Dalida Harders, Chrono: "Dion heeft de kennis van gebouwen en onderhoud die wij missen"

E-mailadres Afdrukken

De Christelijke Schoolvereniging Chrono heeft het beheer en onderhoud van de 15 basisscholen uitbesteed aan Diensten Onderneming (Dion). Het bedrijf inspecteert jaarlijks de schoolgebouwen, coördineert de onderhoudsplanning, begeleidt de aanbesteding van werkzaamheden, en ziet toe op de uitvoering van de werkzaamheden. Volgens Dalida Harders, beleidsmedewerker financiën, huisvesting en ict is het gebouwenbeheer daarmee in vertrouwde handen. “Bij Dion weten ze precies welk bedrijf voor welke klus het meest geschikt is. Ook beoordelen zij voordat wij de facturen betalen of de werkzaamheden kwalitatief goed zijn uitgevoerd.”

Chrono is de Christelijke Schoolvereniging voor primair onderwijs in de gemeente Hardenberg. De schoolvereniging is ontstaan uit fusies ten gevolge van de gemeentelijke herindeling en bestaat binnenkort vijf jaar. Het economisch eigendom van alle vijftien schoolgebouwen ligt bij de gemeente en Chrono is juridisch eigenaar. De schoolgebouwen zijn dus in bruikleen, wat de nodige verplichtingen met zich meebrengt. “Wij moeten goed voor de gebouwen zorgen. Dat betekent dat de onderhoudskosten van de binnenkant en de buitenkant voor onze rekening zijn. Als er aan de buitenkant dingen gerepareerd of vervangen moeten worden, zoals kozijnen of een dak, is dat voor rekening van de gemeente.”

Gebouwbeheer volledig uitbesteed

De scholen die onder Chrono vallen kunnen op veel terreinen zelfstandig beleid uitzetten, maar vallen voor de ondersteunende diensten onder bovenschools beleid. Dat geldt voor de aanschaf van materialen, computers, multifunctionals, etc. Ook het gebouwbeheer is centraal geregeld. Omdat daarvoor intern te weinig kennis van zaken is wordt dat volledig uitbesteed aan Dion. Dat bedrijf is gespecialiseerd in facilitaire dienstverlening. Er is een personeelsafdeling voor salarisadministratie, pensionen en loopbaanbegeleiding en een technische afdeling.

Gerrit Hultink is namens de technische afdeling bij Dion verantwoordelijk voor het gebouwbeheer en het projectmanagement bij Chrono. “Wij houden bij wat er volgens de planning aan onderhoud of reparatie zou moeten gebeuren, we inspecteren de gebouwen en beoordelen jaarlijks of die planning nog klopt. In overleg met Chrono bekijken we welke financiële ruimte er is om de werkzaamheden uit te voeren. Vervolgens verzorgen en adviseren we de aanbesteding van die klussen, houden toezicht tijdens de uitvoering en controleren na afloop of de werkzaamheden correct zijn uitgevoerd. Tijdens de uitvoering wordt het budget nauwkeurig bewaakt. Eventuele meer- en minderwerken van redelijke omvang worden direct besproken om zodoende na afloop van het project niet voor financiële verrassingen komen te staan.”

‘Ogen en oren van het schoolgebouw’

De jaarlijkse inspecties van de schoolgebouwen vindt plaats in oktober. Gerrit Hultink en zijn collega’s bezoeken alle scholen en bekijken onder anderen het schilderwerk, het dak, de vloerbedekking, het sanitair en de installaties. Ook wordt gesproken met de betreffende schooldirecteur om te inventariseren of deze speciale wensen heeft. Dalida: “Ik ga wel eens met Gerrit mee op inspectie, maar ik zie nog niet de helft van de dingen die gebeuren moeten. Met hun technische kennis en ervaring zijn de mensen van Dion voor ons, samen met de directeuren, de ogen en oren van het schoolgebouw.”

Na de inspectie wordt door Dion een actuele lijst gemaakt met werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd. Wat door de gemeente wordt bekostigd moet twee jaar van tevoren worden aangevraagd. Ook de voorbereidende werkzaamheden daarvoor worden door Dion gedaan. Dalida: “Zij geven ook advies over het uit kostenbesparing samenvoegen van werkzaamheden. Wij hadden bijvoorbeeld in de planning opgenomen om de vloeren in de toiletten te vernieuwen. Maar over twee jaar zouden alle toiletpotten worden vervangen door hangende toiletten. Dat kun je dus beter combineren, want anders zit je straks met een gat in die nieuwe vloeren.”

Kennis van de markt

Dalida Harders en Gerrit Hultink van Dion beheren samen de schoolgebouwen van Chrono.

Chrono heeft al meerdere keren ervaren dat Dion beschikt over een goede technische achtergrond. Dat komt bijvoorbeeld van pas bij het vervangen van CV-installaties. Gerrit: “Als je de CV gaat vervangen krijg je meerdere offertes met aanbiedingen voor nieuwe ketels. De één zegt dat er zus capaciteit nodig is en de andere heeft het over heel andere getallen. Een leek kan daarin geen verantwoorde keuze maken. Wij hebben technische mensen die dat wel kunnen, zodat je verzekerd bent van een ketel met voldoende capaciteit en loop je niet het risico er teveel voor te betalen.” Dalida herinnert zich dat er bij een aanbesteding van schilderwerk een verschil van 30.000 euro zat tussen de offertes van de verschillende schildersbedrijven. “De beoordeling of de goedkoopste te goedkoop is of de duurste te duur moet door specialisten worden gedaan.”

Heldere afspraken

De overdracht van het volledige gebouwenbeheer aan een externe partij is alleen mogelijk als er duidelijke afspraken worden gemaakt over de communicatie. Gerrit: “Ik regel zelf de dingen bij Dion de organisatie in en praat binnen Chrono alleen met Dalida. De schooldirecteuren hebben Dalida als aanspreekpunt en mogen zelf geen dingen afspreken met mensen van Dion. Dat moet wel helder zijn, want anders ontstaat er een diffuse situatie, waarin niet meer bekend is wie waarvoor verantwoordelijk is.” Binnen Chrono valt het niet altijd mee om de formele procedures te handhaven. Schooldirecteuren willen nog wel eens dingen op eigen initiatief regelen. Maar Dalida houdt consequent vast aan de afspraken. “Een directeur heeft op eigen houtje geregeld dat een verrotte buitendeur werd vervangen, iets dat normaalgesproken door de gemeente wordt betaald. Maar als dat niet vooraf wordt geregeld krijg je het geld achteraf echt niet terug. Tja, die deur hebben we betaald uit het budget van de school. Dat is wel even zuur voor die directeur, maar ze doen het nooit weer zonder vooraf te overleggen.”

Processen structureren

Dalida Harders en Gerrit Hultink zijn enthousiast over de samenwerking. In de toekomst gaan ze de processen nog beter structureren en archiveren. “Wij zijn nu bezig een methode te vinden waarmee we de status van de verschillende projecten aan te duiden. Dat scheelt straks veel dubbel werk bij Chrono, bij Dion en bij de gemeente.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners