Risicomanagement: Van papieren tijger naar verbetering van kwaliteit onderwijs

E-mailadres Afdrukken

Onderwijsinstellingen worden geconfronteerd met een grote planlast. Naast alle verplichte documenten wordt nu ook een risicoanalyse en/of continuïteitsparagraaf in het jaarverslag van besturen verwacht. Een nieuwe hype die zorgt voor alweer een papieren tijger? Of is risicoanalyse nu juist een goede mogelijkheid om structureel aan de verbetering en vernieuwing van een onderwijsorganisatie te werken?


OSGMetrium ziet risicoanalyse en risicomanagement als onderdeel van goed bestuur. Risicoanalyse is meer dan het simpelweg bepalen hoe groot het weerstandvermogen van een onderwijsorganisatie moet zijn. Risicomanagement is, in onze ogen, vooral een instrument om de kwaliteit van het onderwijs, de bedrijfsvoering en de continuïteit van de organisatie te bewaken en te borgen. Beide verdienen een plaats in het totale en financiële beleid van een onderwijsorganisatie.

Waarom risicomanagement?
De noodzaak om risico’s te identificeren en te beheersen wordt vaak opgelegd door externe partijen. De richtlijnen voor de jaarverslaggeving stellen bijvoorbeeld dat onderwijsbesturen een zo volledig mogelijk beeld moeten geven van de ontwikkelingen (intern en extern) die van invloed kunnen zijn op de kwaliteit en de continuïteit van het onderwijs en de instelling. Er wordt onderscheid gemaakt tussen strategische, financiële en operationele risico’s. Besturen moeten daarnaast duidelijkheid geven over de systematiek die gebruikt wordt voor risicomanagement en over de maatregelen die ze geformuleerd hebben om risico’s te beheersen.
Sinds de introductie van risicomanagement in het onderwijs wordt risicomanagement vooral gezien als een noodzakelijk kwaad: het hoort bij het willen of moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Er zijn echter veel meer (en minstens zo belangrijke) redenen die aangeven dat het in het eigen belang van onderwijsbestuurders is om een cyclisch proces van risicoanalyse en risicomanagement in te voeren.
 

9 andere redenen om aan risicomanagement te doen:

  1. Input voor de meerjarenbegroting of strategisch meerjarenplan.
  2. In reactie op omgevingsontwikkelingen zoals krimp.
  3. Optimalisering van bedrijfsvoering.
  4. Afdichten van verantwoordelijkheden als bestuur en/of toezichthouder.
  5. Basis onder het overleg met de medezeggenschap.
  6. Borging van continuïteit van de organisatie.
  7. Voorkomen van plotselinge problemen (zwakke scholen of hoog ziekteverzuim).
  8. Goed werkgeverschap.
  9. Onderbouwing van het benodigde weerstandsvermogen.

In het kader van goed bestuur (good governance) moet een bestuurder in staat zijn om de beste resultaten voor leerlingen te realiseren in een voortdurend veranderende omgeving. Van deze bestuurders wordt verwacht dat zij steeds verder vooruit kijken en dat ze een verband kunnen leggen tussen het te realiseren beleid (de doelstellingen) en de in te zetten middelen. Bestuurders moeten op het behalen van de doelstellingen sturen en daarover verantwoording afleggen. Met de taken van onderwijsbestuurders in het achterhoofd is het cruciaal dat alles wat het behalen van de doelstellingen in de weg staat (de risico’s) onderkend wordt en waar nodig gereduceerd. Daarmee is risicomanagement niet meer slechts een onderdeel van het financiële beleid, maar bovenal een onderdeel van de bestuurlijke opdracht.

Risicomanagement start met het einde voor ogen
Het benoemen van een aantal risico’s is niet zo moeilijk. Lastiger wordt het wanneer die risico’s ook nog eens geanalyseerd en gewaardeerd moeten worden en er (financiële) consequenties aan toegekend moeten worden. En wat te denken van het beheersen en monitoren van de maatregelen die getroffen moeten worden om deze risico’s te beheersen?
Goed risicomanagement is te zien als een cyclisch proces dat start bij de identificatie van risico’s en eindigt met een evaluatie. Daarna worden nieuwe risico’s benoemd. Risicomanagement is een continu proces dat nauw in verband staat met het primaire proces en met de doelstellingen van de organisatie. Risico’s zijn te definiëren als alle gebeurtenissen en gedragingen, zowel binnen als buiten de eigen organisatie, die het behalen van de onderwijsdoelstellingen in de weg kunnen staan. Risicomanagement richt zich op het behalen van de onderwijsdoelstellingen en op het managen van de risico’s. Bovendien is risicomanagement geen eenmalige of jaarlijks terugkerende actie, maar een continu proces dat de inzet van iedereen in de organisatie vraagt.

Stap 1: Risicoanalyse
Goed risicomanagement kan niet zonder een gedegen risicoanalyse. Elke risicoanalyse start met het maken van een nauwkeurige beschrijving van de relevante omgeving waarin de organisatie zich bevindt. Wanneer de risico’s in de relevante omgeving van de onderwijsorganisatie in beeld zijn gebracht, kunnen ze geanalyseerd worden. Binnen het onderwijs gaat het in essentie om de kwaliteit van het onderwijs en om het behalen van de beoogde resultaten.

Stap 2 en 3: Risico’s beoordelen
De volgende stap in het risicomanagement is het beoordelen van de risico’s en het toekennen van een prioriteit. Daarna moeten (financiële) beheersmaatregelen worden opgesteld. Een gangbare manier om risico’s te beoordelen is om aan ieder risico een kans en een impact toe te dichten. Het gaat daarbij om de kans dat een risico zich ook daadwerkelijk voordoet en om de impact (de al dan niet financiële consequentie) die er is wanneer het risico zich voordoet. Door de kans op een risico te vermenigvuldigen met de impact, kan een prioritering in de risico’s aangebracht worden. Er ontstaat zo een risicoprofiel voor de onderwijsorganisatie.
Waar mogelijk wordt aan elk risico een financiële impact gekoppeld. Zo kan bepaald worden hoeveel en welke reserves nodig zijn om de risico’s op te kunnen vangen. De risico’s zoals deze eerder zijn beschreven zijn de bruto risico’s van de organisatie. Dit zijn de risico’s voordat er beheersingsmaatregelen zijn getroffen.

Stap 4: Risico’s beheersen
De volgende stap is het beheersen van de risico’s. Op basis van het risicoprofiel moet de organisatie vaststellen wat ze met de risico’s wil. Wil ze maatregelen nemen om de risico’s in te dammen? En zo ja, welke? Er zijn 4 manieren om met risico’s om te gaan:
1. Vermijden
2. Overdragen
3. Beperken
4. Accepteren


Stap 5 en 6: Inbedden in Planning en Control-cyclus
Het benoemen van maatregelen is slechts één stap. Het uitvoeren ervan is een tweede. Risicomanagement is pas een proces wanneer de organisatie de risico’s en de maatregelen opneemt en monitort in de verschillende onderdelen van de Planning en Control-cyclus. Denk daarbij aan de managementgesprekken, de managementrapportages en het jaarverslag. Alleen op deze manier is een organisatie in staat om risico’s structureel de baas te worden en te blijven.

Risicomanagement als instrument voor kwaliteitsverbetering
Onderwijsorganisaties hebben veel risico’s gemeen. Toch vraagt risicomanagement altijd om een benadering op maat. Het succes van risicomanagement is altijd afhankelijk van de kwaliteit waarmee een individuele instelling haar risico’s identificeert en op relevantie (kans en impact) beoordeelt. Daarbij gaat het er niet om alle mogelijke risico’s te beheersen, maar om de belangrijkste risico’s in beeld te krijgen. Risicomanagement is niet alleen een instrument dat noodzakelijk is omdat de wet dat voorschrijft. Het is in de eerste plaats een instrument om te beoordelen hoe de doelstellingen tot stand komen, en om te onderzoeken welke resultaten behaald zijn en hoe die resultaten moeten worden gewaardeerd. Als de organisatie op systematische wijze het proces van risicoanalyse en risicomanagement doorloopt en dat proces afstemt op de kwaliteit van het onderwijs en de resultaten, werkt ze structureel aan kwaliteitsverbetering. Zo is risicomanagement geen proces op zich, maar maakt het onderdeel uit van de totale kwaliteitszorg van de organisatie.

Elke stap in het proces van risicomanagement vraagt tijd en aandacht. In de praktijk blijkt dat organisaties verreweg de meeste tijd (circa 70%) steken in het maken van de risico-inventarisatie. De analyse vergt circa 15% van de tijd. De resterende tijd wordt veelal besteed aan de waardering van de risico’s. Dit stuk van risicomanagement is beschreven in een risicomanagementrapportage.

Risicomanagement houdt echter niet op bij het produceren van een papieren rapport, maar begint pas echt daarna. Iedereen die betrokken is in en bij de onderwijsorganisatie zou zich bewust moeten zijn van de risico’s en daarop moeten anticiperen. Het gaat niet om het maken van fouten. Het gaat om het feit dat iedereen van zijn fouten moet leren en fouten moet proberen te voorkomen. Een onderwijsorganisatie moet zich net als alle andere organisaties bewust zijn van de doelen die worden gesteld en van de aanwezige risico’s die de doelen in de weg kunnen staan. Uiteindelijk wil iedereen de beste resultaten. Risicomanagement gaat over bewustwording en over bewustzijn van zowel de eigen organisatie als van de omgeving. Het gaat om anticiperen op bedreigingen en om inspelen op kansen.

Conclusie
Het invoeren van risicomanagement gaat in eerste instantie gepaard met veel papier. Het maken van een inventarisatie en het beoordelen en waarderen van risico’s vraagt relatief veel tijd. Die tijd is ook nodig. Het creëert immers omgevingsbewustzijn en het helpt om te focussen op die onderdelen in het proces die het behalen van de doelstellingen in de weg staan. De stap van risicoanalyse naar risicomanagement is snel gemaakt. Door met elkaar in gesprek te blijven over de risico’s en door maatregelen te formuleren en deze ook daadwerkelijk door te voeren, wordt structureel gewerkt aan het verbeteren van de organisatie en de bedrijfsvoering. Risicomanagement wordt zo een instrument waarmee kwaliteit structureel wordt verbeterd.

Komen excessen met een juiste toepassing van risicomanagement niet meer voor in het onderwijs? Kunnen excessen werkelijk worden voorkomen? Het antwoord daarop zou bevestigend moeten zijn. De praktijk is echter iets weerbarstiger.

Risicoanalyse en risicomanagement hebben alleen toegevoegde waarde als onderdeel van de totale kwaliteitszorg van een organisatie. Het gaat daarbij om een zich herhalend proces van het onderkennen van risico’s, het nemen van maatregelen en het bewaken van de effecten van die maatregelen. Om het anders denken over doelstellingen en om het reduceren van alles wat het behalen van de organisatie- en onderwijsdoelstellingen in de weg staat.

De consultants van OSGMetrium helpen u graag bij het uitvoeren van een risicoanalyse en het invoeren van risicomanagement, waar-bij de focus op het verzorgen van kwalitatief goed onderwijs ligt. Dat is, in onze ogen, waar het bij onderwijsorganisaties om gaat. Wilt u na het lezen van dit artikel toch nog steeds liever alleen een financiële risicoanalyse? Dan kan dat ook.

Voor informatie kunt u contact opnemen met:
drs. Alma Kockx MME  
071 - 5730149
Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
www.osgmetrium.nl

 

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners