Richard Berger: "LVO-NET creëert een fundament voor efficiënte en effectieve inzet van ict"

E-mailadres Afdrukken

Een glasvezelnetwerk verbindt de 35 locaties van 17 scholen, verspreid over Limburg en behorend tot de Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (LVO), met elkaar en het datacenter in Limmel, Maastricht. Ongeveer dertigduizend leerlingen en vierendertighonderd personeelsleden maken er gebruik van. Simac ICT Nederland beheert dit LVONET, dat beschikt over diensten zoals een redundante internetverbinding, centrale beveiligingsmechanismen, en hostingfaciliteiten. Richard Berger, beleidsmedewerker LVO: “De scholen zijn met de komst van LVO-NET verlost van een tijdsintensief onderdeel van het ICT-beheer. Ze hebben nu de beschikking over een snelle, stabiele, veilige, schaalbare en extern beheerde verbinding. De kwaliteit daarvan is in termen van beschikbaarheid en andere prestatienormen vastgelegd in een centraal beheerde Service Level Agreement. De kosten van (internet)verbindingen zijn op die manier beheersbaar geworden.”

Tot 2005 waren alle LVO-scholen relatief autonoom op het gebied van ICT. Ze namen zelf besluiten over investeringen, apparatuur en beleid. Het gevolg daarvan was dat het gebruik van ICT binnen de stichting vele verschijningsvormen kende, met daaraan gerelateerd verschillende niveaus van ICT-volwassenheid. Iedere school had zijn eigen contract met een internetprovider, er waren allerlei soorten en merken werkplekken, servers en afdrukfaciliteiten.

ICT-beleidsplan Stichting LVO

Om structuur aan te brengen in de lappendeken van contracten met internetproviders heeft Stichting LVO al in 2004 een plan ontwikkeld om uniformiteit te creëren en standaardisatie door te voeren. De gedachte was één groot LVO-NET te creëren, waarin alle scholen en locaties participeerden. Op deze manier konden de scholen kennis uitwisselen en van elkaars expertise profiteren.

Het College van Bestuur vond het echter belangrijk vóór de ontwikkeling van LVO-NET een stichtingsbreed ICT-beleid te formuleren. Zodoende zijn eerst kaders en contouren neergezet en is er met externe hulp een ICT-beleidsplan opgesteld. In dit plan kwam ook de voorkeur voor een LVO-NET-achtige constructie aan bod, waarbij alle scholen op één centraal punt het internet op zouden gaan. Met deze constructie werd het ook mogelijk een centraal beveiligingsmechanisme te implementeren en het door derden te laten beheren. Gezien de bedragen waarover werd gesproken, was LVO verplicht dit project Europees aan te besteden. In de aanbesteding werd veel nadruk gelegd op beveiliging. Richard Berger: “Beveiliging van ICT-voorzieningen is iets waar we 24/7 mee bezig zijn. Simac ICT Nederland voldeed aan de gestelde criteria van de aanbesteding en beheert nu de glasvezelverbindingen tussen elke school en het datacenter in Maastricht. In het datacenter wordt de beveiliging centraal geregeld. Naast eerder beschreven diensten als internettoegang en beveiliging worden ook al diensten als hosting aangeboden, bijvoorbeeld het leerling-administratiesysteem @VO/My@ VO. Hosting van het personeels- en financieel informatiesysteem vanuit het datacenter lijkt de logische volgende stap.

Scholen bepalen de behoefte

Richard Berger vertelt: “Vroeger werd een storing als je geluk had binnen 24 uur verholpen. Als je pech had zat je een week in de problemen. Nu hebben scholen zelf invloed op de bandbreedte van de verbinding en de mate van beveiliging die ze willen afnemen. Zij bepalen de behoefte. Een school heeft als het ware de beschikking over een eigen internetsnelweg. Ze kunnen, bovenop het basisniveau, zelf beslissen hoeveel rijbanen ze willen hebben. Al die wegen komen samen bij een knooppunt, het datacenter. Van daaruit gaan twee heel brede snelwegen naar internet. Voor de veiligheid staan er standaard een aantal verkeerslichten in beide richtingen op die snelwegen. Als scholen dat willen kunnen ze de veiligheid nog verder opvoeren door extra verkeerslichten te plaatsen. Scholen bepalen ook gezamenlijk de invulling van de Service Level Agreement. Nogmaals: scholen geven de behoefte aan. LVO is coördinator en facilitator.”

LVO steekt veel energie in het betrekken van de scholen bij de modernisering van de bedrijfsvoering op ICT-gebied. Het College van Bestuur is weliswaar eindverantwoordelijk voor ICT-gerelateerde zaken, maar laat zich intensief adviseren door het Directieberaad (de vergadering van alle voorzitters Centrale Directie van de scholen) en de commissie Facilitair, die expertise in huis heeft voor wat betreft ICT. Eenmaal besloten conformeren alle scholen zich aan dat besluit en de gevolgen daarvan. Waar het onderwijsinhoudelijke zaken betreft blijven scholen zoveel mogelijk autonoom opereren. Richard Berger: “Emailfaciliteiten, software voor kantoorautomatisering, opslag, servers en werkstations zijn bij uitstek geschikt om te standaardiseren. Wij bemoeien ons niet met inzet van ICThulpmiddelen vanuit onderwijskundig perspectief. Educatieve software bijvoorbeeld, regelen de scholen zelf. Dat raakt het onderwijsproces direct en is dus medebepalend voor de identiteit van de school.”

ICT-standaardisatie

Een van de onderdelen van standaardisatie betreft het implementeren van procesmatig werken conform ITIL best practices, ondersteund door de servicemanagementapplicatie Topdesk. Door een andere manier van werken grijp je in in de dagelijkse routine van mensen en dat heeft consequenties. ICT is dus niet alleen maar techniek, er moet ook georganiseerd en gestructureerd worden. Uiteindelijk blijkt het een complex proces wat met een diversiteit aan factoren moet leiden tot een eenduidige standaard en implementatie en inbedding daarvan.

Aan standaardisatie van apparatuur en werkplekken wordt momenteel gewerkt, evenals aan de invoering van procesmatig werken en het opzetten van een dienstencatalogus. Richard legt uit: “Daarvoor beschrijven we de benodigde diensten op basis van functionele behoefte van onze klant, namelijk onze medewerkers en leerlingen. ICT-coördinatoren hebben daar een grote rol in. We merken dat mensen het heel moeilijk vinden om hun eisen en wensen in functionele termen te formuleren. Een voorbeeld: een klant vraagt naar een printer. In functionele termen vraagt hij eigenlijk om afdrukfaciliteiten. Een printer is dan een van de mogelijkheden om invulling te geven aan deze functionele behoefte. Daarmee wordt ook duidelijk gemaakt dat de klant de functionele behoefte specificeert en ICT de invulling voor haar rekening neemt. Het is een bewustwordingsproces waar je als organisatie doorheen moet. Pas daarna kun je een dienstencatalogus gaan maken en invulling geven aan diensten. Het technische verhaal is eigenlijk slechts een invulling.”

ICT-implementatie

In verband met de grootte van de organisatie heeft Stichting LVO de provincie Limburg opgedeeld in groepen. Iedere groep heeft een ICT-manager/adviseur, die de belangen van scholen in die groep bij LVO behartigt. Samen met deze ICT-managers/adviseurs implementeert Richard Berger beschikbare kaders in de organisatie, waaronder LVO-NET en procesmatig werken. In de bemensing van het ICT-management/adviseurs komt de band met Simac ICT Nederland terug. Omdat een aantal scholen aan het profiel van ICT-regiomanager geen gezamenlijke interne invulling kon geven zijn twee interim ICT-adviseurs van Simac ICT Nederland ingeschakeld. Richard Berger: “Wij hebben goede ervaringen met Simac ICT Nederland. Het is een bedrijf dat qua formaat goed bij onze organisatie past. Simac is heel erg gericht op diensten, consultancy en meedenken in ICT-oplossingen ten behoeve van onderwijs en bedrijfsvoering. Dat hebben we ook gemerkt bij de implementatie van LVO-NET en de aanpassingen die daarvoor op de scholen nodig waren. Daardoor kwalificeert Simac zich als een fullservice dienstenleverancier die verder gaat dan alleen het leveren van het ‘ijzer’. Dus wij zijn absoluut tevreden over ons partnership.”

Richard Berger wil tot slot nog kwijt dat veel onderwijsinstellingen niet echt inzicht hebben in wat ICT nu kost en wat het oplevert. Standaardisatie, uniformering, procesmatig werken en het opstellen en inbedden van een ICT-dienstencatalogus zijn stappen in de goede richting om inzage te verwerven. “ICT-kosten gaan verder dan de aanschafprijs van een computer. Pas als ICT meetbaar en dus stuurbaar is - inzicht in kosten is daarvan maar één aspect - kan rendementsoptimalisatie worden gerealiseerd. Pas dan kun je vanuit de secundaire processen geld overhouden. Dat geld kan weer voor onderwijs worden ingezet.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Mei uitgave

Partners