Met VGDB heeft Summa College grip op het vastgoed

E-mailadres Afdrukken

Voor effectief en efficiënt beheer van schoolgebouwen is een up-to-date databank van alle vastgoedgegevens essentieel. Het Summa College in Eindhoven, voormalig ROC, zag dit enkele jaren geleden in en ging in zee met Vastgoeddatabank Nederland (VGDB). “Ons werk is sindsdien een stuk overzichtelijker geworden”, stelt Gerd van Hout, stafmedewerker vastgoed bij het Summa College.

 

Maarten Janssen, commercieel directeur VGDB en Gerd van Hout, stafmedewerker vastgoed Summa College (rechts).

“Ons werk is een stuk overzichtelijker geworden”
Vijf jaar geleden begonnen Vastgoed-databank Nederland en het Summa College aan de omvangrijke klus om alle vastgoeddata van het college te verzamelen en digitaal op te slaan in een vastgoeddatabank. Gerd van Hout, die rond die tijd begon als stafmedewerker op de afdeling huisvesting heeft sindsdien een hoop zien veranderen. “Ik merkte al snel dat er eigenlijk weinig tekeningen waren. We hadden geen vast tekeningenbestand. Overal lag wat en het meeste nog gewoon op papier. Daarom zijn we een project gestart om alles wat we aan tekeningen hadden te verzamelen. Daar zijn we zeker een jaar mee bezig geweest.”

Het digitaliseren van alle gegevens en het revisiebeheer van de vastgoeddata ligt in handen van VGDB. Maarten Janssen, commercieel directeur van VGDB: “Wij zorgen ervoor dat het Summa College altijd de laatste, kloppende versie van de bouwtekeningen heeft. Heel belangrijk bij verbouwingen en renovaties. Maar we brengen ook alle vierkante meters in kaart, zorgen dat de vluchtplattegronden up-to-date zijn en zetten keuringsrapportages in het systeem.”

Snel schakelen
In totaal werden zeker 1800 tekeningen gescand en in de databank gezet. Janssen: “We hebben alle beschikbare vastgoeddata gecodeerd opgeslagen in de vastgoeddatabank. Dit systeem is voor verschillende mensen binnen het Summa College toegankelijk, maar niet iedereen heeft toegang tot alle bestanden. Dat verschilt per functie. Ook kunnen externe partijen toegang krijgen tot de databank, zodat bij verbouwingen en renovaties iedereen de juiste tekeningen kan inzien. Dat scheelt een hoop tijd en zorgt ervoor dat er bij projecten snel geschakeld kan worden.”

Gerd van Hout: “We zijn bijna een jaar bezig geweest om de basis goed neer te zetten, daarna is het systeem langzaam uitgebreid. Bij elke verbouwing proberen we zoveel mogelijk informatie te verzamelen bij de architect en de gemeente, dat vervolgens door VGDB in het systeem wordt gezet. Zo bouwen we het systeem steeds verder op. Meteen van alle locaties alle informatie willen verzamelen is simpelweg teveel werk. Maar na vijf jaar hebben we nu een zeer uitgebreid systeem dat nog maandelijks verder groeit. In die zin is het echt een continu proces.”

Projecten
“Het databankgedeelte staat nu goed in de steigers, we werken nu als aanvulling op het systeem aan een projectengedeelte”, vertelt Janssen. “De databank beheren wij, in het projectengedeelte kunnen alle betrokken partijen tijdens een project tekeningen en informatie zetten. Dat is een soort vergaarbak van informatie. Iedereen kan die tekeningen meteen inzien, er kunnen afspraken in worden gezet en er kunnen aantekeningen aan worden toegevoegd. Als het project is afgerond kunnen we snel en simpel alle data in een keer overzetten naar de databank.”

Van Hout is zeer te spreken over de databank. “We hebben in totaal twintig locaties, waarvan veertien grotere en een totaal vloeroppervlakte van 145.000 vierkante meters. We zijn eigenlijk continu in beweging. Altijd verandert er ergens wel iets op het gebied van huisvesting. Er worden telkens andere eisen aan het onderwijs gesteld. Scholen groeien of krimpen, klassen moeten groter of juist kleiner. En na een periode waarin vooral les werd gegeven in open ruimtes, gaan we nu weer terug naar kleinere groepjes en meer traditionele klassen. Zo zijn we constant in beweging. Een overzichtelijke databank waarin je alle vastgoedgegevens kunt vinden is dan onontbeerlijk.”

Niet alleen bij de grotere projecten en verbouwingen werpt dit systeem zijn vruchten af, ook bij kleine aanpassingen of reparaties biedt de databank uitkomst. Janssen: “Je hebt snel de juiste informatie. Daarmee voorkom je ergernissen, bespaar je veel tijd en dus ook geld.” Van Hout heeft een treffend voorbeeld. “Laatst moest er ergens een brandslanghaspel verplaatst worden, maar kon de monteur de afsluiter niet vinden. Dat kunnen wij vervolgens met enkele muisklikken in het systeem opzoeken. De monteur kon daardoor snel weer verder met zijn werk. In het verleden heb ik wel eens meegemaakt dat we voor een heel gebouw het water af moesten sluiten omdat we die informatie niet voorhanden hadden.”

Huisvestingsplan
Het Summa College werkt momenteel aan een strategisch huisvestingsplan en daarbij komt de databank uiteraard goed van pas. “De input van het vierkante meterverbruik is hierbij heel belangrijk”, vertelt Van Hout. “In het huisvestingsplan komt precies te staan wat we de komende jaren gaan doen met onze gebouwen. Welke vierkante meters we nodig hebben, waar we ruimte tekort komen en welke panden we willen afstoten. De hele toekomstige vastgoedontwikkeling van het Summa College komt in dit plan te staan. Heel handig dus om alle informatie digitaal voorhanden te hebben.”

De afdeling Huisvesting van het Summa College telt op dit moment twee man. “Samen met mijn collega ben ik verantwoordelijk voor de huisvesting”, vertelt Van Hout. “Dat betekent dat we veel met projecten bezig zijn, maar we krijgen ook dagelijks vragen uit de organisatie over ons vastgoed. Met de databank kunnen we daar snel en adequaat op reageren. Bovendien kunnen we locatiemanagers en medewerkers van de facilitaire dienst autoriseren om gebruik te maken van het systeem op verschillende niveaus. Maar ook externe partijen kunnen we makkelijker aansturen en eventueel tijdelijk toegang bieden tot de databank. Daardoor kunnen we eigenlijk altijd heel snel schakelen.”

Groeiende interesse
Het Summa College was de eerste onderwijsinstelling in de regio Eindhoven die met VGDB in zee ging. Maar volgens Janssen zien steeds meer scholen het belang van het digitaliseren en goed archiveren van bouwtekeningen en vastgoedinformatie. “Zowel grote onderwijsinstellingen als kleine organisaties en overkoepelende organisaties maken hier werk van. Zo beheren we nu bijvoorbeeld ook voor een middelbare school, een eenpitter, de vastgoeddata. Ook voor hen biedt de databank natuurlijk grote voordelen.”

Ook Van Hout merkt bij collega’s van andere onderwijsinstellingen een groeiende interesse in de vastgoeddatabank. “Wij zitten in een samenwerkingsverband van verschillende ROC’s en ik merk dat steeds meer collega’s hiermee bezig zijn of mee willen starten. Het kan ook bijna niet anders in deze tijd. Met dit systeem heb je altijd en overal toegang tot je vastgoeddata, dat maakt het werk een stuk overzichtelijker.”

Voor meer informatie:
Maarten Janssen, 040-2364975
www.vgdb.nl

 

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners