Marcel Voorhoeve, conrector St-Gregorius: “Dankzij het projectmanagement van Xafax is de invoering van het betaalsysteem gladjes verlopen”

E-mailadres Afdrukken

Het St-Gregorius College in Utrecht werkt sinds enkele maanden met een nieuw betaalsysteem van Xafax. Het wordt gebruikt voor printen/kopiëren, vendingautomaten en de kassa's. Xafax heeft de implementatie gecoördineerd, zeer tot tevredenheid van conrector Marcel Voorhoeve (foto rechts). “Je hebt te maken met heel veel partijen: leveranciers van printers, automaten en kassasystemen plus een ict-afdeling in de school die zich het product eigen moet maken. De projectleider van Xafax heeft dat uitstekend begeleid. Mede daardoor is het proces soepel verlopen.”

Het St-Gregorius College is gevestigd in twee monumentale panden, die vlak bij elkaar liggen in het oude centrum van Utrecht. Na een aantal fusies in de afgelopen jaren valt de school onder een groter bestuur met in totaal 11 scholen, de Willibrord Stichting. Het St- Gregorius College is een van de katholieke scholen. Op ICT-gebied is de school behoorlijk vooruitstrevend. Al sinds de jaren negentig wordt daarbij intensief samengewerkt met het St. Bonifatius College, de andere school voor katholiek voortgezet onderwijs in Utrecht. Marcel Voorhoeve: “We hebben vroeger samen cursussen opgezet om docenten basisvaardigheden op ict-gebied bij te brengen, het digitaal rijbewijs. De afgelopen jaren hebben we een aantal diensten die je als school beter kunt centraliseren, gemeenschappelijk opgezet. Bijvoorbeeld backupvoorzieningen en internettoegang.”

Glasvezelverbinding

De twee gebouwen van St-Gregorius zijn al meer dan zes jaar gekoppeld via een snelle glasvezelverbinding. Dat heeft grote voordelen volgens systeembeheerder Jos Verkerk. “We hebben in principe één netwerk. Het beheer is vanaf iedere werkplek te doen. Docenten die op deze locatie werken kunnen met hun werk op de andere locatie gewoon verder gaan. En tegenwoordig is ook het printen locatieonafhankelijk.”

Er is geen draadloos netwerk in de school en laptops worden mondjesmaat gebruikt. Jos Verkerk: “Zo'n oud gebouw heeft natuurlijk nadelen. De kleine klaslokalen maken grootschalig gebruik van laptops niet zo handig. Bovendien zul je naast wifi allerlei faciliteiten moet aanbrengen, zoals elektriciteit en lockers, en komt er veel vraag naar service en ondersteuning. Dus daarin lopen we niet zo hard, maar we houden de ontwikkelingen natuurlijk wel goed in de gaten. Wel werken we met een laptopkar die in de klas kan worden ingezet.”

Het geld uit de school

Het St-Gregorius College gebruikt al ongeveer tien jaar Chipnet, het traditionele betaalsysteem van Xafax. Aanvankelijk op basis van magneetkaarten en later met de Mifare chipkaart. Marcel Voorhoeve: “We hebben dat betaalsysteem destijds aangeschaft omdat we vonden dat het geld de school uit moest. Daar waren we toen een voorloper mee. Leerlingen konden hun kaartje opwaarderen en ermee betalen in de kantine, bij de automaten en bij de printers en kopieerapparaten. Papierreductie is nooit het doel geweest.”

Chipnet is ruim tien jaar gebruikt. Het voldeed, maar het systeem was wel arbeidsintensief. Met name het kaartmanagement gebeurde grotendeels handmatig. Het kwam ook regelmatig voor dat een chipkaart defect raakte en ter reparatie moest worden opgestuurd. Marcel Voorhoeve: “Indertijd was het voor ons een oplossing die prima voldeed. Maar in de loop der jaren krijg je als school andere behoeften. Je wilt werken met sectiebudgetten, je wilt dat er wordt gelet op het aantal afdrukken, dat de goedkoopste printer het meest wordt gebruikt. Dus toen Chipnet aan vervanging toe was hebben we ons goed laten voorlichten over de mogelijkheden die tegenwoordig beschikbaar zijn.”

Netwerktegoeden

Pcounter, het huidige cashless betaalsysteem van Xafax, heeft als groot voordeel dat het tegoed niet meer op de chipkaart staat, maar op het netwerk. Het systeem is daardoor veel flexibeler. Zonder dat daarvoor hardware nodig is kunnen multifunctionals worden aangestuurd, lokale printers worden gelogd en gemonitord, en worden afgerekend. Jos Verkerk: “Wat ik vooral heel fijn vind is de koppeling met de Active Directory, want daardoor is er geen beheer meer nodig. Als iemand op school komt wordt hij ingevoerd in het administratiesysteem, hij krijgt een netwerkaccount en is automatisch bekend in Pcounter. Leerlingen kunnen zelf hun account koppelen aan een chipkaart. Dat hoeft niet eens een schoolpas te zijn, maar elke willekeurige chipkaart is daarvoor geschikt, zelfs een ov-pas.”

Complex traject

Terwijl St-Gregorius bezig was met het onderzoek naar een nieuw betaalsysteem deed het overkoepelend bestuur, de Willibrord Stichting, een stichtingbrede aanbesteding voor de printers en copiers. Die werd gewonnen door Ricoh. Ricoh levert ook een betaal- en beheersysteem, maar dat voldeed niet aan de behoefte van het St-Gregorius. Daarom is besloten om daar met Pcounter van Xafax te werken. Marcel Voorhoeve: “We wilden het vervangen van de printers graag synchroniseren met het nieuwe betaalsysteem. Dat betekent dat we met verschillende partijen te maken kregen, die eigenlijk zouden moeten samenwerken om het product goed neer te zetten. Dat is een situatie waar we een gruwelijke hekel aan hebben. Daarom hebben we in goed overleg afgesproken dat Ricoh de hoofdaannemer werd en Xafax een onderaannemer.”

Projectmanagement

In de dagelijkse praktijk is de coördinatie van het traject helemaal gedaan door Xafax. Jos Verkerk: “Zo'n afspraak over wie hoofdaannemer wordt is een papieren schijnveiligheid. Ricoh is formeel aansprakelijk, daar zijn juridische afspraken en boeteclausules aan gehangen, maar als ik een probleem heb met de vending of de kassa's kan Ricoh dat niet zelf oplossen. Zij zullen doorverwijzen naar Xafax. Dan kan ik ze toch veel beter zelf bellen? Daarom ben ik heel blij dat Xafax zelf het initiatief heeft genomen om het projectmanagement hier ter hand te nemen.”

Ook Marcel Voorhoeve is vol lof over de rol die met name projectmanager Carola Schaak van Xafax heeft gespeeld. “Wij hebben haar complimenten gemaakt voor de wijze waarop ze het project heeft geleid, want dat was van eenzaam hoog niveau. De kordaatheid waarmee ze dingen in gang zette, sociale competenties om lastige gesprekken op een plezierige wijze te laten verlopen en de uitstekende telefonische nazorg hebben ertoe geleid dat het traject heel soepel is verlopen.”

Sturen op kosten

Bijna alle 20 printers bij St-Gregorius zijn inmiddels vervangen. Ze werken volgens het Follow Me principe en worden aangestuurd door het betaalsysteem van Xafax. Ook de 6 vendingautomaten, 3 kassa's en 2 opwaardeerpunten werken inmiddels naar tevredenheid. In de loop van het jaar zal Marcel Voorhoeve bepalen hoe hij het printgedrag van leerlingen en docenten wil gaan beïnvloeden. “We willen dat mensen zich ervan bewust worden dat het printen/kopiëren op de ene printer duurder is dan op de andere. Door te werken met sectiebudgetten en prijzen per afdruk per printer kunnen we daarin sturen. Maar dat komt over een aantal maanden wel. We zijn nu eerst aan het inventariseren hoeveel er door iedere vaksectie wordt geprint.”

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Xafax

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners