Informatiesystemen vergeleken

E-mailadres Afdrukken

Met goede informatiesystemen voor vastgoed- en facilitymanagement kunnen kosten worden bespaard en risico’s beter worden beheerst. Maar het kiezen van een goed systeem is een flinke uitdaging. Bouwstenen voor Sociaal zette de systemen op een rij en inventariseerde de gebruikservaring.


Op de website van Bouwstenen staan 48 systemen die op de markt te verkrijgen zijn, waarvan 19 voor het onderwijs. Door middel van een filter zijn deze systemen makkelijk te selecteren en te bekijken. Ook de ervaring van gebruikers is hier in te zien.

Meer grip op onderhoud
Goede informatie over de schoolgebouwen ondersteunt het schoolbestuur bij de besluitvorming rond investeringen en de financiële planning. Daarbij zijn ze handig voor de werkplanning en de communicatie met leveranciers en samenwerkingspartners. Voor veel scholen is het “zelf meer grip krijgen op de onderhoudsplanning” en daarmee de onderhoudskosten, de belangrijkste reden om een vastgoedinformatiesysteem aan te schaffen. Wim Lengkeek, beleidsadviseur huisvesting bij Florion (23 scholen): “Het gaat bij onderhoud om meer dan de technische staat. Onze mensen kennen het gebouw, weten hoe ze worden gebruikt en kunnen verschillende klussen met elkaar afstemmen. Dat werkt efficiënter en is kostenbesparend. Het systeem ondersteunt ons werk.”

Antwoord op vragen
Bij de keuze van een systeem is het belangrijk inzicht te hebben in het systeemlandschap waarin het geïnstalleerd wordt en waarmee het nieuwe systeem moet communiceren. Welke besturingssystemen worden gebruikt. Bij webbased oplossingen is het van belang te weten of er licenties voor de achterliggende databases moeten worden aangeschaft. Dergelijke technische zaken zijn belangrijk, maar uiteindelijk gaat het er om of het systemen antwoord kan geven op vragen als ‘wat is er nodig om de gebouwen te onderhouden?’, ‘hoe presteren de gebouwen op het gebied van energie?’ en ‘welke effecten hebben maatregelen op het binnenklimaat en de energierekening?’ Door die vragen goed te formuleren en te prioriteren, kan een passend systeem worden geselecteerd.

Doorlopende updates
Peter Couwenberg, consultant informatiemanagement bij Royal HaskoningDHV: “Er zijn geen slechte systemen op de markt. Elk systeem heeft voor- en nadelen. Wat wel van belang is dat het systeem aansluit bij de informatiebehoefte en de bedrijfsprocessen van de gebruiker. Ook de rol die de informatie kan leveren bij het vermijden van risico’s in kritische bedrijfsprocessen is van belang. Andere organisatievormen, wijzigende vastgoedstrategieën en technologische vernieuwingen vragen om andere functionaliteiten in informatiesystemen en dus doorlopende updates, functionele uitbreidingen of zelfs een totale upgrade.”

In onderstaand schema worden de 19 informatiesystemen voor het onderwijs op een aantal onderdelen met elkaar vergeleken. Een meer uitgebreid overzicht en vergelijking van de systemen is te vinden in de publicatie 'In Control' die jaarlijks door Bouwstenen wordt uitgebracht. In de laatste versie van deze uitgave (ook digitaal te verkrijgen) treft u bijvoorbeeld artikelen over exploitatierisico's, veiligheid, BIM, benchmarking en the internet of things. Op de website van Bouwstenen zijn de uitgebreide systeembeschrijvingen en de beoordelingen van gebruikers te vinden.
Komend jaar wordt het onderzoek verbreed van 'informatiesystemen' naar 'informatiemanagement voor vastgoed en facility managers'. De resultaten daarvan zullen net als vorig jaar worden gepresenteerd op de najaarsbijeenkomst van Bouwstenen.

Deel uw ervaring
Een informatiesysteem kan technisch nog zo geavanceerd zijn, wat echt telt is de tevredenheid van de gebruikers. Doet het systeem wat het moet doen en is het handig in gebruik? Om dat te achterhalen verzamelt Bouwstenen gebruikerservaringen. Dat helpt anderen bij het zoeken naar een nieuw systeem en leveranciers om hun systemen te verbeteren.

U kunt de ervaringen van anderen raadplegen en uw eigen ervaring achterlaten bij het overzicht van managementsystemen op de website van Bouwstenen.

Meedoen?
Bij Bouwstenen krijgt het onderwerp informatiemanagement in 2017 extra aandacht. Op 14 juni 2017 is er een bijeenkomst in Amersfoort over de (benodigde) informatie voor vastgoed- en facilitymanagement. Scholen en gemeenten kunnen zich hiervoor gratis aanmelden. Meer informatie op www.bouwstenen.nl.

Leveranciers die willen meedoen met het ontwikkelprogramma op dit gebied en nog niet zijn aangehaakt kunnen een mail sturen naar Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. .

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

December uitgave

Partners