Crisismanagement bij calamiteiten; Laat een noodgeval geen nachtmerrie worden

E-mailadres Afdrukken

Elke school kan te maken krijgen met een calamiteit. Een crisisteam dat doortastend handelt kan het leed en de impact voor de betrokkenen aanzienlijk verzachten. Daarover gaat de cursus Crisismanagement voor SHV/BHV’ers. Een leuke maar nuttige cursus met heftige en confronterende oefeningen, zegt een cursist. “Ik ga er in mijn school beslist mee aan de slag.”


Er gebeuren regelmatig kleine ongelukjes in scholen. Een leerling valt flauw, er breekt een brandje uit, iemand valt ongelukkig tijdens de gymles en raakt gewond, kinderen krijgen ruzie, etc. Deze voorvallen zijn onvermijdelijk in een schoolomgeving. Ze worden snel en vakkundig afgehandeld door iemand van de SHV/BHV-organisatie. Er wordt gewerkt volgens een draaiboek en het is bekend hoe er moet worden gehandeld. Om de kennis op peil te houden zijn er regelmatig oefeningen, zoals EHBO-trainingen. Minstens één keer per jaar wordt een ontruimingsoefening gedaan.

Crisis betekent improviseren
Een crisis is een acute noodsituatie en heeft meer impact. Mensen kunnen in gevaar zijn of er kan geen les meer worden gegeven. Dat is het geval bij een ramp, een ernstige ordeverstoring of terrorisme. Dat zijn situaties waarbij er veel snel achter elkaar gebeurt. Het zijn onoverzichtelijke en complexe situaties. Er ontstaat gemakkelijk chaos en paniek. Het is lastig om je daar als school op voor te bereiden.

Bij een calamiteit komt het crisisteam, medewerkers van de SHV/BHV-organisatie, onmiddellijk in actie. Er moet snel worden gehandeld, want niets doen betekent dat de situatie snel zal verergeren. Op basis van feitelijke informatie worden inschattingen gemaakt en prioriteiten gesteld, vooral om structuur aan te brengen in de chaos. Dat is heel lastig, vooral als er binnen de school nooit over de omstandigheden en gevolgen van een noodgeval is nagedacht.

Busongeluk
Om een idee te krijgen van de hectiek en de praktische problemen tijdens een calamiteit geeft FiAC-docent Jacob van ‘t Slot de cursisten een opdracht op basis van een realistisch calamiteitscenario. “Er komt een bericht binnen dat de bus met jouw leerlingen op de terugweg van een meerdaagse excursie is betrokken bij een verkeersongeluk in het buitenland. Er zijn doden en gewonden, maar het is niet duidelijk of daar leerlingen of docenten bij zijn. De hulpverlening is ter plaatse. Jullie als SHV/BHV’ers zijn op school de professionals en gaan als crisisteam in overleg. Hoe ga je zo’n situatie managen?”

Tijdens de cursus ontstaat er onmiddellijk een flinke discussie. Niemand ontpopt zich als leider van het crisisteam. De één wil zich concentreren op de slachtoffers, de ander op de ouders en een derde maakt zich zorgen of de lessen in school wel kunnen doorgaan. Uiteindelijk wordt besloten om de betrokken ouders naar de school te laten komen. Vervolgens ontstaat er discussie in welke ruimte die mensen moeten worden opgevangen. Van ‘t Slot: “Het is goed dat dit gebeurt. Deze oefening laat de emoties en de chaos voelen die zich van iedereen meester maakt in zo’n situatie. Je ziet dat door inefficiënt handelen veel tijd verloren gaat. Sommige cursisten vinden dat een heftige gewaarwording, omdat zij ineens beseffen dat hun school niet is voorbereid op zo’n situatie.”

Diagnose
Er zijn richtlijnen om een crisisteam vlot en efficiënt te laten functioneren. De eerste meeting van het team moet heel kort zijn en gestructureerd verlopen. Er is een strakke hiërarchie. De meeting wordt geleid door een rustig persoon met natuurlijk overwicht en gevoel voor leiderschap. Het doel is een crisisdiagnose te maken. Wat zijn de feiten? Wie zijn erbij betrokken? Wie en wat heeft prioriteit? Beslissingen worden vastgelegd en taken worden verdeeld. Het verdient aanbeveling om dat vast te leggen, bijvoorbeeld in een groepsapp.

Ieder teamlid gaat vervolgens met zijn eigen taak aan de slag. “Snel handelen en het initiatief nemen is essentieel. In het crisismanagement heet die eerstelijns opvang ‘het gouden uur’. Dat is de tijd die je hebt om de boel niet volledig uit de hand te laten lopen.” Zodra die eerste taken in gang zijn gezet heeft het crisisteam grip op de situatie. Dan kan er – na pakweg een kwartier – een tweede meeting plaatsvinden, die wat langer mag duren om de meer ingewikkelde dingen aan te pakken.

Betrouwbare informatie
Onduidelijkheid is één van de belangrijkste kenmerken van een calamiteit. Bij het busongeval was nog niet bekend of er leerlingen of docenten onder de doden en gewonden zijn. “Dat is een valkuil. Je wilt de ouders als school informatie geven, maar hou je aan de feiten. Ga niet uit van slachtoffers voordat dat honderd procent zeker is. Anders veroorzaak je onnodig leed. Wacht desnoods een paar minuten met bellen naar de ouders als er uitzicht is op nieuwe informatie.”

Het achterhalen van betrouwbare informatie over het welzijn van de betrokkenen heeft de hoogste prioriteit. Die informatie kan op allerlei manieren worden verkregen. Door te bellen, sms’en of appen naar een begeleider of leerlingen ter plaatse. Scholen die de telefoonnummers hebben van de leerlingen en docenten op excursie kunnen gebruik maken van een sms-bom, een toepassing waarmee je alle leerlingen in één keer een bericht kunt sturen met de boodschap ‘laat weten hoe het met je is’. Vooral ouders waarderen dat enorm, want als school heb je heel snel contact gehad met hun kind. “Als school word je dan als ‘warm’ en ‘betrokken’ gevonden. En het verandert niks aan de ellende bij het ongeluk. Want je bent geen levens aan het redden, maar wel bezig het leed te verminderen.”

Logistieke operatie
Een crisisteam richt zich in eerste instantie op het analyseren van de situatie (informatie), definiëren van de stakeholders en het bepalen van de prioriteit van de te nemen acties. Als dat is gebeurd kunnen die acties in gang worden gezet. Vaak gaat het daarbij om logistieke operaties. Het helpt enorm als daar van tevoren over is nagedacht en een draaiboek klaar ligt.

Daarmee wordt voorkomen dat discussies, bijvoorbeeld over de plek van de ouders, nog tijdens de crisis plaatsvinden. Want daarmee gaat veel kostbare tijd mee verloren. “Je kunt best van tevoren afspreken waar ouders in een eventuele noodsituatie worden opgevangen. Dat kan heel gedetailleerd, compleet met namen van receptiemedewerkers die hen bij de voordeur opvangen, BHV’ers die hen de weg wijzen naar de opvangruimte, medewerkers die zorgen voor een drankje, broodje en tissues en de naam van degene die hen namens de directie informatie geeft.”

De ouders moeten in een afgeschermde ruimte worden opgevangen. Een klas of de aula is minder geschikt. De personeelskamer of een mediatheek biedt meer comfort en bescherming tegen nieuwsgierige blikken. Het is aan te bevelen om ook de pers op te vangen in de school, maar het liefst zo ver mogelijk bij de ouderopvang uit de buurt. Het is immers niet de bedoeling dat ouders in hun emotie allerlei dingen gaan vertellen, die mogelijk tot imagoschade van de school leiden.

Wees voorbereid
Een calamiteit komt altijd onverwacht. Goed voorbereid zijn kan het verschil betekenen tussen een calamiteit en een nachtmerrie. Dat begint met een goede administratie van de deelnemers aan excursies, concludeert één van de cursisten. “Wij organiseren best veel busreizen, ook naar het buitenland. Maar vanaf nu zorg ik ervoor dat wij precies weten wie er in welke bus zit en wat hun telefoonnummer is.”

Bekijk voor trainingen ook de bedrijfspresentatie van NISHV

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners