Een geïntegreerd betaalsysteem: gemak, besparing en bovendien een bron aan managementinformatie

E-mailadres Afdrukken

Door de druk op de budgetten aan de ene kant en steeds sterker wordende concurrentie tussen onderwijsinstellingen aan de andere kant wordt het voor onderwijsinstellingen in toenemende mate belangrijk om de juiste strategische keuzes te maken. Keuzes die leiden tot een effectievere en efficiëntere beleidsvoering en tegelijkertijd een sterkere band met studenten, medewerkers en toezichthouders. Om dit te realiseren is goede informatie cruciaal en dat is precies wat een goed betaalsysteem biedt.

Alle handelingen met slechts één pas

Het koppelen van verschillende systemen kent vele voordelen voor zowel gebruikers als beheerders. Door verschillende systemen te koppelen kunnen studenten met enkel de studentenpas toegang krijgen tot bijvoorbeeld het complex en hun kluisjes én kunnen ze tevens kopiëren en hun lunch betalen. Voor studenten heeft dit het grote voordeel dat ze slechts één pas hebben voor verschillende handelingen. Voor de onderwijsinstelling biedt het nog veel méér voordelen.

De praktijk wijst uit dat cashless betalen leidt tot (veel) kortere rijen in het restaurant. De doorlooptijd neemt zelfs zoveel af dat met hetzelfde aantal cateringmedewerkers en kassa’s aanzienlijk meer studenten geholpen kunnen worden. Daarnaast neemt het contante geld enorm af en daarmee de kosten en risico’s die komen kijken bij het beheren van contant geld. Cashless betalen biedt hierdoor dus in meerdere opzichten directe en indirecte kostenvoordelen voor de onderwijsinstelling.

Efficient behe(e)r(s)en

Maar denk naast deze zaken ook aan de beheerskant van deze zaken. Doordat de studentenpas multifunctioneel wordt hoeft de instelling ook slechts één pas uit te geven en één pas te beheren. Geen extra passen meer voor het printen en kopieren en geen aparte pas voor de toegang en de kluisjes. Eén pas voor studenten, docenten en stafmedewerkers die hiermee hun eigen specifieke rechten hebben.

Zo kunnen personen eenvoudig aan groepen worden toegekend. Vanuit een backoffice beheer pakket, waarin alle personen, prijzen en producten worden beheerd, kunnen verschillende prijslijnen worden gedefinieerd. Zo kunnen docenten tegen een ander tarief kopieren of eten dan studenten en kan dit zelfs per locatie worden vastgesteld. Kortom, vanuit het backoffice beheer pakket krijgt iedereen díe autorisaties en prijslijnen die op hem of haar van toepassing zijn. Vanuit dit beheer pakket kan zelfs gedefinieerd worden of iemand op rekening kan eten of bijvoorbeeld via een online omgeving banquetten kan bestellen voor vergaderingen of evenementen.

Alle handelingen en transacties, zoals het afrekenen van de lunch bij de kassa, het kopiëren bij de kopieermachine, het kopen van boeken bij het winkeltje en het bestellen van banquetten via een online banquettingmodule worden centraal verwerkt in het backoffice pakket.

Doordat deze direct gekoppeld is aan de boekhouding kan het administratieve proces aanzienlijk worden vereenvoudigd, maar het mooiste is wel dat er een schat aan informatie vrijkomt.

Betaalsysteem als bron van informatie

Door het koppelen van verschillende gespecialiseerde systemen ontstaat een krachtige totaaloplossing, die gebruikers en beheerders vele voordelen biedt in termen van gebruikersgemak én beheersmatigheid, maar het mooiste is misschien nog wel het vrijkomen van een schat aan informatie. Doordat met het koppelen van systemen een geïntegreerde oplossing ontstaat wordt alle data centraal verzameld wat een schat aan informatie oplevert. Vanuit het backoffice kan feitelijk elke rapportage worden samengesteld die men wenst waardoor het betaalsysteem ook voor bestuurders ineens heel interessant wordt.

Zo kan niet alleen gekeken worden wat en hoeveel er gegeten wordt in de verschillende restaurants, maar ook wat de verschillen zijn tussen de verschillende locaties t.a.v. het consumptiegedrag, kopieer- en printgedrag en bijvoorbeeld de tijden waarop dit alles plaatsvindt. Op veel scholen worden producten in de kantine bijna tegen kostprijs verkocht, maar is deze kostprijs wel voldoende als men ook de overhead en derving meecalculeert? Met de juiste managementrapportages weet men het direct.

Online beheren van alle verkooppunten

En tegenwoordig is het backoffice pakket zelf in een online versie beschikbaar, waarmee al deze rapportages op elk moment van de dag en vanaf elke pc of smartphone beschikbaar zijn en waarmee het tevens mogelijk is alle artikelen, prijzen, prijslijnen debiteuren en ga zo maar door, direct en voor alle locaties aan te passen. Daarbij heeft dit online pakket ook weer vele beheersmatige voordelen, doordat geen lokale installaties noodzakelijk zijn.

Meten is weten en met een geïntegreerd cashless betaalsysteem in combinatie met een uitgebreid online backoffice systeem ontstaat meer inzicht in de kosten, opbrengsten én het bestedingspatroon binnen onderwijsinstellingen. Inzichten die cruciaal zijn bij het bepalen van de koers naar de toekomst en vergroten van de dienstverlening naar studenten en het binden van deze studenten aan de instelling.

Quarto betaalsystemen

Quarto is als ontwikkelaar en leverancier al jaren actief binnen het onderwijs en werkt hard aan de doorontwikkeling van de kassa- en backoffice software. Zo wordt er momenteel hard gewerkt aan de doorontwikkeling van het persoonlijk dashboard.

“Met het persoonlijk dashboard gaan wij een stap verder dan alleen het bieden van een rapportage. Het dashboard biedt overzicht aan de hand van vooraf ingestelde parameters. Door middel van heldere grafische elementen wordt direct inzicht verschaft in de belangrijkste kengetallen die tevens direct onderling vergeleken kunnen worden.

Hiermee willen wij nog meer tegemoet komen aan de wens van onze klanten. Wij bieden een totaaloplossing, maar ontwikkelen díe oplossingen waar wij goed in zijn. Zo ontwikkelen wij kassasoftware en backoffice software en koppelen wij deze aan andere bekende en betrouwbare systemen van onze partners.

Op deze manier kunnen wij onderwijsinstellingen een totaaloplossing bieden die naadloos aansluit bij hun organisatie en wensen in de wetenschap dat zij het beste van het beste krijgen. Wij richten ons hierin op het beheren, afrekenen en rapporteren van transacties en het leveren van de juiste ondersteuning voor kleine en grote onderwijsinstellingen.” Aldus Stefan Dommers, accountmanager Onderwijs Quarto.

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Quarto B.V.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners