting voldeden. De aanbieding van Topicus was aantrekkelijk vanwege de frisse blik, de interactieve wijze van ontwikkelen, de inzet van bewezen technologie en een stukje ondernemerschap. Fred Kulik: "Wij wilden graag een stap voorwaarts maken. De huidige systemen zijn vaak nog gebaseerd op achterhaalde ideeën, oude technologieën en onvoldoende gebaseerd op – wat wij heel graag wilden – het plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. We hebben dan ook unaniem voor de aanbieding van Topicus gekozen. Het enige dat je nodig hebt voor Vocus is een computer met een internetverbinding. We zijn dus niet meer afhankelijk van netwerksystemen of serverstructuren. ASP leidt dan ook tot grote besparingen in beheerskosten op de locale instellingen en hun vestigingen"

Met een champagne-ontbijt voor de betrokken medewerkers van Stichting Carmelcollege, Topicus en Baas & RoostAdvies werd Vocus in het bestuursgebouw van het Etty Hillesum Lyceum op 18 september op feestelijke wijze in gebruik genomen.

Uiteindelijk heeft de ontwikkeling van Vocus slechts een jaar gekost. Kulik vertelt dat de Stichting Carmel het eerste gesprek met Topicus had in augustus 2005. "Tijdens dat eerste gesprek hebben we verteld wat het programma moest kunnen. En nu al draait versie 1.0 en alles wat we wilden zit er in. Dat is heel snel. Door de bank genomen duurt de ontwikkeling van een schoolinformatiesysteem meerdere jaren." De komende maanden worden alle scholen van Carmel op het systeem overgezet. In het voorjaar hoopt Kulik dat alle schoonheidsfoutjes dan verdwenen zijn en dat hij een betrouwbaarheid van nagenoeg honderd procent kan garanderen.

Uitwisseling met BRON

Vocus wordt in oktober gebruikt voor de uitwisseling van gegevens met de Basisregistratie Onderwijs (BRON). Kulik vertelt dat dit een belangrijk moment is, want de hele bekostiging van de school is op die oktobertelling gebaseerd. "In het verleden hebben heel veel scholen problemen gehad met die uitwisseling. Zowel de IB-groep, de scholen als de softwareleveranciers hadden vooral de eerste keer de zaken niet goed voor elkaar. Eén van de problemen is dat je goed bij moet houden hoe de gegevens van leerlingen worden ingevoerd. Omdat niemand zich daar ooit druk over had gemaakt was de vrijheidsgraad om dingen in te voeren zo verschrikkelijk groot, dat scholen daar maximaal gebruik van hebben gemaakt. En dan ga je bij zo'n formele telling ongelofelijk onderuit. Eigenlijk was dat destijds de aanleiding om te besluiten een betrouwbaar systeem te bouwen."

Ondersteuning van processen

Het grote succes van Vocus vindt zijn oorsprong in het feit dat het allerlei processen in het onderwijs ondersteunt. Om die functionaliteit te kunnen bouwen moest de Stichting Carmel al die processen beschrijven. Kulik: "We kwamen er heel snel in het traject achter dat heel veel scholen vaak niet wisten hoe ze processen uitvoerden. Daarom hebben we met Baas & RoostAdvies, die ook de implementaties op de scholen verzorgt, alle administratieve processen in het onderwijs die in Vocus afgehandeld kunnen worden beschreven en met het computerprogramma Protos inzichtelijk gemaakt. Daarmee kan elke school zelf bekijken hoe dat in zijn eigen organisatie gaat en hoe dat proces gekoppeld is aan Vocus."

Bij de ontwikkeling van Vocus is ook veel aandacht besteed aan de doelmatigheid voor het onderwijs, ofwel het moet ook echt handig zijn in het gebruik. De ontwikkelgroep van Topicus zorgde voor de intelligentie bij het ontwikkelen. Die ontwikkelgroep werd aangestuurd door zogeheten expertgroepen op de scholen, bestaande uit mensen die echt weten wat er bij een leerlingadministratiesysteem allemaal komt kijken. Volgens Fred Kulik zijn via allerlei panels wel zeventig mensen betrokken bij het ontwerp van Vocus. "Dan krijg je vanzelf een product waarin de mensen zich herkennen en dat verklaart het enthousiasme op de Carmel scholen voor het programma."

Beveiliging van informatie

In een systeem waar op den duur 4.000 mensen mee gaan werken moeten de beveiliging en de autorisatie goed geregeld zijn. Eind jaren negentig werd Kulik geconfronteerd met mensen van buiten de school, die hem de complete leerlingadministratie van zijn school te koop aanboden. Bij Vocus is hij daar niet bang voor. "Ik denk dat wij een systeem hebben dat de beveiliging van de Bank of England benadert. We werken met eenzelfde systeem als banken gebruiken voor internetbankieren, dus dat is wel in orde. En mocht er onverhoopt toch een onbevoegde in het systeem komen, dan kan hij alleen bij de gegevens waartoe de persoon van wie hij de toegangscode heeft ontfutseld toegang heeft. Want ook de autorisatie is heel goed geregeld. Gebruikers kunnen alleen bij dat deel van het systeem dat ze nodig hebben. Voor de rest hebben ze er geen weet van."

Die geavanceerde autorisatie heeft bovendien als voordeel dat er heel weinig tijd gestoken hoeft te worden in scholing. Volgens Kulik is iedereen die kan surfen op internet in staat om met Vocus werken. "Een van onze eisen was dat het systeem intuïtief en transparant moest zijn. Je moet de mensen alleen even de weg wijzen. Docenten kunnen, als je daar als school voor kiest, hun eigen cijferstructuur maken en gewichten aan toetsen geven. En als school kun je heel veel regelen in de vrijheden van de docenten. Daardoor krijg je een heel flexibel systeem waarmee iedereen uit de voeten moet kunnen."

Managementinformatie

Door de groei van de hoeveelheid gegevens die worden bijgehouden is Vocus behalve een administratiesysteem ook een informatiesysteem. Kulik: "Een administratiesysteem was tot dusver niet meer dan een schoenendoos, waarin je allerlei basisgegevens verzamelde. Maar nu we er een leerlingvolgsysteem in hebben geïntegreerd staat er ineens waanzinnig veel informatie in. En het meest ingewikkelde is eigenlijk hoe je die informatie er op een inzichtelijke manier uit kunt laten halen, door de schoolleiding en door gebruikers die weinig scholing hebben gehad. Voor de schoolleiding zijn we bijvoorbeeld tools aan het maken voor cohort-onderzoek en IDU (In-, Door- en Uitstroomgegevens). Wij hebben straks niet alleen een enorme schoenendoos met leerlinginformatie, maar kunnen er op een slimme manier voor allerlei doeleinden precies de juiste informatie uittrekken. De kwaliteit van het onderwijs kun je dan veel beter monitoren."

Keteninformatisering

Een volgende stap die Stichting Carmelcollege wil maken is het verbeteren van de uitwisseling van gegevens van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs. Fred Kulik voert over deze zogeheten keteninformatisering namens Carmel gesprekken met basisscholen. "In eerste instantie mikken we op uitwisseling van ParnasSys naar Vocus, omdat ook ParnasSys is gebouwd door Topicus, maar later ook van andere programma's. En uiteraard zijn we ook aan het nadenken over het doorkoppelen van onze gegevens in Vocus naar vervolgopleidingen. We lopen daarmee alvast een beetje vooruit op digitale overdrachtsdossiers."

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Mei uitgave

Partners