Léon Hanssen, hoofd facilitaire zaken Signum: “Effectief beheer en doelmatige rapportages met Schoolgebouw FM”

E-mailadres Afdrukken

Léon Hanssen (1959), lid managementteam van het overkoepelende schoolbestuur primair onderwijs Signum te ’s-Hertogenbosch en van oorsprong een echte onderwijsman, koos in de nieuwe constellatie met overtuiging voor de functie van hoofd facilitaire zaken. Hij was immers op zijn oude school al bezig met het facilitair wat anders aan te pakken. Van structuur was weinig sprake. Zaken bleven liggen, er ontstond veel vraag en van alles werd in het werk gesteld om het goed te organiseren. De behoefte aan een goed softwarepakket werd steeds urgenter. Die bestonden wel, maar ja, het bleken vooral Mercedessen te zijn, terwijl Volkswagens voldoende waren.

Léon Hanssen is hoofd facilitaire zaken bij SIGNUM, Ondernemend in onderwijs. Signum verzorgt in Den Bosch en Zaltbommel primair onderwijs op bijzondere grondslag. Signum telt 24 basisscholen.

Elke school die onderdeel uitmaakte van Signum realiseerde tot nu toe alle zaken op het gebied van facilitair beleid zelf. Elke school had zijn eigen oplossingen, via een zaak in de buurt of om de hoek en naar geld werd niet altijd intensief gekeken. Problemen waren er om snel op te lossen, of het nu om een lekkage ging, een meubelstuk dat kapot ging, storing in het verwarmingssysteem of andere vloerbedekking. Offertes werden wel uitgebracht, maar ja, of dat de beste waren, of ze te duur waren, wat de garantie was? Dat was niet altijd zo duidelijk.

VRAAG

Léon Hanssen: "Binnen het basisonderwijs moet je wel iets hebben dat heel pragmatisch werkt. Wat was nu precies de vraag, daar ging het om. Uiteindelijk besloten we de zaken anders te organiseren, vooralsnog zonder een nieuw softwareprogramma. Het motto werd: Leg het maar bij ons neer en het komt goed, welke vraag het ook is. Het Facilitair Service Meldpunt was geboren. Bergen mails waren het gevolg, de telefoontjes vlogen me om de oren. Mankracht was er niet en ik moest dus alles zelf regelen, doorgeven of erop reageren. De praktijk viel tegen: als je al die mailtjes en telefoontjes voor je neus krijgt, dan blijkt dat ondoenlijk. De hoeveelheid werd te groot en je doet uiteindelijk niet wat je kwalitatief zou willen doen: ontzorgen van de verschillende scholen. Nu was ik troubleshooter, tijd voor een lange termijnvisie was er niet. Dat is in de kern de reden waarom we op een andere manier wilden gaan werken."

OPLOSSING

In samenwerking met Interactive Studios ontstond een softwarepakket Schoolgebouw FM (Schoolgebouw Facilitair Management), met maatwerk voor het onderwijs. "Het werkt eigenlijk heel simpel. Het programma zorgt zelf voor de connectie tussen vraag en antwoord. Een medewerker van de school meldt via het systeem een probleem, een klacht, een vraag. Het systeem legt de connectie naar een bedrijf dat voor een (snelle) oplossing zorgt. Tot aan € 300 per activiteit kan dat zonder inmenging van de directie. Diverse bedrijven en organisaties zijn aangesloten en weten dat dit zo werkt. Leveren ze goed werk, is men tevreden, dan blijven ze erin. De software geeft de preferente uitvoerder(s) aan en zet de vraag meteen door. Daarmee ontzorg je zowel de school als het bestuur. De melding wordt dus doorgelinkt naar de meest bijpassende leverancier."

"En natuurlijk," vervolgt Léon, "zit in die lijst van preferente leveranciers een pool van bedrijven die onder andere door de scholen zijn aangeleverd. Op termijn volgen we hoe het bedrijf werkt, wat de reacties zijn, hoe efficiënt of snel ze werken enzovoort. Als ze aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen, dan blijven ze de leveranciers. Dat weten de bedrijven en er zijn altijd twee of drie bedrijven die ongeveer hetzelfde kunnen. Het is een prima vorm om alles goed te documenteren en een goede prijs-kwaliteitsverhouding te ontdekken."

REACTIES

En wat vinden de scholen binnen Signum ervan? "Voor scholen is het even wennen. Ze moeten inloggen op het Facilitair Service Meldpunt (FSM), drukken op een knop en worden doorgelinkt naar Schoolgebouw FM. Ze doen de melding en kunnen zien wat er bij hen al is gebeurd en wat de stand van zaken is. Signum kan volgen wat er gebeurt. De melding gaat automatisch door naar de preferente uitvoerder. Van tijd tot tijd controleer ik de meldingen en ik gebruik het als sturingsinstrument en zo groeit de systematiek bijna dagelijks. Ook de bedrijven moesten eraan wennen. Het kunnen bijvoorbeeld urgente zaken zijn. Ze moeten ook online afmelden, als het klaar is, de software vraagt daarom. En de bedragen moeten ook altijd kloppen. Het is wel eens gebeurd dat er een verstopping was, die ogenschijnlijk minder dan € 300 zou kosten, maar die uiteindelijk een verzakking bleek, waardoor de rekening op € 800 kwam. Eigenlijk moeten ze dan eerst contact opnemen met Signum en dat doen ze nu ook wel, maar ja, als er haast geboden is… Gelukkig staan de bedrijven er positief in en ze reageren als het maar even nodig is op een uitstekende wijze."

VOORDELEN

"Financieel levert dit ook voordelen op," vervolgt Léon. "Je kunt zien welke meldingen er gedaan zijn, je kunt klachten herkennen, je kunt van scholen zien of er vaak iets aan de hand is, je kunt zien welke uitvoerende partijen er aan het werk zijn (geweest) en wat de kosten waren. Verbanden zijn gemakkelijker te leggen. Standaard levert het systeem bijvoorbeeld het aantal meldingen per maand, per uitvoerder, per gebouw, per onderdeel of faciliteit. Bovendien ontvangt zowel de uitvoerder als de facilitair manager automatisch herinneringen als dat nodig is, zodat je altijd weet waar mogelijke achterstanden zitten. Er zijn trouwens ook genoeg gebieden waar iets te onderhandelen valt. Een simpel voorbeeld zijn de voorrijkosten. We zijn er nu anderhalf jaar mee bezig en met succes. Er is operationeel voordeel maar ook financieel voordeel en last but not least een kwalitatief voordeel! Als een bedrijf uit het systeem wordt gehaald, wordt het niet meer door de scholen benaderd. En dat weten de bedrijven heel goed."

RAPPORTAGES

Naast de operationele en financiële voordelen levert Schoolgebouw FM ook een schat aan managementinformatie op. Zo is bijvoorbeeld op eenvoudige wijze inzicht te verkrijgen in het aantal meldingen per gebouw, per gebouwdeel of per faciliteit, zodat ‘zwakke’ plekken snel duidelijk worden. Daarnaast zijn er allerlei filters om te focussen op een bepaalde periode, een overzicht van alleen spoedmeldingen, een top 10 van meldingen, etc. Verder geeft het systeem informatie over de volgtijd en werkwijze van de bedrijven, over de prijsvoering, over de duurzaamheid van de gekozen oplossingen enzovoort.

Aantal meldingen per eigenschap (top 10)

SAMENWERKING  

Door de wetgevingsaanpassing moet er anders gekeken worden naar bedrijfsvoering en ontstaat er vanzelf meer samenwerking met andere schoolbesturen. "ATO-scholenkring in ’s-Hertogenbosch bijvoorbeeld is er nu ook mee bezig. ATO-scholenkring bestaat uit 21 scholen en met name op het gebied van faciliteiten en huisvesting wordt de samenwerking tussen de overkoepelende schoolbesturen steeds sterker. Mantelcontracten worden afgesloten. Ook zij zijn achter Schoolgebouw FM gaan staan en passen het programma toe. De directeuren kunnen zich nu meer met hun primaire taak bezighouden."

INVOERING

Ter introductie werden de bedrijven waarmee een relatie bestond, uitgenodigd. "Tijdens deze bijeenkomst werden ze geïnformeerd over onze nieuwe manier van werken. Het leverde op dat ook bedrijven werden ‘gedwongen’ op deze manier te gaan werken. De enige noodzaak is een computer in het bedrijf en mensen die een knop indrukken. Plannen moet iedereen en dat wordt zo alleen maar gemakkelijk. Wel vraagt het systeem enige discipline rond het online afmelden. Uiteraard zijn ook de schooldirecteuren uitgenodigd om de systemen toe te lichten en de werkwijze uit te leggen. Zij moesten natuurlijk even wennen aan het systeem, maar ook dat is in orde gekomen."

Léon besluit: "Het systeem biedt helderheid en inzicht en je kunt nu de schooldirecteur er gemakkelijk van overtuigen dat Schoolgebouw FM een handige keuze is. Een pre voor dit systeem is trouwens ook dat de kosten laag zijn, elke school moet dat kunnen betalen. Het kost geld, maar als je kijkt naar de kwaliteit en de tijdbesparing die dit oplevert, dan is dit heel goed te doen. Je kunt gebruikmaken van een prima systeem, waar je alle mogelijkheden uit kunt halen!"

 

Doel van Schoolgebouw FM: eenvoudig en snel melden van klachten of storingen in en rondom een schoolgebouw.

  • Of het nu gaat om ruitschade, klemmende deuren, lekkende kranen, graffiti of een storing aan het kopieerapparaat.
  • Vanuit het systeem stuurt Schoolgebouw FM de uitvoerende partij direct aan.
  • De uitvoerder ontvangt de werkbon en voert het werk uit.
  • De uitvoerder meldt zich in het systeem af als het werk is gedaan.

Voordelen:

  • Vanuit het schoolbestuur geen continue (ad hoc) werkstroom voor kleine werkorders.
  • Altijd inzicht in wat zich op de verschillende locaties heeft afgespeeld aan meldingen.
  • ‘Live’ rapportages vanuit Schoolgebouw FM.
  • Gemakkelijke filtering op bijvoorbeeld periode en uitvoerders.

Voor meer informatie en het aanvragen van een demo account kunt u kijken op www.schoolgebouwFM.nl

Deel dit artikel op:

 

Reacties 

 
#2 Thomas Timmers 04-11-2013 10:33
Een aantal kengetallen kunnen we inderdaad extra opleveren – ik spreek hierbij even vanuit de functionaliteit en van het systeem:
- Aantal locaties per locatietype (basisschool, KDV, BSO, hoofdkantoor, etc)
- Aantal meldingen afgezet tegen het locatietype
- Aantal meldingen per maand
- Aantal meldingen per uitvoerder
- Aantal meldingen per locatie
- Aantal meldingen per gebouwonderdeel (dak, cv, glas, schoolborden, etc)
- Aantal meldingen per oplossingstype (garantie, onderhoudscontr act, etc.)

Het aantal meldingen per maand, uitvoerder en gebouw onderdeel komt als grafiek ook nog terug per unieke locatie.

Daarnaast zijn we op dit moment bezig met een update welke doorlooptijden beter inzichtelijk maakt. We slaan op dit moment een 3-tal gegevens op: meldingsdatum, prioriteit en datum technisch gereed. Op basis van de prioriteit weten we wat het aantal dagen is waarbinnen het opgelost zou moeten worden. Op basis van meldingsdatum en datum gereed weten we de daadwerkelijke afronding. Dit moeten we nu alleen nog verwerken tot mooie statistieken, op zowel hoofd- als uitvoerdersnive au.
Citeer
 
 
#1 Guido Leenders 02-11-2013 10:01
Bedankt voor dit artikel. Ik vind het fijn om ook kengetallen te zien, zoals de Top 10. Ik werk zelf ook rondom vastgoed software (invantive.nl/.../...) en ben nieuwsgierig naar meer kengetallen. Is het eventueel mogelijk om meer kengetallen te noemen uit de ervaringen tot dusver? Ik ben vooral nieuwsgierig naar doorlooptijd per fase in de afhandeling en hoe die zich ontwikkelt heeft vanaf de introductie tot/met heden
Citeer
 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners