VO kan bedrijfsvoering verder professionaliseren. “Maar aandacht voor kengetallen en benchmarking begint aan de bestuurstafel”

E-mailadres Afdrukken

Benchmarking vormt binnen het mbo en hbo al langer een zeer nuttig sturingsmiddel. Facilitaire afdelingen krijgen meer inzicht in de eigen prestaties en de huisvestings- en onderhoudskosten kunnen in de meeste gevallen naar beneden worden bijgesteld. Binnen het voortgezet onderwijs wordt benchmarking nog onvoldoende ingezet om meer inzicht te krijgen in de eigen bedrijfsvoering. Toch kan het vo niet achterblijven nu er steeds meer druk komt op de kosten voor onderhoud en exploitatie. Maar hoe krijg je het vo enthousiast? Schoolfacilities sprak met vijf experts op het gebied van benchmarking.

 

 

V.l.n.r.: Henk Leever (projectdirecteur ROC van Twente en voorzitter van FSR), Remko Oosterwijk (adviseur en mede-oprichter van Fier.fm), Ruud Jansen (senior adviseur Onderwijshuisvesting BOAG), Sheryl Limburg (facilitair adviseur en eigenaar van Fier.fm) en Karel van der Velden (controller Stichting Carmelcollege).

 

Voor Ruud Jansen, senior adviseur Onderwijshuisvesting bij BOAG en tot tweeëneenhalf jaar geleden directeur van de facilitaire afdeling van het ROC in Eindhoven, kent benchmarken weinig geheimen. Samen met Remko Oosterwijk van facilitair advies- en onderzoeksbureau Fier.fm is hij de grondlegger van de normen en de benchmark in het mbo. Deze facilitaire benchmark, die in 2004 begon met tien scholen telt momenteel vijfentwintig deelnemende scholen. “We kenden natuurlijk de mbo-benchmark die puur gebaseerd is op de jaarrekeningen, maar wij namen de NEN als uitgangspunt zodat je echt de facilitaire processen kunt meewegen. Dat gaat verder dan alleen de financiële kant, dan kijk je naar de complete facilitaire dienstverlening. Uit zo’n benchmark kun je voldoende informatie halen om met inhoudelijk deskundigen in gesprek te gaan. Dat is het belangrijkste van benchmarken, dat je die inhoudelijke discussie aangaat en dat je sturingsgegevens destilleert om de bedrijfsvoering verder te optimaliseren.”

De laatste twee jaar heeft Ruud Jansen als adviseur veel rondgekeken in het po en vo. “Ik ben toch geschrokken van wat ik daar ben tegengekomen. Soms is er echt sprake van te weinig professionaliteit als je het hebt over de bedrijfsvoering. Dat staat in die onderwijssector nog in de kinderschoenen. Zeker bij de kleine organisaties en éénpitters; besturen met vaak maar een school met in totaal minder dan duizend leerlingen waardoor er onvoldoende kritische massa ontstaat om ondersteuning adequaat te organiseren. Het is daarom een prachtige uitdaging om met zo min mogelijk geld een zo goed mogelijk gebouw neer te zetten, waarin het onderwijs optimaal kan renderen. Want dat moet altijd het uitgangspunt zijn.”

Bestuurlijke bewustwording
Henk Leever, projectdirecteur bij het ROC van Twente en voorzitter van de Facilitaire Samenwerking Roc’s, Aoc’s en vakscholen (FSR), de overkoepelende organisatie van mbo-instellingen, heeft ook de nodige ervaring met benchmarken binnen het mbo. “Het is zonde als we binnen het onderwijs geld verliezen door verkeerde keuzes te maken. Het geld moet zoveel mogelijk naar het onderwijs gaan en niet naar de gebouwen. Vandaar dat er een duidelijke focus moet zijn op kengetallen. Maar aandacht voor kengetallen en benchmarking begint aan de bestuurstafel. Het bestuur moet zich bewust zijn van de mogelijkheden en meerwaarde van benchmarken.”

Leveranciers uitdagen
Remko Oosterwijk, mede-oprichter en tot begin dit jaar mede-eigenaar van facilitair advies- en onderzoeksbureau Fier.fm, is het met Ruud Jansen eens dat er nog te weinig professionaliteit in het voortgezet onderwijs is als het aankomt op de bedrijfsvoering. “Met benchmarking valt er nog een wereld te winnen, maar veel scholen hebben de benodigde gegevens niet transparant voor handen. Dat is jammer, want de investering die je in een benchmark doet, levert zo veel op.” Hij vindt dat er hierbij ook een rol is weggelegd voor de leveranciers. “We hebben binnen het facilitaire werkveld door de jaren heen langzaamaan wat vertrouwen in de leveranciers verloren. We moeten de leverancier weer uitdagen om samen en in vertrouwen invulling te geven aan de facilitaire problematiek. Maar dan moet je als facilitaire organisatie wel de juiste basisgegevens voor handen hebben.”

Henk Leever: “Er moet een duidelijke focus op kengetallen komen. Een bestuur moet zich bewust zijn van de mogelijkheden en meerwaarde van benchmarken.”
Remko Oosterwijk: “Facilitair verantwoordelijken moeten zich focussen op die dingen die ze het meest kunnen beïnvloeden, waar ze het meest op kunnen sturen.”
Ruud Jansen: “Het is een prachtige uitdaging om met zo min mogelijk geld een zo goed mogelijk gebouw neer te zetten, waarin het onderwijs optimaal kan renderen.”
Sheryl Limburg: “Er is binnen het vo nog heel veel te doen, waarbij we onze kennis uit de andere branches prima in kunnen zetten.”
Karel van der Velden, Stichting Carmelcollege: “Alles wat bij ons met huisvesting te maken heeft, is de laatste jaren steeds meer geprofessionaliseerd.”

Carmel focust op kostenbeheersing
Toch zijn er in het vo ook onderwijsinstellingen die de zaken al aardig op orde hebben, zoals Stichting Carmelcollege. Karel van der Velden werkt sinds 2006 als controller bij Stichting Carmelcollege en heeft de afgelopen jaren een behoorlijke professionaliseringsslag waargenomen. “Alles wat bij ons met huisvesting te maken heeft, is de laatste jaren steeds meer geprofessionaliseerd. Momenteel wordt door een club van vijf mensen op het centrale Bestuursbureau veel aandacht besteed aan huisvesting. Er wordt onder andere gewerkt aan een handboek huisvesting, waarin alle fases van het bouwproces goed worden beschreven en waarin standaardisatie van de processen wordt aangebracht. Daarbij wordt uiteraard rekening gehouden met de aanbestedingsregels, maar ook met de technische kant. Op die manier denken wij de ontwikkeling van onze huisvesting professioneel vorm te geven. Ook wordt al interne benchmarking verricht, waarbij huisvestingskosten zowel per m2 als per leerling zichtbaar worden. Geen overbodige luxe aangezien onze stichting 56 gebouwen moet bestieren.” Het Carmelcollege heeft de facilitaire gegevens volgens Karel van der Velden goed in beeld. “We hebben daarnaast de  afgelopen jaren LCE-modellen (Life Cycle Economy) opgesteld van al onze gebouwen, zodat we ook de toekomstige kosten van onze bedrijfsvoering op het gebied van onderhoud, energie en belastingen goed in beeld hebben.”

Ervaringen met mbo en hbo op vo overbrengen
Toch hebben veel scholen in het voortgezet onderwijs die cijfers niet zo voorhanden, denkt Sheryl Limburg, facilitair adviseur en eigenaar van Fier.fm. “Bij de mbo- en hbo-instellingen die wij begeleiden bij het benchmarken gaan we er van uit dat ze zelf de gegevens aanleveren en dat wij vervolgens de validatieslagen maken. Dat doen we bewust, omdat het leerproces al begint bij het verzamelen van de data. Het draait tenslotte toch om het inzicht in de eigen organisatie. Maar ik twijfel of het voortgezet onderwijs al klaar is om op een goede professionele manier de benodigde gegevens te verzamelen. Misschien moeten wij ze in het begin wel wat zaken uit handen nemen.” Volgens Sheryl Limburg is er binnen het vo nog het nodige te doen om de bedrijfsvoering te optimaliseren. “We kunnen onze kennis uit andere branches prima inzetten om een goede start te maken met benchmarking in het vo. Op die manier kunnen we de scholen op weg helpen en een referentiekader bieden. We houden ze in zekere zin een spiegel voor. Het gaat hierbij niet zozeer om de cijfertjes, maar meer wat de scholen daar vervolgens mee doen.”

Kritisch naar je eigen gegevens kijken
Henk Leever denkt dat een benchmark de medewerkers binnen een organisatie een boost kan geven. “Benchmarken kan een goede rol vervullen in de interne verantwoording. Medewerkers worden enthousiast als ze zien dat er echt iets gebeurt met de verzamelde gegevens.” Karel van der Velden: “De kracht van benchmarken is niet zozeer dat je je met de buurman kunt vergelijken, want elke school is toch uniek. Het gaat er veel meer om dat je gedwongen wordt kritisch naar je eigen gegevens te kijken.” Sheryl  Limburg: “Benchmarken is wat dat betreft ook een mooie stok achter de deur. Vaak willen organisaties de gegevens wel verzamelen op een goede professionele manier, maar komt het er in de praktijk niet van. Met een gezamenlijk benchmark onderzoek heb je aanlevertijden, dan moet je wel.” Henk Leever vult aan: “Het is hierbij wel heel belangrijk dat de gegevens worden verzameld op basis van NEN-normen. De gegevens moeten wel zuiver zijn. Nog te vaak zijn fte’s niet goed gedefinieerd of wordt m2 vvo gebruikt in plaats van m2 bvo. Dan krijg je natuurlijk geen zuiver beeld.”

Awareness van besturen
Ruud Jansen ziet een groot struikelblok in de schaalgrootte van de gemiddelde schoolbesturen. “Ik schrik soms van de grootte van de gemiddelde schoolbesturen in het vo. 95 procent heeft helemaal géén schaalgrootte, waardoor er vaak geen capaciteit aanwezig is om zaken gestructureerd aan te leveren. Als je uit al die kleine besturen en éénpitters gestandaardiseerde gegevens wilt halen, is dat bijna onmogelijk. De vraag is ook: zijn ze bereid te investeren om ordening aan te brengen. Dan loop je vrees ik tegen een muur aan. Is er binnen deze éénpitters wel iemand die de controle op zich neemt en de benodigde gegevens verzamelt? Ik denk dat het in 99 procent van de gevallen niet het geval is. Daarvoor heb je toch awareness van het bestuur nodig.”

Karel van der Velden: “Er zijn inderdaad heel veel kleine scholen die het water aan de lippen hebben staan door de bezuinigingen van de afgelopen jaren. Hierdoor hebben ze veel te weinig focus op de huisvesting en de bedrijfsvoering. Ze zijn alleen bezig met overleven.” Ruud Jansen: “Dan is de stap naar een benchmark voor deze scholen erg groot. Want als je de inrichting van de financiële administratie niet op orde hebt, kun je dan wel gaan benchmarken? Moeten ze niet eerst de administratieve organisatie op orde krijgen en awareness bij het bestuur kweken?”
Karel van der Velden: “Ik vind het te ver gaan om te zeggen dat deze scholen hun financiële administratie niet op orde hebben. Ze worden tenslotte jaarlijks gecontroleerd door accountants. Financieel hebben ze het in de meeste gevallen aardig op orde, maar dat wil natuurlijk niet zeggen dat ze efficiënt bezig zijn. Ze zien dat de energiekosten goed verantwoord worden, maar of dat past bij het aantal vierkante meters, dat weten ze in de meeste gevallen niet.”

Benchmark als sturing bij inkopen
Sheryl Limburg: “Misschien kan benchmarking nu juist de aanleiding zijn voor deze kleine schoolbesturen om meer aandacht te krijgen voor de facilitaire kengetallen. Misschien moeten ze er juist mee aan de slag om zodoende zaken bespreekbaar te maken.” Het probleem is volgens Ruud Jansen dat er al door verschillende organisaties wordt gebenchmarkt en niet altijd even goed. “Voor mij blijft de vraag of vo-scholen er wel klaar voor zijn. Als de accountant bij al die scholen langsgaat en gaat controleren op het uitvoeren van aanbestedingsregelgeving, dan gaat 95 procent met een rode kaart van het veld.”

Resultaat verantwoordelijk management
Bij het Carmelcollege is die zorgvuldigheid wel aanwezig. Karel van der Velden: “We werken met resultaat verantwoordelijk management, maar op sommige gebieden willen de scholen wel ontzorgd worden, bijvoorbeeld bij nieuwbouw. Dat willen ze dan liever centraal aanvliegen. Ze zijn dan ook blij met onze afdeling Huisvesting & Facilities, die zich onder andere met bouwprojecten bezighoudt. Dat kunnen wij zo organiseren vanwege onze schaalgrootte. Ook op het gebied van aanbesteding hebben wij voordeel van onze schaalgrootte, want je kunt met goed aanbesteden vrij snel geld verdienen. Zo hebben wij stichtingsbreed acht ton uitgespaard met de aanbesteding van energie.”

Kleine schoolbesturen en éénpitters kunnen niet profiteren van dergelijke schaalgrootte en daarom gaat het nog wel eens mis. Ruud Jansen: “Als je ziet wat er georganiseerd wordt voor huisvesting, dat ligt in veel gevallen decentraal bij een rector. Die rector bouwt één keer in zijn hele loopbaan. Die vindt dat leuk en bemoeit zich overal mee. Over de functionaliteit van het gebouw, welk basisconcept er wordt gebruikt en welke onderwijsvisie er onder ligt, die vertaalslag wordt vaak helemaal niet gemaakt. De awareness is er gewoon niet. Terwijl je bij nieuwbouw toch vooral het onderwijs moet borgen.”

Exploitatiekosten kunnen omlaag
Remko Oosterwijk: “Bij bouwprojecten moeten scholen ook wel de ruimte krijgen. Er wordt in de huidige tijd te vaak en te veel beknibbeld en bezuinigd op het budget. Het is dan ook belangrijk dat de facilitair manager helemaal aan het begin van het project zijn stem laat horen. Vooraan in het project moet je laten zien wat je kunt, je toegevoegde waarde tonen.” Henk Leever: “Je moet de impact van een schoolgebouw voor het voortgezet onderwijs niet onderschatten, de uitstraling wordt steeds belangrijker. Het onderwijs moet in een mooi, bijzonder gebouw worden gegeven, daarmee trek je leerlingen. Leerlingen en leraren willen goede faciliteiten. De lat ligt steeds hoger, terwijl het budget minder wordt.”

Om toch tot goede onderwijsgebouwen te komen zullen de exploitatiekosten omlaag moeten. Benchmarken kan hierbij uitkomst bieden, maar dan moeten de schoolbesturen daar wel open voor staan. Karel van der Velden: “De vraag is hoe je de scholen over de drempel krijgt. Zeker de kleinere scholen. Vaak is de reactie toch: alweer een benchmark. En we hebben het al zo druk.” Ruud Jansen: “De behoefte voor benchmarking zit toch op het facilitaire niveau en minder op het bestuursniveau. Het gaat tenslotte om de detailinformatie waarmee echte sturing op tactisch niveau binnen de organisatie kan worden gerealiseerd. Bestuurders zijn meer op strategisch niveau bezig.” Remko Oosterwijk: “De methodiek benchmarking is het vliegwiel om organisaties te laten nadenken over hun huisvestingsmanagement. Maar nogmaals hebben ze de gegevens wel op orde? Daar begint het mee.”

Vo de helpende hand bieden
Henk Leever: “Wellicht moeten we de scholen in het vo wat meer bij de hand nemen en aangeven waar ze de gegevens vandaan moeten halen en welk type gegevens er nodig zijn.” Remko Oosterwijk: “Ik denk dat we moeten beginnen met de voorlopers als Stichting Carmelcollege, OMO-scholen en die van LVO. Schoolbesturen die de zaken al goed op orde hebben. Die moeten we samenbrengen in een netwerk, dat straalt uit. Het heeft tijd nodig, maar daarmee krijg je wel awareness binnen de doelgroep.”

Sheryl Limburg denkt dat de kennis die is opgedaan bij de benchmark in het mbo prima kan worden ingezet om een goede benchmark voor het vo op te zetten. “Er is binnen het vo nog heel veel te doen, waarbij we onze kennis uit de andere branches prima in kunnen zetten. Van der Velden: “Wellicht kunnen we aanhaken bij de VO-raad. Die organiseert ook conferenties. Als je daar een goed verhaal neer kunt zetten waarmee je mensen prikkelt, kan dat een mooie start zijn.”

Ruud Jansen ziet er meer in om benchmarking in het vo van binnenuit te laten groeien. “Je moet draagvlak hebben bij een paar beeldbepalers voor het werkveld. Juist de grotere clubs kun je enthousiast maken om met benchmarken aan de gang te gaan. Op het moment dat je die meekrijgt, volgen er vanzelf meer. Het is interessanter om in eerste instantie met andere grote stichtingen te benchmarken, dan met kleine éénpitters, die sluiten uiteindelijk vanzelf wel aan.”

Ervaringen van mbo inzetten
Henk Leever: “Je kunt ook en en doen. Kijken bij een paar grotere organisaties die het al aardig voor elkaar hebben en tegelijk bij de VO-raad benchmark meer onder de aandacht brengen, bijvoorbeeld tijdens conferenties. En wellicht kan er ook gewoon een oproep gedaan worden aan het werkveld, kijken of er voldoende animo voor is.” Sheryl Limburg: “Een algemeen verhaal over benchmark zal de meeste schoolbesturen niet over de streep trekken, het beste is om er gewoon mee aan de slag te gaan en de resultaten vervolgens te presenteren op een conferentie of bijeenkomst, dan heb je een meer tastbaar verhaal. Onze ervaringen met benchmark in het mbo kunnen hierbij prima worden ingezet.”  

Dat er in het vo een duidelijke noodzaak is tot kostenbeheersing en dus een strakke bedrijfsvoering, daar zijn alle experts het over eens. De tijd is dus weldegelijk rijp voor benchmarking in het vo. “Maar dan moeten we niet te veel tegelijk willen doen”, denkt Remko Oosterwijk. “Facilitair verantwoordelijken moeten zich focussen op die dingen die ze het meest kunnen beïnvloeden, waar ze het meest op kunnen sturen. Het gaat uiteindelijk om kostenbeïnvloeding, dus moet er een focus zijn op die onderdelen waar ze het snelst mee kunnen scoren. Het gaat toch vooral om het laaghangend fruit. Met twintig procent inspanning moet je tachtig procent resultaat kunnen halen. Daar gaat het om.”

Wilt u ook inzicht krijgen in uw bedrijfsvoering? Neem dan deel aan de mini benchmark door een mail te sturen naar Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. .
Deelnemen is vrijblijvend en kosteloos.

 

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners