Stichting Poolster over de uitbesteding: “Alles staat en valt met de onderlinge relatie”

E-mailadres Afdrukken

Stichting Poolster, de overkoepelende organisatie voor openbare basisscholen in de Achterhoekse gemeente Lochem, wil zich maximaal richten op haar kernactiviteit: het geven van goed onderwijs. Gebouwbeheer en facilitair management voor de twaalf aangesloten scholen zijn daarom in 2011 voor vijftien jaar uitbesteed aan het regionale bouwbedrijf Paul Hardonk Bouw (PHB). De ervaringen tot nu toe zijn positief. Tijd om de bevindingen te delen met andere scholen. Wesley Veekman van PPSsupport ging in gesprek met de betrokkenen in Lochem.

Wesley Veekman (rechts) van PPSsupport in gesprek met v.l.n.r. Ronald Huiskamp, Trees Zwienenberg en Han Colvoort.

Stichting Poolster was in 2011 op zoek naar een betrouwbare partij die staat voor ontzorging, kwaliteitsverbetering en effectieve inzet van de beperkte financiële middelen. "Gebouwbeheer en facilitair management zijn gewoon niet de core business voor een schoolbestuur", legt algemeen directeur Han Colvoort van Stichting Poolster uit. "Waarom zouden we dat dan zelf blijven doen?" De scholenkoepel organiseerde een Europese aanbesteding om een professionele partij te vinden die deze taken op zich kon nemen. Stichting Poolster kreeg hierbij ondersteuning van adviesbureau AdeFa. Aan belangstelling uit de markt geen gebrek. PHB kwam als winnaar uit de bus.

Geen risico’s

De scholen en de aannemer dragen hun steentje bij aan een succesvolle samenwerking. De scholen moeten zich inspannen om kostenbewust om te gaan met energie, schoonmaak en onderhoud. PHB moet op zijn beurt aantonen dat er snel wordt gereageerd op klachten en dat de afgesproken kwaliteitsnormen op de korte en lange termijn worden behaald. Eventuele meerkosten op onderhoudsgebied ten opzichte van de afspraken in het contract komen voor rekening van het bedrijf. Stichting Poolster loopt dus geen risico’s op dit gebied.

Stichting Poolster heeft bij de start van de samenwerking met PHB eenmalig 80.000 euro geïnvesteerd om de voorzieningen op basisniveau te krijgen. Op langere termijn levert het contract de scholenkoepel echter financieel voordeel op. "Vooral wat betreft de overhead en het energiegebruik hebben we winst kunnen boeken", aldus Colvoort.

Basisinformatie

Zowel bij de aanbesteding als bij de samenwerking spelen harde en zachte factoren een rol. Bij de aanbesteding heb je kaders, richtlijnen, kwaliteitscriteria en indicatoren nodig om te kiezen uit de verschillende gegadigden. Later gebruik je ze om te meten of de aannemer zich aan de afspraken uit het contract houdt. "Het is daarom belangrijk dat je als schoolbestuur zoveel mogelijk basisinformatie beschikbaar hebt als je een aanbesteding ingaat", vertelt directeur Trees Zwienenberg van AdeFa. "Je moet weten welke contracten er lopen en wat je kosten zijn." Het kostte het schoolbestuur en PHB de nodige inspanning om alle gegevens boven water te krijgen. "We zaten tijdens de aanbesteding midden in een ontvlechting met de gemeente, die de facilitaire zaken altijd voor ons regelde", licht Colvoort toe. "Het gevolg was dat we aanvankelijk weinig zicht op de relevante data hadden."

Redelijkheid en billijkheid

Zeker zo belangrijk is dat school en aannemer elkaar vertrouwen en wat gunnen. "Het is geven en nemen als je een langdurige samenwerking wilt aangaan", stelt accountmanager Ronald Huiskamp van PHB. Han Colvoort knikt bevestigend. "Je kunt in een contract alles proberen af te dichten, maar er zullen altijd onvoorziene zaken opduiken. Een school kan sluiten, bijvoorbeeld omdat ze niet genoeg leerlingen heeft. Ook het onderwijsbeleid van de overheid kan veranderen. Dan is een goede verstandhouding belangrijk, zodat je er naar redelijkheid en billijkheid uit kunt komen. Uiteindelijk staat en valt alles met de chemie tussen de contactpersonen, korte lijnen, onderlinge relaties." "Juist omdat zachte factoren zo belangrijk zijn, hebben we geïnteresseerde partijen tijdens de aanbestedingsprocedure verzocht een presentatie te geven", geeft Zwienenberg aan. "Zo zie je wie het zijn en wat voor vlees je in de kuip hebt." Het leidde tot het gewenste resultaat. "De samenwerking loopt prima vanaf dag één", zegt Huiskamp.

Draagvlak

De directeuren van de bij Stichting Poolster aangesloten scholen begrepen waarom de uitbesteding plaatsvond, geeft Colvoort aan. "Er was hooguit een beetje angst voor het onbekende. Maar die verdween al snel toen bleek dat PHB goed werk levert." "We hebben iedereen constant op de hoogte gehouden tijdens de aanbesteding", vult Trees Zwienenberg aan. "De keuze voor PHB viel de scholen dus niet rauw op hun dak." De aannemer investeerde direct al in draagvlak bij de scholen vanaf de eerste dag dat het contract aan hem gegund werd. "We hebben een nulmeting gedaan op alle locaties", vertelt Ronald Huiskamp. "Ook hebben we vertrouwen opgebouwd door niet radicaal alles direct te veranderen maar dit geleidelijk aan te doen. Nu de samenwerking loopt, blijf ik regelmatig mijn gezicht laten zien: bij Stichting Poolster, maar ook op de scholen. In relaties moet je blijven investeren. Ik zie me ook niet primair als een aannemer: ik verkoop nachtrust aan de schoolbestuurders door ze te ontzorgen."

Win, win, win

Toch hebben er wel degelijk veranderingen plaatsgevonden op de scholen nadat het contract in 2011 inging. Zo zijn er energieregels opgesteld. Colvoort: "Scholen moeten bijvoorbeeld op de eerste dag van de maand de meterstanden doorgeven. Iedereen snapt dat het nodig is, maar het vraagt toch een verandering in houding en gedrag van de schooldirecteuren. Die houden zich liever bezig met onderwijs dan met dit soort zaken. Het kwartje is inmiddels wel gevallen. De directeuren stellen zich steeds actiever op en signaleren het zelf als er iets aan de hand is op facilitair of onderhoudsgebied." Voor PHB was de samenwerking ook wennen. "Meerjarenonderhoud is zeker niet nieuw voor ons, maar we hadden weinig ervaring in de scholensector", zegt Huiskamp. "De afgelopen periode hebben we onze knowhow dan ook flink kunnen vergroten. Zo kunnen we scholen in de toekomst nog beter van dienst zijn."

Alles overziend valt de balans zonder meer positief uit, concluderen de drie hoofdrolspelers in Lochem. "Ik zou alle scholen adviseren om facilitaire zaken en onderhoud uit te besteden", sluit Zwienenberg af. "Het scheelt kopzorgen, levert financieel voordeel op en scholen kunnen zich concentreren op hun kerntaak. Het is een duidelijke win, win, win."

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Mei uitgave

Partners