Maarten Janssen: “Een effectief gebouwbeheer begint bij Vastgoeddatabank Nederland”

E-mailadres Afdrukken

Wat is de status van uw onderwijsgebouw? Met deze vraag begint ook de vraag naar de actuele revisietekeningen. Vragen waar we direct antwoord op willen hebben bij een verbouwing. Hoeveel oppervlak aan lesruimte gebruiken de verschillende opleidingen of wat voor type kozijnen zitten in welk gebouw? Zonder actuele tekeningen is dit moeilijk te beoordelen en moeten er veel kosten worden gemaakt om antwoord op vragen te krijgen. Met het efficiënt bijhouden en actualiseren van bestaande tekeningen bouwt u een goed vastgoeddossier op.

Bjørn Seerden, algemeen directeur en Maarten Janssen, commercieel directeur (rechts) van VGDB Nederland.


Het actueel houden van tekeningen is een veel voorkomend probleem bij scholen. Op de vraag hoeveel m2 er per afdeling wordt gebruikt en wat er allemaal aan het pand gewijzigd is, kan vaak geen antwoord gegeven worden. Zeker bij grotere scholengemeenschappen is dit heel complex. Om overzicht te houden en te beschikken over actuele gegevens is het zaak om een goed vastgoeddossier op te bouwen en bij te houden. Dit kan door een facilitair manager in eigen beheer worden opgezet, maar op het moment dat het om grotere hoeveelheid vastgoed gaat is het toch verstandig om dit door een externe partij te laten doen. Bij het bijhouden van een dossier, moet rekening gehouden worden met grote valkuilen, die achteraf grote gevolgen kunnen hebben. Dit is dan ook de reden waarom vastgoeddossiers vaak niet op orde zijn.

Revisietekeningen

Het opzetten van een goed vastgoed begint al vóór de beheerfase van het gebouw. In het dossier moeten alle revisietekeningen komen, van partijen die aan de bouw hebben deelgenomen. Zaak is dus om al tijdens de bouw te werken met een goed tekeningen en bestanden beheersysteem. Dit geeft tevens het voordeel dat de faalkosten tijdens de bouw worden teruggedrongen. Het komt veel voor dat tijdens de bouw met verouderde tekeningen wordt gewerkt, dat afspraken niet nagekomen worden omdat er niet duidelijk over gecommuniceerd is, of dat ze simpelweg vergeten worden.

Vastgoeddatabank (VGDB) Nederland heeft voor deze nieuwe manier van communiceren en beheren in de projectfase VGDB Projecten gerealiseerd. In dit online communicatiesysteem zijn alle tekeningen en afspraken voor alle betrokkenen bij de bouw beschikbaar. De verschillende partijen kunnen tekeningen toevoegen en hierbij opmerkingen plaatsen, zodat iedereen op de hoogte is van de laatste stand van zaken. Ook gemaakte afspraken worden centraal genoteerd, gecontroleerd en afgevinkt, zodat er geen excuus meer is om een afspraak niet meer uit te voeren.

Centraal datadossier

Vervolgens is het zaak om de laatste set revisietekeningen om te zetten naar het vastgoed datadossier. Waar we vaak zien dat elke partij de eigen revisiestukken archiveert en bijhoudt, adviseren wij altijd om dit centraal te beheren. Op het moment dat iedere partij (bouwkundige, E-installateur, W-installateur, Brandveiligheid, enz.) zelf het beheer over de tekeningen heeft, is er geen overzicht.
Al deze discipline hebben invloed op elkaar en wanneer er bij de ene partij een wijziging is heeft dit vaak direct invloed op een andere tekening. Denk bijvoorbeeld aan het verplaatsen van een wand. Dit zal invloed hebben op de bouwkundige plattegrond, maar ook op de elektra, ventilatie, vluchtwegplattegronden en BVO/VVO meetgegevens. Daarnaast is het niet altijd dezelfde externe partij die betrokken zijn bij een wijziging of verbouwing.


Bouwkundige onderlegger

Wanneer alle gegevens centraal beheert worden, kunnen dit soort aanpassingen makkelijk worden beheert. Een goede manier om dit te doen is door te werken met een bouwkundige onderlegger. Aan deze onderlegger wordt per discipline een tekening gekoppeld. Op deze manier zijn conflicten in een tekening makkelijk te herkennen en kunnen deze meteen worden aangepast. Tekeningen van de verschillende disciplines kunnen centraal door (bouwkundige) medewerkers worden aangepast, maar het is ook mogelijk dat de externe partij toegang krijgt tot het centraal archief, de tekeningen download en zelf de aanpassingen doorvoert. Vervolgens worden deze weer toegevoegd aan de databank en is er weer een actuele stand van zaken.

Besparing op onderhoud

Wanneer er actuele tekeningen zijn kunnen meerjaren onderhoudsplanningen (MJOP’s) sneller worden opgezet en is het niet nodig om extra kosten te maken voor het actualiseren van gegevens. Bovendien zullen er geen dubbele werkzaamheden worden uitgevoerd doordat gegevens voor alle partijen direct beschikbaar zijn. Dit zorgt voor een grote besparing op noodzakelijke werkzaamheden. Een andere besparing wordt gegenereerd uit de informatie welke uit het dossier gehaald kan worden. Enkele praktijkvoorbeelden:

  • Een opdrachtgever maakt gebruik van een groot sportveld. Een deel was eigendom en een deel werd gehuurd van de gemeente. Dit liep al jaren zo en er was eigenlijk niets aan de hand. Op het moment dat we het vastgoeddossier op orde gingen brengen en alle actuele gegevens vanuit het kadaster gingen opvragen, bleek dat het gehele terrein eigendom was en er helemaal niets van de gemeente gehuurd hoefde te worden. Er was dus jarenlang huur betaald voor eigen terrein.
  • Bij het plaatsen van reclame op een gebouw moest er door een constructeur berekend worden of er extra constructiemaatregelen genomen moesten worden voor de plaatsing hiervan. Er waren geen oude constructietekeningen te vinden. De constructeur moest ‘op save spelen’ en berekende een constructie welke zeker zwaar genoeg was. Dit bracht uiteraard extra kosten met zich mee. Met een compleet dossier had een nauwkeurigere berekening gemaakt kunnen worden hetgeen in uitvoeringskosten grote besparingen op had kunnen leveren.


Voordelen digitaal online vastgoed datadossier

Uit deze voorbeelden blijkt al hoe belangrijk een goed datadossier kan zijn. Op verschillende terreinen kan het grote besparingen opleveren. Hieronder de voordelen van een digitaal online vastgoed datadossier opgesomd:

  • Direct toegang tot de laatste stand van zaken.
  • Inzicht in de oppervlakten van uw vastgoed (BVO/VVO).
  • Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het bijhouden en up-to-date houden van gegevens.
  • Concretere MJOP’s en onderhoudsbegroting.
  • Snel toegang verlenen van gegevens aan externe partijen.
  • Tijdsbesparing op het moment dat de stukken nodig zijn.
  • Snelle toegang tot verplichte stukken als legionelle- en brandveiligheidsrapporten.
  • Inzichtelijk maken van mogelijkheden en kansen van het gebouw.
  • Besparing in toekomstige projecten.


We merken dat vaak wordt gedacht dat het opzetten van een goed digitaal datadossier veel geld kost. Deze kosten zijn echter te verwaarlozen tegenover de faalkosten welke tijdens de bouw worden gemaakt door het werken met niet actuele stukken of het niet nakomen van afspraken. Ook het (noodzakelijk) dubbel uitvoeren van werkzaamheden door het zoek raken van bestanden brengt grote kosten met zich mee. Bovendien gaat er veel tijd verloren doordat gegevens niet beschikbaar zijn. Ten slotte heeft een actuele stand van zaken een positief effect op het maken van MJOP’s en onderhoudsbegrotingen kunnen met grotere precisie worden opgesteld.

Voor meer informatie:
Maarten Janssen | 040-2364975 | www.vgdb.nl

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners