Congres neemt informatiestromen onder de loep: “De regie van documentmanagement komt bij de klant te liggen”

E-mailadres Afdrukken

Door nieuwe werkvormen en verdere digitalisering kunnen organisaties steeds moeilijker grip houden op hun informatiestroom. Het congres Documentmanagement 2011, op 30 september gehouden door K&E en Schoolfacilities in DeFabrique in Utrecht, reikte concrete informatie aan over de nieuwe eisen van gebruikers en de laatste ontwikkelingen in technologie. Verschillende deskundigen lieten deze dag hun licht schijnen over document management anno 2011.

De schitterende en oud-industriële evenementenlocatie DeFabrique vormde het decor voor het congres ‘Documentmanagement’. In de oude fabriekshal werd uitgebreid gesproken over de ontwikkelingen in document management en de gevolgen hiervan voor het facilitair management. Vijf deskundigen gaven tijdens het congres hun visie op nut en noodzaak van goed document management.

Hans Dickerscheid, programma manager bij Nationale Nederlanden en 'oude rot' in het document management vakgebied, sprak tijdens het congres over de grote veranderingen in de wereld van document management. “We gaan steeds meer van fysiek naar digitaal, van wired naar wireless, van desktops naar notebooks en tablets. Documenten en informatie moeten als gevolg van Het Nieuwe Werken overal beschikbaar zijn. We gaan daarom steeds meer richting integrated solutions.”

Digitaal

Dickerscheid sprak tijdens het congres zijn verwachting uit dat binnen vijf jaar 80 procent van de informatie digitaal wordt opgeslagen. Nauwkeurigheid is hierbij van groot belang, want: “Elke fout kost een onderneming geld. Maar het proces moet ook sneller en de verwerkingskosten moeten omlaag. De regie komt bovendien voornamelijk bij de klant te liggen. Om dit in goede banen te leiden is een optimale klantervaring van belang. Costumer Experience Management (CEM) zal daarom steeds belangrijker worden.”

Volgens Dickerscheid is dit te bereiken door te kiezen voor totaaloplossingen, waarbij een 100 procent focus is op de standaard architectuur en de juiste data. “De transacties worden online door de klant zelf gedaan, intern is er alleen nog sprake van digitale documenten. Social media spelen bovendien een steeds belangrijkere rol in de interactie met de klant. Maar documenten, zowel fysiek als digitaal, blijven essentieel in de interactie tussen organisaties en klanten. Dus: blijf de dynamische veranderingen binnen het input- en outputmanagement volgen en verander je dienstverlening mee.”

Printerpark

Mathijs Rutten (foto), hoofd facilitaire zaken en huisvesting van de NHL Hogeschool gaf tijdens zijn presentatie een kijkje in de facilitaire keuken van het hoger onderwijs. Onlangs heeft NHL Hogeschool, middels een Europese aanbesteding, een geheel nieuw printerpark geïnstalleerd. “Bij de aanbesteding hebben we getracht het facilitaire proces onder de loep te nemen. Doel was om meer grip te krijgen op de kosten, want met een kleine 300 printers op onze locatie en verschillende betrokken afdelingen zoals ict en repro, waren we het overzicht enigszins kwijtgeraakt.”

Bij de realisatie van het nieuwe printerpark waren enkele zaken voor de hogeschool van belang. “We wilden secure printing, follow me printing en meer inzicht in de kosten. Daarnaast wilden we een duidelijke vermindering van het papier- en tonerverbruik en daarmee een verlaging van de kosten. Bovendien wilden we van een groot aantal bureauprinters af en meer toe naar de MFP's om zodoende het beheer minder belastend te maken.”

Na een kleine twee jaar was het nieuwe printerpark volledig geïnstalleerd. Het resultaat: “Een reductie van machines, eenvoudiger beheer, meer inzicht in de kosten en minder uitval door storingen.” Voor andere facilitair managers heeft Rutten nog wel enkele tips: “Als je een nieuw printerpark wilt installeren, verdiep je dan in het concept. Het concept moet namelijk wel passen bij de organisatie. Koppel de beheeroplossing en de machines en maak gebruik van een extern adviseur, want document management is nu eenmaal niet onze core business.”

Snelle veranderingen

Ook René Joor en Marcel Peters spraken tijden hun duopresentatie over de snelle veranderingen in de wereld van documentmanagement. “De rol van het facilitair management zou wel eens uitgespeeld kunnen zijn in digitale documentprocessen”, zo prikkelde Joor de toehoorders in de zaal. “FM is namelijk vooral gericht op de fysieke handling en mist dieptekennis van processen, media, kanalen en ict. Bovendien bepaalt de klant steeds meer de communicatiemomenten en worden nieuwe kanalen en media ingezet zoals bijvoorbeeld Twitter en Facebook. De nieuwe kanalen lopen veelal buiten FM om. Door deze ontwikkelingen is de rol van de facilitair manager in het brede speelveld van document management zeer beperkt.”

Volgens Peters moeten facilitaire afdelingen zich daarom meer richten op de document management disciplines binnen de organisatie. “Ze blijven natuurlijk verantwoordelijk voor alle documenten die fysieke handling nodig hebben.” Voor echte grote facilitaire organisaties die wel een leidende rol willen blijven spelen in het veld van document management is kennisvergaring zeer belangrijk. “FM moet investeren in kennis, mensen, processen, systemen, netwerken en ict. Hiervoor is een meerjaren groeiscenario een vereiste. Maar dit lijkt alleen zinvol en rendabel voor grote, documentintensieve organisaties.”

Voor FM organisaties die niet groot genoeg zijn, of de leidende rol binnen document management niet ambiëren, adviseren Joor en Peters om vooral flexibel te blijven. “Het inkopen van diensten biedt hierbij grote mogelijkheden”, stelt Peters. “Maar zorg er wel voor dat je inzicht hebt in wat je inkoopt. Koop in bij partners die gespecialiseerd zijn in hun dienst en zorg voor voldoende capaciteit en kwaliteit. Zorg bovendien dat je flexibiliteit in afname inbouwt en zorg voor ontvlechtbaarheid van diensten. Dus: wordt of groot en professioneel of accepteer de veranderingen en wordt bescheiden en richt je enkel op de 'resterende' dienstverlening.”

Printpolicy

Peter van der Vecht van Datascan hield tijdens het congres een warm pleidooi voor smart printing. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat organisaties een printoplossing kiezen die de bedrijfsprocessen verbetert en kosten bespaart. “Door goede infrastructuur consolidatie kan het aantal printers en servers worden verminderd. Het is hierbij raadzaam om een printpolicy in te voeren om zodoende het gebruik van consumables te verminderen. Centraal beheer van gebruikers en devices is van cruciaal belang en zorgt voor efficiënt it management. Daarnaast is het van belang dat de kosten voor print, copy, scan en fax-acties goed worden bijgehouden.”

Smart printing is volgens Van der Vecht goed te realiseren met middleware scansoftware. “Middleware scansoftware bestaat uit servergebaseerde applicaties die het scannen, verwerken en veilig afleveren van papieren- en electronische documenten in bedrijfsapplicaties regelen.” Een paar laatste tips wil Van der Vecht nog wel meegeven: “Denk goed na over het creëren van een printplatform, zodat je er jaren mee voort kan. Laat je leveranciers van hardware goed aansluiten op dit platform. En neem om de vijf jaar het printerpark kritisch onder de loep.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners