Ludo Cuijpers, dienst ICT, Leeuwenborgh Opleidingen: “De gebruiker vraagt steeds meer flexibiliteit”

E-mailadres Afdrukken

Leeuwenborgh heeft al meerdere jaren een “cloud, tenzij” beleid: toepassingen worden als cloud dienst afgenomen, tenzij dit echt niet anders kan. Deze benadering heeft geleid tot een afname van beheer en meer flexibiliteit. Toch vraagt het onderwijs, met name deelnemers en jonge docenten, nog steeds om méér flexibiliteit. De dienst ICT van Leeuwenborgh Opleidingen wil die ook bieden.

Leeuwenborgh Opleidingen is een ROC in Zuid–Limburg dat beroepsonderwijs en educatie verzorgt vanuit locaties in Maastricht en Sittard. De organisatie telt 550 docenten en 340 medewerkers in ondersteunende functies.

Deelnemers bij Leeuwenborgh kunnen hun eigen laptop gebruiken, en krijgen daar toch ondersteuning bij. Ook kunnen docenten binnenkort zelf bepalen welke sociale media in de lessen worden gebruikt. Volgens Ludo Cuijpers, directeur van de dienst ICT, loopt het onderwijs hiermee vóór op het bedrijfsleven. Deze case laat zien hoe Leeuwenborgh Opleidingen dit mogelijk maakt en beheersbaar houdt.

Informatisering in dienst van het onderwijs

Leeuwenborgh maakt intensief gebruik van ICT. Alle deelnemers in de jaren 1 en 2 (op twee opleidingen na) hebben een eigen laptop. Daarnaast blijken in de praktijk vrijwel alle deelnemers ook thuis de beschikking over tenminste één PC te hebben.

De dienst ICT ondersteunt het onderwijs: het primaire proces van Leeuwenborgh. Daarbij gaat het om 7.000 werkplekken, waarvan ruim 6.000 voor de deelnemers. De overige werkplekken zijn van docenten (650 notebooks) en ondersteunende medewerkers.

Deelnemers genereren 75% en docenten voor 25% van de geregistreerde meldingen bij het Leeuwenborgh Meldpunt (servicepunt voor ICT). De helft van de medewerkers van de dienst zijn stagiairs van het ICT Lyceum.

Hoewel de deelnemers hun laptop zelf kunnen kiezen, geeft de dienst ICT daar toch ondersteuning op. Het overgrote deel van de meldingen betreft verbindingsproblemen, die met een eenvoudige checklist door de stagiairs worden afgewikkeld. In de praktijk gaat de dienstverlening zelfs nog iets verder, zoals het installeren van een (open source) virusscanner.

De werkplekondersteuning is daarmee zo efficiënt ingericht dat naast de stagiaires slechts 2 fte nodig zijn. Verder stimuleert men zelfservice door middel van praktische brochures, en ontvangen de deelnemers op de eerste dag een goede ICT-voorlichting.

Het cloud-tenzij beleid betekende een verschuiving van technisch applicatie beheer naar contractbeheer en informatie management. In de afgelopen jaren is het aantal beheerders bij Leeuwenborgh afgenomen, maar het niveau van de beheerders toegenomen. Leeuwenborgh streeft er naar alle medewerkers van de dienst ICT op te leiden tot HBO-niveau.

Ruime ervaring met cloud computing

In 2008 heeft Leeuwenborgh een meerjarenvisie op ICT geformuleerd, waarbij werd besloten om applicaties zoveel mogelijk extern te beheren. Het streven is om in 2012 alle applicaties via de cloud af te nemen.

Al in 2008 heeft Leeuwenborgh Google Apps for Education ingevoerd en alle deelnemers een emailadres van de instelling gegeven. Omdat er daarvóór geen e-mail voor de deelnemers beschikbaar was, was er geen overgangstraject nodig. De invoering verliep gemakkelijk en de deelnemers konden meteen met Gmail werken.

Leeuwenborgh gebruikt o.a. Google Apps als platform voor online samenwerking, een manier van werken die aansluit bij de leefwereld van de deelnemers. Voor de medewerkers is online samenwerken aan documenten vrij nieuw, waardoor toch enige opleiding nodig blijkt te zijn.

De acceptatiegraad van Gmail is onder deelnemers echter laag. Deelnemers willen in toenemende mate zelf hun email-voorziening kiezen, en Leeuwenborgh wil dat ook mogelijk maken. Ongeveer een derde van hen gebruikt Gmail actief, hoewel Leeuwenborgh bv. roosterwijzigingen wel via Gmail doorgeeft.

Inmiddels zijn vrijwel alle onderwijsapplicaties webbased en als clouddienst geleverd door de leverancier, zoals Fronter (ELO), Gronos (aanwezigheidsregistratie), en de content van Deviant en Schoonenvaart. Enkele applicaties zijn door hun aard (nog) niet als clouddienst beschikbaar, zoals de ontwerpsoftware van AutoCad.

Voor de backoffice maakt Leeuwenborgh gebruik van SAP, op eigen servers, die wel extern zijn gehost (bij het SSC van Cofely in Beek).

Leeuwenborgh overweegt om voor het personeel Microsoft Sharepoint in te gaan zetten (als cloud applicatie). En op termijn zal wellicht ook voor de deelnemers Sharepoint worden ingezet. De belangrijkste reden daarvoor is dat de acceptatiegraad van Google Apps nog laag is, zowel bij de Leeuwenborg-gebruikers als in het bedrijfsleven. De omgeving van Microsoft is dan ook relevanter voor de beroepspraktijk.

Cloud computing: een keten van ICT

Leeuwenborgh heeft inmiddels ervaren dat de inzet van web-applicaties en cloud computing veel eisen stelt aan de gehele keten van ICT-dienstverlening. Een voorbeeld van een incident rond een onderwijsapplicatie illustreert dit.
Naar aanleiding van herhaalde klachten bij het Meldpunt over een niet (goed) werkende cloudapplicatie doorliep Leeuwenborgh de volgende stappen:

  1. De draadloze verbindingen bleken onvoldoende capaciteit te hebben om deze applicatie goed te ondersteunen. Daarop werd het draadloze netwerk van Leeuwenborgh opgewaardeerd. Dit loste de performanceproblemen echter niet op.
  2. Vervolgens bleek de verwerkingscapaciteit van de leverancier van de clouddienst onvoldoende. De leverancier breidde daarop de capaciteit van haar servers uit, maar nog steeds konden veel deelnemers niet met de applicatie werken.
  3. Nader onderzoek leerde dat deelnemers vaak niet de goede laptopinstellingen hadden of dat de leverancier de gebruikte internetbrowser niet ondersteunt. Toen ook daar maatregelen voor genomen waren kon een deel van de deelnemers de applicatie nog steeds niet gebruiken.
  4. Tot slot bleek dat een deel van de deelnemers nog niet had betaald voor de licentie. (Deelnemers in het MBO dragen de kosten van leermaterialen zelf.) Nadat dit alsnog was gebeurd, konden ook zij de applicatie gebruiken.

Dit voorbeeld laat zien dat bij cloudapplicaties de gehele keten, van leerling tot en met leverancier, betrokken is. Het illustreert dat het gebruik van clouddiensten op sommige punten weliswaar leidt tot vermindering van complexiteit, maar dat er wel degelijk beheeractiviteiten overblijven. Zoals eerder beschreven heeft de dienst ICT deze efficiënt ingericht, met tegelijk een goed serviceniveau voor de deelnemers.

Checklist laptopsupport deelnemers

  • doet je notebook het?
  • kom je op het netwerk?
  • ben je ingeschreven?
  • gebruik je de juiste crebo-code?
  • kloppen je instellingen (Java,…)?
  • heb je betaald voor de content?
  • werkt het Leeuwenborgh-netwerk?
  • werkt de dienst van de leverancier?

De ‘achterkant’ wordt steeds complexer

Naast applicaties die direct op het onderwijs zijn gericht, wordt in het onderwijs ook steeds meer gebruik gemaakt van social media. Met name jongere docenten willen dat deze beschikbaar zijn voor het onderwijs. Leeuwenborgh wil daar alle ruimte aan geven en in beginsel geen enkel verkeer blokkeren.

Daarnaast zijn de door het onderwijs gebruikte toepassingen in toenemende mate multimediaal. Zo maakt de sector economie gebruik van de digitale leeromgeving Schoonenvaart: een digitale stad met veel grafische en interactieve elementen. Dat vraagt echter om meer bandbreedte en om meer functionaliteiten in het (locale) netwerk.

Vrijwel al deze toepassingen worden geleverd in de vorm van cloudapplicaties. Dit betekent minder technisch applicatiebeheer, maar vereist wel aanpassingen in de eigen technische infrastructuur. Leeuwenborgh geeft twee voorbeelden.

  • differentiatie van het netwerkverkeer
    Verschillende toepassingen vragen ook om verschillende service- en beveiligingsniveaus. Zo moet een toepassing voor het afnemen van een examen goed beveiligd zijn tegen inbreuken van buitenaf. Aan de andere kant zijn er onderwijssituaties waar juist vrijheid nodig is, om social media en gaming mogelijk te maken.
    Leeuwenborgh wil in de infrastructuur voor deelnemers 3 niveaus onderscheiden: een examennetwerk, een onderwijsnetwerk en een open netwerk. Deze differentiatie vraagt technische voorzieningen die tot een complexer technisch beheer leiden.
  • identiteits- en toegangsbeheer
    Met het groeiende aantal applicaties neemt ook het belang van identiteits- en toegangsbeheer toe. Leeuwenborgh is daarom recent gestart met een IAM-project (Identity & Access Management). Dit project moet voor de gebruiker meer gemak bieden en tegelijk het beheer transparanter en efficiënter maken.
    De dienst ICT heeft ook het instrumentarium uitgebreid om de infrastructuur beter te kunnen beheren. Dit betreft IT management software om de prestaties van de eigen infrastructuur op afstand te kunnen volgen (tot op het niveau van individuele netwerksegmenten) en om complete klassen van verkeer, zoals games, te kunnen toelaten of juist te kunnen uitsluiten.

Nieuwe toepassingen: in het onderwijs eerder dan het bedrijfsleven!

Het onderwijs maakt véél intensiever dan het bedrijfsleven gebruik van social media en multimediale toepassingen. En dat in een omgeving die een grotere openheid kent dan het bedrijfsleven. Verder maakt het onderwijs (vooral de deelnemers) éérder dan het bedrijfsleven gebruik van nieuwe versies van software zoals Office-toepassingen. “De deelnemer brengt de consumentenmarkt binnen de instelling.”

Het aanbod aan technische (netwerk)voorzieningen in de markt is echter vooral gericht op het bedrijfsleven. Mede daardoor loopt Leeuwenborgh aan tegen allerlei praktische vraagstukken op het gebied van bandbreedte, authenticatie, differentiatie van beveiligings- en serviceniveaus. Het onderwijs loopt dus voor op het bedrijfsleven, maar dat brengt ook pionieren – en daarmee (uitzoek)werk - met zich mee. Samenwerking tussen instellingen kan daarbij helpen.

_________

Colofon

Deze case-beschrijving is gemaakt o.b.v. gesprekken met Ludo Cuijpers, directeur dienst ICT van Leeuwenborgh opleidingen. Meer informatie over cloud computing in het onderwijs treft u op www.surfnetkennisnetproject.nl/cloud. Op deze website van het SURFnet/Kennisnet Innovatieprogramma treft u de publicatie ‘Cloud computing in het onderwijs’, verdiepende rapporten en casebeschrijvingen.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners