“Alleen de juiste professional met kennis van gebouwenbeheer zal van toegevoegde waarde zijn”

E-mailadres Afdrukken

Vanaf 1 januari 2015 is het dan zover: de scholen in het primair onderwijs moeten het buitenonderhoud zelf gaan regelen. In de diverse media wordt hier aandacht aan gegeven: er worden voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd, maar ook van de kant van de bedrijven is de nodige aandacht om hierop in te springen. En ook in dit artikel besteedt Bart Jan Westerhof, Manager Huisvesting en Beheer van de Scholengroep Over en Midden Betuwe, er aandacht aan.

 

Omdat er veel over gesproken wordt, komt bij mij de vraag naar boven of de essentie goed doordacht is en de betekenis van de gevolgen van deze overheveling ook goed worden ingeschat. Er komt een extra vergoeding, maar het gaat niet alleen om het geld. Wat veel belangrijker is hoe de functie vervuld gaat worden: wie gaat er over de huisvesting en is diegene toegerust om hiermee aan de slag te gaan? Weten we precies wat we aan huisvesting hebben en kunnen we er ook iets mee. Allemaal vraagstukken waarover goed nagedacht moet worden.

Ik ben reeds 10 jaar werkzaam in het voortgezet onderwijs, bij de scholengroep Over en Midden Betuwe. In 2005 heb ik de overheveling in het voortgezet onderwijs meegemaakt. De vraag die ik mij kan stellen is: gaat het beheer van de gebouwen nu beter? Uit het wetenschappelijk onderzoek dat ik afgelopen jaar gedaan heb binnen het voortgezet onderwijs blijkt dat het beheer in het voortgezet onderwijs nog steeds op operationeel niveau blijft steken. Voor het primair onderwijs zou het mijn wens zijn om in te zetten op een professionaliseringsslag voor het beheer. Alleen met de juiste professionals die weten wat beheer is, en niet een schooldirecteur die het er maar bij moet doen, kan Toegevoegde Waarde geleverd worden.

Ontwikkelingen
Het onderhoud moet professioneler. En dat kan ook. Om professioneel met de gebouwen om te gaan moet er een bepaalde beweging in gang gezet worden. De overheveling vormt een erg goede aanleiding om hier kritisch over na te denken. Daarnaast zijn er nog diverse, andere  ontwikkelingen die het noodzakelijk maken om op strategisch niveau over de huisvesting na te denken.

Vanuit de politiek wordt vaak de nadruk gelegd op de kwaliteit van het onderwijs. Voor het verbeteren van de kwaliteit van onderwijs speelt het gebouw, de werkomgeving, een rol als ondersteunend bedrijfsmiddel. Optimale werkomstandigheden zorgen ervoor dat er optimaal gepresteerd kan worden en dus kwaliteit geleverd kan worden. Er zijn diverse elementen in de werkomgeving die de prestaties kunnen beïnvloeden, te denken valt hierbij onder andere aan de luchtkwaliteit. Ook op andere punten heeft de huisvesting een mate van invloed op de kwaliteit van het onderwijs, al is het ook lastig om dit daadwerkelijk wetenschappelijk aan te tonen, te denken valt aan de uitstraling van het gebouw of de staat van onderhoud van het gebouw.

Daarnaast krijgt het onderwijs ook van tijd tot tijd te maken met bezuinigingen. Regelmatig ontstaat er druk op de rijksbekostiging. Doordat er minder geld binnen komt, is er minder geld beschikbaar voor de huisvesting. Het geld zal efficiënter en effectiever besteed moeten worden. Dit betekent mogelijk dat er bepaalde investeringen in onderhoud uitgesteld moeten worden en dat de exploitatie scherp gevolgd moet worden. Echter, vaak komt dit niet ten goede aan de kwaliteit van de huisvesting.

Ook hebben we te maken met bevolkingskrimp. Voor het onderwijs betekent dit dat er minder leerlingen zullen komen. Minder leerlingen betekent automatisch minder geld. Voor de huisvesting betekent dit dat er minder vierkante meters nodig zullen zijn en dat dit mogelijk leegstand kan opleveren vanwege een daling van de leerlingenpopulatie. De ruimtebehoefte zal in de toekomst afnemen. Voor de huisvesting betekent dit dat er gezocht moet worden naar alternatieven voor de bezetting van ruimten en dat er efficiënter met de huisvesting moet worden omgegaan.

En tenslotte horen we veel over duurzaamheid. Met name schoolgebouwen verbruiken veel energie vanwege hun slechte staat van onderhoud. Voor de huisvesting betekent dit dat de kosten van beheer verder zullen stijgen hetgeen een ongewenste ontwikkeling is. Er zal gezocht moeten worden naar alternatieve vormen van energieopwekking en ook het gebruiken van natuurlijke energiebronnen. Niet alleen vanuit een kostenoogpunt, maar zeker ook vanwege de verantwoordelijkheid die het onderwijs in de maatschappij vervuld moet hiervoor aandacht zijn.

Gezien deze ontwikkelingen is het gerechtvaardigd om de huisvesting een prominente plaats te geven in de besluitvorming van de scholen. Daarvoor moet huisvestingsmanagement een plaats krijgen in het organogram. De meest logische plaats is een staffunctie, omdat huisvesting een middel is en niet een doel op zich moet zijn.

Huisvestingsmanagement
Bovenstaande ontwikkelingen rechtvaardigen een andere kijk op de huisvesting. De focus moet anders. Hieronder is deze focusverandering weergegeven.

Oude situatie Nieuwe situatie
Reactief Proactief
Operationele focus Strategische focus
Beperkt aantal stakeholders Veel verschillende stakeholders
Vooral technische competenties Breed scala aan competenties
Losse (neven)taken Geïntegreerde taakgebieden
Sturen op kosten Sturen op toegevoegde waarde
Focus op bouwen, investeren Focus op gebruiken, exploiteren
Aanbodgericht Vraaggericht


Met de overdracht van het buitenonderhoud ontstaat dus een kans om een professionele insteek te kiezen voor het beheer van het maatschappelijk vastgoed. Een veel gebruikt model in de literatuur om de stappen in het professionaliseringsproces te duiden, is het 'Five stages of Corporate Real Estate development' model van Joroff (1993). Hij heeft een vijftal verschillende ontwikkelfases benoemd. Elke fase heeft daarin een andere focus waarbij rekening gehouden wordt met de verschillende taken die uitgevoerd moeten worden, de verantwoordelijkheden en ook de verschillende belangen.

De diverse ontwikkelstadia worden als volgt getypeerd:

  • Fase 1: De 'uitvoerder', deze heeft een dagelijkse, technische focus en richt zich met name op het bouwkundig en installatietechnische beheer van het vastgoed;
  • Fase 2: De 'controller', deze heeft een financiële focus en richt zich met name op kostenbeheersing en kostenverlaging van het vastgoed;
  • Fase 3: De 'handelaar', deze richt zich op de afstemming tussen vraag en aanbod binnen financiële grenzen, gericht op functionele aspecten;
  • Fase 4: De 'ondernemer', deze stelt huisvestingsplannen op voor de organisatie en is initiatiefnemer voor de tot standkoming van deze plannen. De huisvesting is gericht op ondersteuning van de bedrijfsplannen;
  • Fase 5: De 'strateeg', deze is adviseur voor de directie bij het nemen van strategische beslissingen over huisvesting als managementinstrument.


Naarmate de functie zich ontwikkelt wordt het huisvestingsmanagement uitgebreider en complexer. De basisgedachte is dat huisvestingsmanagement de verschillende fases kan doorlopen om steeds professioneler bezig te zijn met de huisvesting. Voor het primair onderwijs is het van belang om te kunnen duiden waar ze staan op deze ontwikkelingsladder en zeker ook waar ze naar toe willen, hoe ze de huisvesting willen inzetten.

Toegevoegde waarde
Een verdere ontwikkeling van het huisvestingsmanagement op de ladder van Joroff maakt het mogelijk dat er meer waarde toegevoegd kan worden aan het onderwijsproces.  Een concrete invulling van toegevoegde waarden voor de huisvesting levert het volgende op:

  • De huisvesting kan bijdragen aan het stimuleren van innovatie door bijvoorbeeld de inrichting van de ruimten aan de hand van kleur en materiaalgebruik en het stimuleren van mogelijkheden tot interactie tussen medewerkers.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het verhogen van de gebruikerstevredenheid door bijvoorbeeld het realiseren van een plezierige en comfortabele werkomgeving en een prettig en gezond binnenklimaat.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het verhogen van de gebruikerstevredenheid door bijvoorbeeld het realiseren van een plezierige en comfortabele werkomgeving en een prettig en gezond binnenklimaat.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het verbeteren van de cultuur door bijvoorbeeld contact te stimuleren door gemeenschappelijke werkruimten en ontmoetingsplekken.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het verhogen van de arbeidsproductiviteit door bijvoorbeeld korte looplijnen tussen functies die veel met elkaar samenwerken.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het verlagen van de kosten door bijvoorbeeld besparen op investeringskosten en exploitatiekosten.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het vergroten van de flexibiliteit door bijvoorbeeld het gebouw zo in te richten dat gemakkelijk aanpassingen mogelijk zijn.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het ondersteunen van het imago door bijvoorbeeld een ontwerp van het gebouw dat past bij de organisatie en dat bijdraagt aan de gastvrijheidsbeleving.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het vergroten van de financierbaarheid door planmatig onderhoud en tijdige renovatie waardoor het aantrekken van vreemd vermogen gunstiger kan zijn.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het beheersen van de risico’s door bijvoorbeeld het voorkomen van ongewenste situaties met betrekking tot veiligheid en gezondheid door de juiste arbeidsomstandigheden te creëren.
  • De huisvesting kan bijdragen aan het verbeteren van de leerprestaties door bijvoorbeeld het gebruik van de juiste verlichting en klimatologische omstandigheden.
  • De huisvesting kan bijdragen aan duurzaamheid door bijvoorbeeld energiebesparende maatregelen en het toepassen van milieuvriendelijke materialen.


Niet alle waarden kunnen zonder meer ingezet worden. Voor het toevoegen van waarde moet gezocht worden naar een optimale balans. Naarmate de organisatie zich in een ander stadium van ontwikkeling bevindt, worden belangen die de toegevoegde waarde beïnvloeden groter en wordt de bijdrage van de huisvesting voor de organisatie complexer.

Advies
Bovenstaande speerpunten van hoe de huisvesting georganiseerd moet zijn en welke toegevoegde waarden van belang zijn, vind ik enorm belangrijk bij het overnemen en positioneren van het onderhoud. Voor de schoolbesturen in het primair onderwijs heb ik het volgende advies:

  • Door proactief in te spelen op de actuele trends en ontwikkelingen kan middels de huisvesting  toegevoegde waarde geleverd worden aan het primair onderwijs;
  • Door te sturen op toegevoegde waarde van de huisvesting wordt (pro)actief bijgedragen aan het primair onderwijs;
  • Door het huisvestingsmanagement door te ontwikkelen van een technische, operationele focus naar een tactische, integrale focus wordt meer toegevoegde waarde geleverd.


Vragen?
Als u vragen heeft hoe u concreet hiermee om moet gaan, dan is Bart Jan graag bereid om hierover verder met u te praten. Bart Jan Westerhof is Manager Huisvesting en Beheer van de Scholengroep Over en Midden Betuwe. Daarnaast is hij nog actief als ZZP’er om diverse scholen te helpen met hun huisvestingsvraagstukken. Voor vragen:  Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners