ICT als water uit de kraan? “In theorie kan cloud computing die belofte inlossen maar hoe zit dat in de praktijk"

E-mailadres Afdrukken

ICT zou moeten werken als een nutsvoorziening: als stroom uit een stopcontact of als water uit de kraan. In theorie kan cloud computing die belofte inlossen. Maar met welke praktische vraagstukken krijgen organisaties te maken die ICT als dienst afnemen? Die vraag stond centraal tijdens een Diner Pensant, op 19 september 2012 georganiseerd door M&I/ Partners. Zo’n vijftien vertegenwoordigers – informatie- en ICT-managers - van mbo-instellingen namen er aan deel.

Vroeger ruimden we regelmatig ons huis op. Tegenwoordig is het heel normaal om een opslagruimte te huren voor alle spullen die je thuis niet langer kwijt kunt. Iets soortgelijks is op datagebied aan de gang. Twitter, Facebook en al die handige apps op smartphones: de data en de software hebben we letterlijk niet meer in eigen hand. Ze bevinden zich ergens ter wereld op een server.

Cloud computing heeft in de consumentenmarkt in korte tijd een flinke vlucht genomen. Reden voor Bart Ververs, adviseur bij M&I/Partners, om te spreken van een revolutie. Meestal worden consumententoepassingen afgeleid van de zakelijke markt. Maar op het gebied van cloud computing is het omgekeerde aan de hand: consumenten betreden met hun tablets en smartphones hun werkomgeving en vinden het normaal dat ze ook daar gebruik kunnen maken van hun vertrouwde programma’s. Mede daardoor ontluikt de zakelijke markt. Grote namen als Google, Microsoft en Amazon Web Services staan vooraan om hierin een stevige marktpositie te bemachtigen.

Cloud First

Hoe het gezamenlijk afnemen van cloud-diensten vorm kan krijgen, bleek uit het relaas van Jan Bakker, managing director bij SURFmarket. In SURF werken universiteiten, hogescholen en onderzoeksinstellingen samen op ICT-gebied. Daarbinnen sluit SURFmarket namens de aangesloten instellingen contracten af met ICT-aanbieders. Sinds november 2011 is het uitgangspunt: Cloud First. Bakker: ‘We hanteren een multi-vendorbeleid en kiezen zo veel mogelijk voor open standaarden die wereldwijd zijn geaccepteerd. De programma’s zijn immers bedoeld om samen te werken, niet alleen binnen organisaties maar juist tussen organisaties.’

Inmiddels heeft SURF in juni 20102 een overeenkomst afgesloten met Google voor de afname van Google Apps for Education. Hieronder valt een aantal programma’s die vooral zijn bedoeld om bestanden te delen en samen te werken, zoals Gmail, Google Docs, Google Calendar en Google Groups. Dit contract geldt voor dertien instellingen. Zij zijn goed voor 240.000 gebruikers die kosteloos van de programma’s gebruik kunnen maken. Passend in de multi vendor-strategie maakt SURF ook met andere cloud-aanbieders afspraken. Zo biedt SURF nu al een alternatief voor Google Apps in de vorm van Microsoft Office 365 for Education.

Iaas en Saas

Cloud computing op het werk kan verschillende vormen aannemen. Applicaties kunnen als dienst worden afgenomen (software as a service, kortweg Saas), maar organisaties kunnen er ook voor kiezen om hele serverparken de cloud in te brengen (infrastructure as a service, ofwel Iaas). ICT wordt daarmee inderdaad zoiets als water uit de kraan of stroom uit een stopcontact: altijd beschikbaar, traploos regelbaar en probleemloos in het gebruik. Cloud computing biedt onderwijsinstellingen bovendien de mogelijkheid om de samenwerking tussen instellingen te vergemakkelijken en schaalvoordeel bij de inkoop te benutten. Tot zover de theorie. De praktijk is weerbarstiger. Organisaties die de cloud in willen, hebben aardig wat vraagstukken op te lossen. De meest in het oog springende hebben te maken met het waarborgen van de continuïteit en de bescherming van de privacy.

Slikken of stikken

Wie na een gedegen afweging (zie kader Zeven tips) besluit de cloud in te gaan, kan een aantal maatregelen nemen om de continuïteit te waarborgen. Dat begint met het kiezen van de juiste partner. “Stel vooraf financiële eisen”, is één van de adviezen van juriste Rianne Bos, werkzaam bij EMTIO, een zusterbedrijf van M&I/Partners. “Je weet dan in elk geval dat je van doen hebt met een stabiele partner.” Verder geldt dat je bij grote partijen minder snel te maken krijgt met een faillissement dan bij kleinere partijen. “Daar staat tegenover dat het bij de grote jongens nauwelijks mogelijk is om af te wijken van standaardvoorwaarden. Het is vaak stikken of slikken”, aldus Bos.

Daarnaast is het zaak om goede escrowafspraken te maken. Die moeten bij cloud computing niet alleen betrekking hebben op de broncodes en de programma’s, maar ook op de data. En ook dan ben je er nog niet. Richard Sitters, adviseur bij M&I/Partners: “Bij een faillissement krijg je de data uiteindelijk wel terug, maar daar kan best een maand overheen gaan. Die tijd heb je niet. Zorg dus voor een kopie van je data op een andere locatie en regel een periodieke restore.” Bos adviseert soms om nog een stap verder te gaan, door afspraken te maken met een tweede cloud-aanbieder. Die moet dan meteen uit de startblokken komen als de eerste wegvalt, zodat de ICT-dienstverlening naadloos wordt voortgezet.

Een contract als korset

Ook bij minder dramatische gebeurtenissen dan een faillissement kan bij cloud computing de continuïteit van de dienstverlening in gevaar komen. De zakelijke markt voor cloud computing is nog lang niet uitgekristalliseerd. Het is waarschijnlijk dat aanbieders hun dienstverleningsconcepten nog gaan aanpassen. Andersom weet je als afnemer wellicht nog niet waaraan je de komende jaren behoefte hebt. Een contract wordt dan al snel een korset. De frictie die dat oplevert is nooit helemaal te voorkomen. Wel kun je de risico’s verkleinen door een partner te kiezen met een gelijkluidende visie op ICTdienstverlening. En door zoveel mogelijk flexibiliteit in de overeenkomst in te bouwen. Bos: “Denk niet alleen aan de contractduur. Je kunt bijvoorbeeld ook vastleggen dat je later nadere overeenkomsten maakt. Hoe dan ook moet je zorgen dat je op een eenvoudige manier meer of juist minder diensten kunt afnemen.”

Zeven tips voor wie de cloud in wil

1. Vraag je af waarom de organisatie de cloud in wil. Een cloudoplossing is geen doel op zich, maar moet bijdragen aan het verwezenlijken van de organisatieambities.

2. Praat in business-termen. Wie bestuurders wil overtuigen, vergeet de techniek en maakt van zijn cloud-plan een business-case.

3. Kijk of je er klaar voor bent. Weet wat je wilt en bovenal weet wat je hebt: welke applicaties draaien er? Zijn alle licenties op orde? Is er een veiligheidsplan?

4. Houd de regie in eigen hand. Uw cloud-dienstverlener moet strak aangestuurd worden, met de service level agreements als leidraad.

5. Stel de data op voorhand veilig. Regel de cloud-escrow. Bewaar ergens anders een kopie van de data en zorg periodiek voor een restore.

6. Check de transparantie. Eis heldere antwoorden op heldere vragen. Bijv.: waar bevinden zich mijn data? Krijgt u geen goed antwoord? Ga dan een deurtje verder.

7. Samenwerken? Wees eerlijk! Als u samen met andere organisaties cloud-diensten inkoopt, dan is de mate waarin deze diensten worden gebruikt de verdeelsleutel. En niet bijvoorbeeld het aantal werknemers of de omzet van de afzonderlijke partners.

Safe Harbor Principles

Naast het waarborgen van de continuïteit is het garanderen van de privacybescherming het tweede wakkerligpunt van bestuurders en ICT-directeuren. Wie in zee gaat met een cloudaanbieder weet op voorhand niet waar de data zich bevinden. “Eis duidelijkheid”, is het advies van Sitters. “Natuurlijk, organisaties als Google zullen het antwoord schuldig blijven, maar bedrijfskritische applicaties draaien meestal niet op een publieke cloud. Laat de aanbieder dus maar aanwijzen waar de data zich bevinden.” Het aspect privacybescherming krijgt nog een extra dimensie als de cloud-aanbieder een Amerikaanse organisatie is of wanneer de aanbieder Amerikaanse vestigingen heeft. Op grond van onder meer de Patriot Act kan de Amerikaanse overheid (persoons)gegevens opvragen bij cloud-aanbieders. Dat botst met de visie op privacybescherming die Europa heeft. Om op een verantwoorde manier data met persoonsgegevens door te geven aan bedrijven in de VS, zijn de Safe Harbor Principles ontwikkeld. Wie deze principes onderschrijft, legt zichzelf een aantal regels op om de privacy te beschermen. Uit een recente zienswijze van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) blijkt echter dat dit niet voldoende is om aan Nederlandse en Europese privacywetgeving te voldoen. Wie in zee gaat met een cloudaanbieder die is gevestigd in de VS, zal veelal aanvullende afspraken moeten maken en blijven toezien op de naleving daarvan.

Kritische kanttekeningen

Hamvraag van de avond was natuurlijk of de aanwezige mbo-vertegenwoordigers op termijn de overgang naar de cloud zien zitten. Hoewel de meesten de voordelen er wel van inzien, waren de meningen niet onverdeeld positief. De meeste deelnemers plaatsten kritische kanttekeningen bij de privacybescherming. Jaap de Mare, adviseur bij M&I/Partners, vatte de discussie aan zijn dinertafel als volgt samen: “Wellicht kun je in veel situaties beter gebruik maken van elkaars overcapaciteit. Je creëert dan een private cloud, in plaats van dat je alles in de publieke cloud brengt.” Over één ding waren de deelnemers het roerend eens: de overstap naar de cloud betekent geen maximale ontzorging. Richard Sitters: “Je zult behoefte krijgen aan een ander type functionaris als je de cloud in gaat. Aan iemand die zorgt voor een goede aansturing van de partij die de clouddiensten levert. Goed contractmanagement is essentieel.” Jeroen Westerik, adviseur bij M&I/ Partners: “We hebben vooral stilgestaan bij de vraag hoeveel regie je kunt houden, als instelling of gezamenlijk, en waar je plicht eindigt om te voorkomen dat leerlingen in de problemen komen. Misschien dat je op een bepaald gebied wordt ontzorgd, maar daar krijg je gewoon andere zorgen voor terug.”

Voor meer informatie over dit artikel kunt u contact opnemen met Karin Zwiggelaar van M&I/Partners, 033-4220 220, Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. , www.mxi.nl

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners