Met behulp van een facilitaire benchmark niet alleen terug- maar ook vooruit kijken

E-mailadres Afdrukken

In een benchmark wordt vanzelfsprekend teruggekeken op eerder behaalde resultaten. Alhoewel vaak gesteld wordt dat eerder behaalde resultaten vaak geen garantie bieden voor de toekomst… doen we een poging om aan de hand van het verleden een inschatting te geven. Welke ontwikkelingen spelen er volgens facility managers binnen ROC’s en AOC’s? En welke verschuivingen in kosten kunnen we op basis hiervan verwachten?

Welke ontwikkelingen zijn relevant op facilitair gebied?
In het onderzoek MBO Facilitaire Bench-mark van Fier.fm is geïnventariseerd welke trends de meeste invloed op facilitaire kosten en kwaliteit hebben. Hieruit blijken de volgende ontwikkelingen op basis van DESTEP het meest relevant:

- Demografisch: afname aantal studenten
Volgens 93% van de respondenten hebben demografische ontwikkelingen de grootste invloed. Met name de afname van het aantal MBO studenten heeft een grote invloed op (klant)vraag naar (aantallen) vierkante meters.

- Economisch: overheidsbezuinigingen
Ongeveer 25% van de totale concernkosten heeft betrekking op facilitaire activiteiten (conform NEN 2748). Niet gek dat in tijden van economische crisis respondenten aangeven dat economische ontwikkelingen relevant zijn (64%). Gesteld wordt dat “in tijden van zwaar weer, vaak snel naar de ondersteuning wordt gekeken”.

- Technologisch: digitalisering en nieuwe manier van werken
Volgens minister Jet Bussemaker biedt ICT kansen om de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren. Ten aanzien van de ondersteuning liggen hier kansen door bijvoorbeeld werken en leren op afstand mogelijk te maken. Maar ook het inrichten van schoolruimten waar moderne manieren van lesgeven mogelijk zijn. Deze ontwikkeling wordt door facility managers herkend (50%).

Naast te kijken naar relevante ontwikkelingen, is het ook de moeite waard te bestuderen welke ontwikkelingen slechts door enkele facility managers zijn benoemd als relevant.

- Ecologisch: oog voor duurzaamheid en gezondheid
Slechts 7% van de respondenten geeft aan dat ecologische ontwikkelingen relevant zijn voor de facilitaire organisatie. Sturen op duurzaamheid heeft met name een kostenbesparing als drijfveer. Alhoewel facilitaire managers actief betrokken zijn bij initiatieven zoals ‘De Gezonde School’ lijkt dit geen thema met een hoge prioriteit.

Wat zijn de effecten hiervan op de facilitaire kosten?
Met name economische ontwikkelingen resulteren in maatregelen om op korte termijn kosten te besparen. Zo zijn inkoopcontracten verbeterd, wordt gestuurd op kostenbewustwording in de organisatie en wordt vaker gebruik gemaakt van flexibel- in plaats van vast personeel.

- Huisvesting
Wanneer we naar de toekomst kijken hebben met name demografische trends een grote invloed op de kosten. Op basis van prognoses voorspellen instellingen wat de huisvestingsbehoefte is. In veel gevallen neemt deze af. Op langere termijn zal dit in absolute zin leiden tot minder huisvestingskosten. Het leren op afstand vormt hierbij een extra stimulans. Per student zal het aantal vierkante meters tevens afnemen.
 
- Diensten en middelen
Met name technologische ontwikkelingen zullen waarschijnlijk een stijging van kosten voor documentmanagement veroorzaken. Onderzoeken binnen andere sectoren tonen aan dat deze digitalisering niet (direct) zal resulteren in lagere kosten voor documentreproductie.
Kosten voor inrichting van werkplekken zijn sinds 2012 significant gestegen. Het bijdragen aan het faciliteren van een aantrekkelijke werkomgeving aan studenten vormt een belangrijke verantwoordelijkheid. Zo heeft het NOVA College op basis van onderzoek kunnen concluderen dat (meer) behoefte is aan studie- en stilteplekken. Een andere manier van werken en studeren vraagt een ander inrichtingsconcept, met bijbehorend prijskaartje.
Ook enkele dalingen zijn te voorspellen. Mogelijk dalen de kosten voor beveiliging, doordat steeds vaker studenten hiervoor worden ingezet. Ook voor catering wordt door instellingen onderzocht hoe zij hier een bijdrage aan kunnen leveren. Ten aanzien van catering wordt door steeds meer instellingen overwogen een commercieel contract af te sluiten.

- ICT
De toenemende digitalisering stelt hoge(re) eisen aan de infrastructuur en backofffice van een onderwijsinstelling. De infrastructuur moet zowel tijdens als naast lesuren beschikbaar zijn. In het gebouw, maar ook daarbuiten. Een kleine daling is mogelijk te realiseren doordat steeds meer studenten en medewerkers hun eigen devices meenemen. Voor medewerkers geldt echter vaak dat hier een vergoeding tegenover staat. Deze besparing is echter verwaarloosbaar in relatie tot de te verwachten investeringen.

- Facility management en ondersteuning
Flexibeler inzetten van personeel, minder inhuur van externe adviseurs en de samenvoeging van servicedesks. Enkele voorbeelden waaruit blijkt dat economische ontwikkelingen invloed hebben op de overhead.

 


En hoe ziet de toekomst eruit?
We weten niet wat de toekomst ons zal brengen. Wel weten we dat er veel zaken gaan veranderen (zie tabel). In 2020 zullen de kosten per student hoogstwaarschijnlijk niet lager zijn. Met name een substantiële toename van kosten rondom digitalisering en ICT vormen hiervoor een belangrijke oorzaak. Potentiële besparingen zijn voornamelijk te realiseren door het afstoten van vierkante meters en slimmer gebruik van ruimten. Ook leiden algemene besparingen door bijvoorbeeld inkoopsamenwerkingen en flexibel en vast personeel op diverse activiteiten zoals schoonmaak en energie tot lagere kosten.

Voor meer informatie of vragen over de Benchmark kunt u contact opnemen met Sheryl Limburg van Fier.fm door een mail te sturen aan Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners