Wim Lengkeek, adviseur VGPO Accretio: “OCS-planner is het gebouwmanagement systeem waarmee we het meerjarenonderhoud zélf kunnen uitvoeren”

E-mailadres Afdrukken

In 2014 besloot GO|ON, een samenwerkingsverband van drie gereformeerde PO-besturen en 1 VO-bestuur in Overijssel, voor een gebouwmanagementsysteem te kiezen waarmee de besturen de planning voor het meerjarenonderhoud geheel in eigen beheer konden houden. Er werd gekozen voor de OCS-planner en samen met Fer Gerritzen van OCS werden de planningen van alle 34 basisscholen en 4 PO-scholen in het systeem ondergebracht.

Wim Lengkeek, adviseur VGPO Accretio

De reden dat voor OCS gekozen werd lag in het gegeven dat OCS flexibel in te richten is, geheel volgens eigen wensen. Bovendien bleek OCS een aantal modules extra te willen en te kunnen maken die het geheel een meerwaarde zouden kunnen geven. Om de planning van het onderhoud in het systeem te krijgen werd gebruik gemaakt van tot dan toe gebruikte rapportages van diverse origine. Die werden meegenomen naar de scholen en ter plekke werd een schouw gehouden en werd een nieuwe planning in het systeem gebracht. Daarmee waren alle scholen in één keer voorzien van een gelijke structuur wat het MOP betreft. Voor de besturen gemakkelijker scholen met elkaar te vergelijken, meer schoolse overzichten te maken, en een eenduidige basis te genereren voor de jaarlijkse begroting onderhoud.
Inmiddels zijn er intern een aantal medewerkers geschoold in nen2767 inspecties, zodat we dat in principe ook in eigen beheer kunnen doen. Door zo’n 10-12 scholen per jaar een keer grondig te bekijken houden we daarmee een cyclus van drie jaar aan.

Daarnaast werd op alle scholen die ouder waren dan tien jaar een energiescan uitgevoerd op basis waarvan naast het reguliere onderhoud allerhande wensen en plannen in de OCS-planner werden opgenomen door simpelweg die onderdelen een specifieke code mee te geven. Daarmee kan per school zichtbaar worden gemaakt op welke punten winst kan worden geboekt door energiebesparende maatregelen te nemen (zie figuur 1). Omdat de geschatte kosten daarbij ook in beeld komen zie je als bestuur in één oogopslag wat het betekent om een school te verduurzamen van energielabel D naar A bijvoorbeeld.


Deze toevoeging blijkt in de praktijk goed te werken: het laaghangende fruit pik je direct mee, de grotere investeringen worden per school bekeken:

  • Wat is het toekomstperspectief van de school: groei/krimp, blijft de school hier of is verplaatsen wellicht aan de orde of een optie?
  • Hoe oud is de school: is er sprake van renovatie, groot onderhoud en wanneer dan?
  • Zijn er onderwijskundige aanpassingen nodig of gewenst en zijn die uitvoerbaar?
  • Is het gebouw veilig en gezond om in te werken?


Wanneer de besturen hier mee bezig zijn, komen er ook andere vragen om de hoek kijken:

  • Welke plek neemt de school in in het IHP? Is er (op termijn) nieuwbouw gepland?
  • Wat is eigenlijk de gewenste kwaliteit van de gebouwen, waar streef je naar als bestuur?
  • Hoe gaan we eigenlijk om met ‘duurzaamheid’ als het om onze gebouwen gaat en welk gedrag vraagt dat van ons als gebruikers?


Om de kwaliteit van een school te kunnen meten gingen we op zoek naar een manier om dat te kunnen doen, samen met OCS. We wilden daarbij graag aansluiten bij het landelijke Kwaliteitskader PO voor gebouwen dat in 2012 ontwikkeld is door de PO-Raad en inmiddels in beheer is bij Ruimte-OK (zie figuur 2).

De kwaliteitseisen voor bestaande gebouwen hebben we in het OCS-systeem gebracht middels een aparte module en er een aantal pilots mee gedraaid. Daaruit bleek dat het afnemen van een kwaliteitsscan arbeidsintensief is, je hebt er veel apparatuur voor nodig en veel uitkomsten bleken ook best wel subjectief te duiden. De conclusie was dan ook dat deze module zeker nuttig is voor die scholen die op de nominatie staan om grondig gerenoveerd te worden. Dan is het zinvol om de prestaties van het ‘huidige’ gebouw goed ik kaart te hebben om een goed programma van eisen op te kunnen stellen met betrekking tot renovatie. Omdat de kwaliteit van een gebouw niet alleen in licht, lucht en energiebeheersing zit, maar ook in gebruiksvriendelijkheid, beleving enz., krijg je een aardig totaalbeeld.

Naast deze toepassingen die allemaal met OCS te maken hebben is GO|ON ook bezig om met OCS een module te bouwen waarmee het onderhoud dat uitgevoerd is een plek kan krijgen. Dat gaat gebeuren met behulp van een koppeling met het administratiesysteem. Daarin worden immers toch alle nota’s verwerkt. Deze module is momenteel in de maak, maar de eerste resultaten lijken veelbelovend. Door te zorgen dat de nota’s die met onderhoud en beheer te maken hebben in OCS een plek krijgen kunnen we goed volgen of het onderhoud dat gepland was ook is uitgevoerd, maar ook of we de kosten goed hadden ingeschat. Dat geeft weer een extra mogelijkheid om goed in te schatten wat het onderhoud gaat kosten en hoe hoog de voorzieningen voor onderhoud meerjaarlijks dus moeten zijn.

Concluderend: GO|ON wilde bewust kunnen sturen op de huisvesting. Daarvoor heb je goede informatie nodig en daarvoor heb je een instrument nodig dat die informatie kan leveren. Door hier bewust mee om te gaan kan een bestuur veel geld uitsparen dat beter ingezet kan worden in het primaire proces. Bovendien is het resultaat dat er onderwijs gegeven wordt in veilige en gezonde gebouwen waar het prettig werken en leren is.

OCS maatschappelijk vastgoed BV
Fer Gerritzen | tel. 024-3730088 | Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. | www.ocs-net.nl

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners