Jan Meere: "Wij hebben de ICT-infrastructuur uitbesteed aan een professionele dienstverlener"

E-mailadres Afdrukken

De ICT-infrastructuur, die nodig is voor de administratieve processen en het onderwijs, voldeed niet meer aan de eisen van het Horizon College. Onderzoek leerde dat een eigen ICT-afdeling op den duur niet aan de gewenste eisen zou kunnen voldoen. Uitbesteden aan een professionele dienstverlener bleek voor het Horizon College de beste oplossing.

Het Horizon College is een groot Regionaal Opleidings Centrum (ROC) in Noord-Holland, met vestigingen in Alkmaar, Heerhugowaard, Hoorn en Purmerend. Dagelijks volgen er zo’n 12.000 deelnemers opleidingen.

De situatie

De ICT-infrastructuur, die nodig is voor de administratieve processen en het onderwijs, voldeed niet meer aan de eisen van het Horizon College. De noodzakelijke hoge beschikbaarheid en continuïteit van de systemen stonden onder druk. Bovendien beschikte het Horizon College nog over een ouderwets Novell-platform, waarop nieuwe applicaties niet konden draaien. Onderzoek leerde ten slotte dat een eigen ICT-afdeling op den duur niet aan de genoemde eisen zou kunnen voldoen.

De oplossing

Uitbesteden van de ICT-infrastructuur aan een professionele dienstverlener, die - ook op de lange termijn - garandeert dat aan de eisen voldaan wordt. Het Horizon College schreef daarom in 2006 een Europese aanbesteding uit voor het outsourcen van de gehele ICT-dienstverlening, uitgezonderd het functioneel beheer. Capgemini kwam hierbij als beste uit de bus.

Het resultaat

Capgemini startte begin 2007. De dienstverlening bestond uit twee fasen. De eerste bestond uit het een-op-een overnemen van de applicaties en de ICT-infrastructuur. “Bij deze stap merkten we meteen al verbetering”, constateert Jan Meere, directeur Facilitair Bedrijf. “Reactiesnelheden gingen aanzienlijk omhoog. Waar nodig ondernam Capgemini snel actie. Bijvoorbeeld als er een storing was, waardoor in een lokaal geen les gegeven kon worden.”

Fase twee was de migratie van het Novellplatform in de serverruimtes van het Horizon College naar een nieuwe Microsoft-omgeving in het professioneel beheerde rekencentrum van Capgemini. Ronald de Vos, accountmanager bij Capgemini: “Hierbij hebben wij en de bij het project betrokken medewerkers van het Horizon College alle 700 applicaties onder de loep genomen. Hoe functioneerden ze? Hoe werden ze gebruikt? Waren ze allemaal wel even noodzakelijk? Er was sprake van wildgroei. Uiteindelijk konden we het aantal te migreren applicaties terugbrengen naar 400. Een flinke efficiencyslag die het beheer heeft vereenvoudigd en de beschikbaarheid verhoogd.”

Hoe het Horizon College en Capgemini samenwerken

“Helaas verliep het migratietraject niet zonder strubbelingen”, legt Meere uit. “Wijzelf hadden geen ervaring met de outsourcing van ICT en wisten dus niet precies wat we konden verwachten. En Capgemini moest, ondanks ruime ervaring in het onderwijs, wennen aan de dynamiek van een ROC.”

Ronald de Vos geeft een simpel voorbeeld. Op kantoor start iedereen ’s ochtends zijn pc op. De medewerkers kunnen er goed mee leven als dat even duurt. Dan gaan ze ondertussen koffie halen. Bij het Horizon College worden na elke les een fors aantal pc’s weer opgestart. Iedereen wil dan meteen aan de slag. Daarmee moet je rekening houden bij het ontwerp, de inrichting en de implementatie.

Nog een voorbeeld van Jan Meere. Iemand meldt een probleem bij de centrale servicedesk. Als Capgemini meer informatie nodig heeft om het op te lossen, bellen ze normaal gesproken iemand op kantoor die ze vrij snel aan de lijn krijgen. Maar veel van onze medewerkers staan voor de klas. Die zijn telefonisch onbereikbaar. In de standaardprocedure wordt na drie keer proberen de call gesloten. Maar die procedure kun je bij ons dus niet toepassen. Want dan blijft het probleem bestaan. Al dat soort dingen hebben we met aparte afspraken opgelost. Dan, relativerend: “Natuurlijk hadden wij de gebruikelijke hoge verwachtingen. Maar je moet aan elkaar wennen en je komt onverwachtse aanloopproblemen en kinderziektes tegen. Dan is het ook vrij normaal dat het tijdelijk wat minder loopt. Daarna volgt weer een stijgende lijn.

Capgemini was ook in moeilijke momenten altijd een partner die met goede oplossingen bleef komen. We raakten bovendien steeds beter op elkaar ingespeeld. Openheid, onderwerpen bespreekbaar maken, kritiek op elkaar kunnen leveren en flexibel oplossingen vinden, waren én zijn daarbij de motto’s. Samen zijn we erin geslaagd dat alles op rolletjes ging lopen.

Ronald de Vos: “Ook wij hebben van deze samenwerking veel geleerd. De dienstverlening is steeds verder verbeterd en onze medewerkers zijn ingespeeld op de bijzonderheden van het opleidingscentrum. Het allerbelangrijkste is dat de geplande lessen door kunnen gaan, ongeacht wat er met de ICT gebeurt. Daar moet de focus liggen. En daar ligt die nu.”

Waarom het Horizon College voor Capgemini heeft gekozen

“We hebben voor Capgemini gekozen omdat we het gevoel hadden dat ze een echte partner voor ons konden zijn, met wie we goed zouden kunnen samenwerken”, vertelt Jan Meere. “Een partner met verstand van zowel de techniek als het onderwijsveld. Een partij die vanuit de ontwikkelingen in het onderwijs de link kan leggen naar technologische innovaties.

We zijn echt tevreden. De doelstellingen zijn gehaald. Met de in 2009 afgeronde verandering en vernieuwing van de IT-omgeving, beschikt het Horizon College over een toekomstvaste, flexibele en betrouwbare infrastructuur. Zonder deze uitbesteding hadden we niet zo ver kunnen komen. De onderwijswereld zit niet stil en onze deelnemers zeker niet. Daarom kijken we nadrukkelijk naar nieuwe ICT-toepassingen. Zo willen we ervaring opdoen met Software as a Service (SaaS), applicaties als dienst via internet. Steeds meer leveranciers van onderwijspakketten bieden SaaS aan. Verder kijken we naar het draadloze wifi-netwerk en het gebruik van de eigen laptop door deelnemers. Capgemini heeft met deze toepassingen ruime ervaring bij andere onderwijsinstellingen. Samen gaan we kijken hoe we die technologieën bij ons een plek kunnen geven”, besluit Jan Meere.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners