ICT-afdeling ROC Leeuwenborgh steeds meer naar regierol

E-mailadres Afdrukken

De bedrijfsdienst ICT van het ROC Leeuwenborgh gaat op de schop. Van een uitvoerende rol gaat de bedrijfsdienst steeds meer naar een tactische regierol. De technische kant van het ICT-verhaal wordt hierbij uitbesteed aan ICT-dienstverleners Vancis en Advantive.  En dat is voor sommige ICT-ers even wennen.

“Focussen op het snijvlak tussen onderwijs en ICT”
Jeroen de Visser is sinds 1 juli vorig jaar actief binnen Leeuwenborgh als interim manager ICT. Aan hem was de taak om een Europese aanbesteding uit te schrijven voor het technische beheer van de ICT en daarbij een aantal projecten op gang te brengen gericht op ICT-vernieuwing. “We moeten de techniek de komende tijd steeds meer loslaten en overdragen aan onze externe partner. Dat is wennen. We vinden elkaar langs de as van techniek, dat verbindt, maar we zoeken nu binnen Leeuwenborgh steeds bewuster naar die nieuwe, sturende rol. Het is daarbij goed om partners als Vancis en Advantive naast ons te hebben die de technische zaken voor hun rekening nemen.”

Vancis en Advantive wonnen eind vorig jaar de Europese aanbesteding die Leeuwenborgh had uitgeschreven. De twee vormden samen precies de combinatie die zij zochten. “Los van elkaar hadden Vancis en Advantive deze Europese aanbesteding nooit gewonnen”, stelt De Visser. “Het is echt de combinatie van een goede, stabiele basis in de datacenters van Vancis en de mogelijkheid die Advantive ons biedt om ook de publieke cloud te ontsluiten die deze oplossing zo sterk maakt. Dit is voor Leeuwenborgh echt de best fit.”

Goede combinatie voor hybride model
“Wij van Vancis zijn sterk in dienstverlening vanuit onze eigen datacenters”, vertelt Nils Hoogervorst, accountmanager bij Vancis. “Advantive is heel sterk in dienstoplevering in de publieke cloud, met name Microsoft. Die combinatie maakt ons tot een goed duo, want we zien dat klanten steeds meer naar een hybride model gaan. Die willen niet meer alleen in een datacenter of in eigen huis of in een publieke cloud, die willen van alles een beetje en dat dan aan elkaar geknoopt. Met Advantive vormen wij een goede combinatie om juist dat hybride model goed te kunnen bieden.”

Leeuwenborgh heeft een jaar of zes geleden al een eerste stap gezet om de ICT uit te besteden. “Je ziet onze rol als ICT-afdeling de laatste jaren veranderen”, vertelt De Visser. “We stappen steeds meer uit de techniek en gaan meer richting de functionele kant. Zes jaar geleden is daarom besloten om het technisch beheer uit te besteden. Alle hardware, software en de hosting werd uitbesteed, maar de verantwoordelijkheid voor de ICT-dienstverlening lag nog wel gewoon bij Leeuwenborgh. Bij deze aanbesteding hebben we heel duidelijk die ketenverantwoordelijkheid voor de dienstverlening verlegd naar Vancis. Zij beheren de dienstverlening op ICT-gebied zodat wij binnen Leeuwenborgh ons meer kunnen focussen op hoe we ICT implementeren in het onderwijs.”

Kennis en expertise
Volgens De Visser gebeurt het in het onderwijs steeds vaker dat de harde technische kennis bij externe partijen wordt neergelegd. “Daar zijn we zelf te klein voor. Qua schaalgrootte kun je de kennis en expertise nooit zelf in huis halen en houden. Maar we hebben wel veel kennis van het snijvlak tussen onderwijs en ICT. Daar zijn we goed in, dus daar moeten we ons op focussen. Een goede externe partner die het onderwijs begrijpt, moet ons helpen om de technische, harde ICT-kant in te vullen. Vancis is opgericht als spin-off van SURFsara en heeft mede daardoor duidelijke wortels in het onderwijs. Voor ons de ideale partner.”

“Vancis heeft veel ervaring in het onderwijs”, stelt Hoogervorst. “Onze roots liggen in het onderwijs en de wetenschap. Dat zie je terug in ons klantenportfolio. Vancis heeft door heel Nederland klanten in de onderwijssector.” Toch was deze Europese aanbesteding nieuw voor Vancis. “Voor ons was dit de eerste grote Europese aanbesteding via Best Value Procurement. Dat wil zeggen dat de oplossing niet helemaal was uitgeschreven, maar dat er alleen functionele eisen werden opgesteld. Aan ons de uitdaging om vanuit onze expertise de beste oplossing en ook onze werkwijze zoals we die nu hanteren op basis van Best Value Procurement te presenteren.”

De combinatie van Vancis en Advantive bleek voor Leeuwenborgh ideaal en dus werd het contract eind vorig jaar aan deze partijen gegund. “Midden januari zijn we begonnen met het overnemen van het beheer van de zittende partij”, vertelt Hoogervorst. “Eerst hebben we de wensen in kaart gebracht om vervolgens te bepalen welke stappen we moesten zetten om te migreren naar ons datacenter. In het eerste weekend van april hebben we de virtuele servers verhuisd. Nu staat alles op onze hardware.”

Onderhoud aan ICT
De Visser maakt een mooie vergelijking tussen de verouderde ICT van Leeuwenborgh en een oude auto. “Simpel gesteld hadden we een oude auto met oude materialen in een oude en te krappe garage. Die auto hebben we nu omgereden naar de nieuwe garage, Vancis, omdat we in die nieuwe garage veel meer ruimte hebben, betere gereedschap en betere monteurs om aan die auto te sleutelen. Onze oude garage had simpelweg te weinig capaciteit en de capaciteit van de hardware was helemaal uitgenut. Nu kunnen we weer goed onderhoud verrichten aan die oude auto. Stapsgewijs gaan we hem weer helemaal in orde maken.”

Hoogervorst: “We staan nu nog redelijk aan het begin van dat traject. We zijn nu vooral bezig om de basis zo te krijgen dat de auto volgend jaar in ieder geval nog rijdt. Daarna kunnen we werken aan alle andere zaken.” Helemaal af komt de auto volgens Hoogervorst nooit. “Er zal altijd onderhoud nodig zijn en er komen altijd weer nieuwe onderdelen op de markt. Maar ja, met ICT in het onderwijs ben je nu eenmaal nooit klaar. Er zijn altijd dingen te verbeteren en er is altijd meer efficiency te behalen. Daarnaast veranderen lesmethodes en de examinering, waardoor weer nieuwe pakketten nodig zijn.”

Veranderde rol ICT in het onderwijs
De rol van ICT in het onderwijs is volgens Hoogervorst ook drastisch veranderd de laatste jaren. “Waar vijf á zes jaar geleden nog bijna alles uit boeken werd gehaald, zijn computers en tablets nu al heel normaal in de les. Dat biedt steeds meer mogelijkheden om het onderwijs te personaliseren. En die mogelijkheden wil je optimaal blijven benutten. Innovatie zal altijd blijven, maar het achterstallig onderhoud aan het ICT van Leeuwenborgh hopen we aan het eind van dit jaar wel afgerond te hebben.”

De ICT-vernieuwing die Leeuwenborgh in samenwerking met Vancis en Advantive doorvoert, is volgens De Visser echt een cyclisch proces. Een proces waarbij elke keer weer nieuwe zaken worden toegevoegd aan de ICT-omgeving. “Dit jaar verloopt het support van Microsoft op Windows 2003, daar moeten we op anticiperen. En nu we toch bezig zijn met het onderhoud is dit een mooi, natuurlijk moment om ook de onderwijsvernieuwing mee te pakken.”

Strategische doelen
Leeuwenborgh heeft vorig jaar een strategiekalender gemaakt. Daarin zijn twee bovenliggende strategische hoofddoelen gekozen. Een voor eigentijds curriculum en een voor gepersonaliseerd onderwijs. “Er is een traject opgezet om deze doelen stapsgewijs richting 2019 steeds verder te implementeren. Mooie en belangrijke doelen, maar”, stelt De Visser, “voor deze twee strategische hoofddoelen is ICT echt de enabler. Als de ICT op orde is, zijn die twee strategische doelen makkelijker te realiseren. Vanuit ICT-perspectief moet je eigenlijk al in 2016/2017 de ICT-laag zo hebben ingericht dat die hoofddoelen niet worden gehinderd door gebreken in de ICT.”

En daarom hebben Vancis en Advantive de komende tijd nog werk aan de winkel. De Visser: “Je ziet in de ICT-inrichting van Leeuwenborgh nu nog drie of vier verschillende identiteiten. Je logt apart in in de elektronische leeromgeving, in je gewone werkomgeving en bij andere educatieve content. Wij willen toe naar een situatie waarbij elke gebruiker van Leeuwenborgh op basis van één identiteit op een centrale plaats kan inloggen en daar al zijn noodzakelijke applicaties en voorzieningen kan vinden. Studenten en medewerkers en zelfs externe partijen.”

Hoogervorst: “Je ziet steeds meer dat we naar dergelijke systemen toegaan. Technologisch zijn dat geen heel ingewikkelde zaken meer, er zijn tools voor beschikbaar. Je moet alleen alle losse omgevingen aan elkaar knopen. Heel belangrijk hierbij is natuurlijk wel om de veiligheid goed te borgen. Het is niet de bedoeling dat leerlingen in de administratie kunnen komen of hun eigen cijfers kunnen wijzigen. Onderwijsinstellingen zijn nog vaak heel open omgevingen. Mensen kunnen meestal met de telefoon of tablet inloggen op het netwerk. Het is daarom zaak dat het systeem goed beveiligd is.”

Trends voorspellen is lastig
Trends in de ICT en in het onderwijs komen en gaan steeds sneller. De ICT-afdeling moet daar goed op in kunnen spelen. “Voorspellen waar het heen gaat is heel lastig”, stelt De Visser. “Wij vertrekken vanuit de techniek en gaan dan richting het onderwijs om functioneel de vraag op te halen. Daarom moet je ervoor zorgen dat je de ICT-infrastructuur zo inricht dat die nieuwe trends ook kunnen landen. Nu zie je in het MBO-onderwijs nog te vaak dat de ICT-infrastructuur door de historie heel complex is.”

Een goede fundering is volgens De Visser onontbeerlijk. “Als je vanaf nul zou beginnen is het leggen van de juiste fundering heel eenvoudig. Maar je ziet vaak vanuit het verleden vier, vijf of wel zes verschillende ICT-inrichtingen. Sommige partners zijn gefuseerd, waardoor dingen aan elkaar zijn gevlochten. Wat resteert na een aantal jaar is een hele complexe inrichting. Alles wat je daar nieuw op wilt zetten is heel lastig te implementeren. Door nu een stap te maken en die complexiteit te reduceren, kan je ervoor zorgen dat nieuwe toepassingen beter kunnen landen en dat het platform ook beter te beveiligen is.”

Lego, Duplo en Playmobil
Ook hier heeft De Visser een mooie vergelijking. “De nieuwe toepassingen moet je eigenlijk zien als Lego-blokjes. Die blokjes wil je er zo op kunnen zetten, maar dat gaat niet want het is nu nog te veel een mix van Lego, Duplo en Playmobil. De komende periode willen we gebruiken om daar samen met Vancis één type Lego van te maken. Hoogervorst: “Wij zijn in dit hele traject adviserend en uitvoerend. Wij maken een logische en eenduidige basis-architectuur. Pas als dat helemaal duidelijk is, implementeren we dat.”

De Visser werkt nu al bijna een jaar met de mensen van Vancis en Advantive aan een nieuwe ICT-infrastructuur voor Leeuwenborgh en toch is er voor de eindgebruikers nog niets veranderd. “Dat is best frustrerend”, erkent De Visser. “Want we hebben het laatste jaar toch echt niet stil gezeten. In de zomervakantie verwachten we de eerste echte wijzigingen door te voeren die impact hebben op de gebruikers, zoals de implementatie van Office 365.”

Die implementatie wil De Visser niet meteen in de volle breedte doorvoeren. In samenwerking met Vancis wordt bepaald welke stappen daarin worden genomen. “Daarbij willen we goed kijken wat voor onze organisatie, onze gebruikers, en technisch te behappen is. We willen eerst alleen Office 365 voor mail en agenda-deling voor onze medewerkers invoeren. Daarna volgt de stap om dit ook toegankelijk te maken voor leerlingen, zodat we allemaal in dezelfde werkomgeving zitten. En daarna willen we heel gestructureerd de andere zaken als SharePoint en OneDrive uitrollen.”

Mede op advies van Vancis is heel duidelijk gekozen voor de weg van de geleidelijkheid. De Visser: “Klassieke ICT-implementaties waren vaak big bang implementaties. Van de ene op de andere dag was er een nieuw systeem waar iedereen mee moest werken. Dat vinden wij niet de manier, wij willen meer langs de weg van geleidelijkheid de gebruikers meenemen naar die nieuwe werkelijkheid. Zo kunnen medewerkers in het schooljaar 2015/2016 zelf kiezen voor Windows 7 of Windows 8. Alle mensen krijgen een jaar de tijd om vanuit Windows 7 op Windows 8 over te gaan. Ze kunnen zelf het moment kiezen om die stap te zetten en wij ondersteunen ze daarbij door middel van meldpunten en cursussen. We geven daarmee de eindgebruiker zelf veel meer de regie in handen.”

Lync Telefonie
Ook de telefonie-omgeving gaat naar de cloud. Hoogervorst: “Voorheen hadden nog veel organisaties telefoniecentrales in hun gebouw staan. Die gaan langer mee dan computers, maar vroeg of laat zijn die toch ook op. Dan kun je een nieuwe telefoniecentrale aanschaffen, maar daar horen dure supportcontracten bij. Lync is het Microsoft-systeem voor chatten. Skype for Business gaat het binnenkort heten. Deze dienst levert bijna alle functionaliteiten die een centrale levert, maar dan gewoon vanuit de cloud. Leeuwenborgh hoeft dus niet meer terug te grijpen op een centrale. Die investering is het simpelweg niet meer waard.”

De Visser: “In de tweede helft van volgend jaar willen we hiermee starten, maar eerst gaan we de gebruikers overzetten naar Office 365. Daarna pas schakelen we op naar de andere diensten. De verouderde telefooncentrale houden we nu dus nog even in de lucht, maar die is bijna end of life, end of support.”

Aan het eind van dit kalenderjaar hopen De Visser en Hoogervorst de grotere doelen voor Leeuwenborgh bereikt te hebben. De Visser: “In november vorig jaar zijn we deze reis gestart. In eerste instantie lag de focus nog sterk op het technische gedeelte. Hoe gaan we er voor zorgen dat het beheer wordt overgedragen? Hoe gaan we die oude auto naar de nieuwe garage brengen? Maar je merkt nu binnen de ICT-afdeling van Leeuwenborgh dat we ons steeds meer afvragen hoe wij over kunnen stappen naar een echte regierol? We moeten de techniek echt loslaten en overdragen aan de externe partner. En dat is nog best wennen.”

Voor meer informatie over dit artikel kunt u contact opnemen met Nils Hoogervorst van Vancis via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. of 020 - 560 66 00   www.vancis.nl 

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners