Monica van der Hoff, Infinite-Financieel: “Wanneer dènkt een schoolbestuurder slim te zijn en wanneer is hij werkelijk slim”

E-mailadres Afdrukken

Of het in uw onderwijsinstelling nu gaat om controlling, risicomanagement, bedrijfsvoering of financieel management, Infinite Financieel helpt u grip te krijgen op uw interne organisatie en bedrijfsprocessen. Op verschillende manieren. Door verhelderende artikelen, achtergrondinformatie, inspirerende bijeenkomsten, handige instrumenten of een persoonlijk advies. Door onderzoek en analyse of juist door tijdelijk een van onze adviseurs toe te voegen aan uw organisatie. Daardoor onderscheiden wij ons door de persoonlijke benadering en ervaren adviseurs die zich vastbijten in uw vragen. Het is deze ervaring waarmee wij verrassend meer bieden en u daarmee echt op weg helpen. Op 2 oktober 2012 hoop ik uw dagvoorzitter te zijn tijdens de conferentie Finance in het Onderwijs. Dit jaar heeft deze conferentie de titel “Slim snijden of slim investeren”? Daarom wil ik in dit artikel in gaan op het essentiële woordje “slim”.

Aanleiding hiervoor ontleed ik aan wat er nu in Europa gebeurt. Het is fascinerend en dan doel ik op het vermogen van Europese leiders om géén keuzes te maken. En dat al twee jaar lang. Zoals ik elders betoogd heb (en ik niet alleen), gaan er andere mechanismen optreden als er geen echte oplossingen gekozen worden. Zoals het vertrek van Papandreou en Berlusconi vorig jaar geen keuze van de politiek of de democratie was, maar van de financiële markten. Economen en financials zijn het niet eens over de oplossing, maar over één ding wel: hoe langer we in deze twilight zone blijven in Europa, hoe duurder het uiteindelijk zal worden. Of Europa bij elkaar blijft of niet. Onze Europese leiders lijken op een kind dat bang is in het donker, iets hoort en de dekens over het hoofd trekt: misschien gaat “het” wel vanzelf weg.

De les die wij van Europa kunnen leren, is dat als wij geen keuzes maken, de keuze zichzelf opdringt; niet kiezen is kiezen voor een blanco kaart. Dit is het eerste element van “slim” zijn: realiseer je dat je moet kiezen. En doe dat vervolgens ook.

Onverwachte tekorten

We kennen allemaal de voorbeelden in het onderwijs om ons heen: een aantal jaren achtereen onbedoelde en vaak onverwachte tekorten. Tekorten die zich soms zelfs pas bij de jaarrekening openbaren. Al te vaak bestaat dan de neiging niet te analyseren hoe dat komt, maar de tekorten te verklaren. En vaak is alles wel uit te leggen. Er zijn voorbeelden van besturen die jaar op jaar onverwachte tegenvallers hebben en heel goed uit kunnen leggen hoe dat kan. Dan niet onderkennen dat één incident kan, maar meerdere incidenten een trend zijn, is de snelste weg richting de financiële afgrond. Denken dat het volgend jaar wel beter komt en dan ineens is het pompen of verzuipen. En dan valt er nog maar heel weinig te kiezen.

Bij meerdere besturen hebben mijn collega’s en ik de afgelopen jaren het volgende zien gebeuren. Men werkte hard aan de kwaliteit van het onderwijs, investeerde veel tijd in jaarplannen en begroting en toch ging het telkens mis. Wat bleek uiteindelijk (na jaren)? Er was een elementaire fout gemaakt die herhaald werd: er werd al jaren gerekend met te lage gemiddelde loonkosten waardoor jaar in jaar uit teveel formatie werd ingezet. Sommige besturen verklaren een deel van het tekort in hun jaarrekening met termen als “ontoereikende bekostiging”. Alsof je daarmee verliezen maakt die wel acceptabel zijn.

Dit is het tweede element van “slim” zijn: vrij naar een collega van mij bij Infinite Financieel: niet verklaren, maar klaren. Ga na wat de onderliggende oorzaken zijn van de onverwachte tekorten. Analyseer ze en stop niet voor er een sluitend antwoord komt.

Risicomanagement

Ik aarzel om het volgende element te beschrijven, omdat het zo vanzelfsprekend is. Een plan zonder financiële paragraaf is geen plan. Een organisatie zonder meerjarenperspectief (inhoudelijk en financieel) heeft geen meerdere jaren. Een meerjarenbegroting zonder liquiditeitenbegroting is als iemand die de straat oversteekt op weg naar zijn afspraak en vergeet te kijken of er een auto aankomt.

Het derde element van ”slim” zijn: kijk of wat u wilt of doet ook feitelijk (op korte termijn en op lange termijn) haalbaar is.
De kerntaak van uw organisatie is onderwijs. Of het nu om educatie en ontwikkeling van kinderen of jong volwassenen gaat. Daarbij hoort een gezonde financiële basis als randvoorwaarde voor dat doel. Niet een hoge rentabiliteit en forse reserves als doel op zich. Risicomanagement is hierbij een belangrijk element van bestuur en management en is inmiddels ook al aardig in het onderwijs ingeburgerd. En terecht. In 2009 schreef ik hierover ook al in Schoolfacilities (Schoolfacilities, juni 2009).

In mijn visie is risicomanagement geen op zichzelf staand systeem of op zichzelf staande structuur. Teveel voorbeelden leren ons, dat de bestuurder en dan vooral zijn of haar keuzes elementair zijn geweest in landelijk bekende voorbeelden van (bijna) faillissementen.

Fantasie is nog geen visie

Realistisch investeren in de toekomst van het onderwijs van de instelling vraagt van de bestuurder in mijn optiek dan ook een zestal competenties. Allereerst vraagt dat om visie (een duidelijk beeld wat je wilt bereiken), durf (ervoor gaan als je erin gelooft) en doorzettingsvermogen (niet alleen voor quick wins gaan, maar voor de lange termijn). Omdat visie niet hetzelfde is als fantasie, durf niet verward moet worden met overmoed en doorzettingsvermogen iets anders is dan tegen beter weten doorgaan, moeten deze drie competenties hand in hand gaan met drie andere. Met sturing (calculeer risico’s en tegenvallers in en stuur hierop), reflectie (spiegel met anderen, vooral kritische anderen) en eerlijkheid (durf te zien wat je ziet, durf toe te geven aan een andere mening en feiten ook als ze tegenvallen en handel ernaar).

Dit is voor mij het vierde element van ”slim” zijn: investeer in deze zes competenties bij jezelf of organiseer ze om je heen.

Zorg dat de basis op orde is

Monica van der Hoff-Israël is oprichter en directeur van Infinite Financieel. Infinite is gespecialiseerd in het adviseren over financiële en bedrijfsvoeringsvraagstukken in het onderwijs.

En tenslotte moet ik een open deur intrappen. Daarvoor neem ik een zeer actueel voorbeeld uit de wereld van het openbaar bestuur. In een financieel voorstel aan de gemeenteraad van Leiden is een plus en een min bij een bedrag verwisseld. Als gevolg daarvan had de concernreserve uiteindelijk niet moeten worden vermeerderd met € 2,95 miljoen, maar juist moeten worden verminderd met dat bedrag. Het juiste saldo van de concernreserve is nu ruim vier miljoen euro in plaats van tien miljoen euro die de gemeente volgens haar eigen regels moet hebben. De gemeente gaat na hoe dit heeft kunnen gebeuren. Daarnaast zal de gemeenteraad een voorstel krijgen hoe het college denkt de concernreserve met zes miljoen euro op te hogen tot de minimale omvang van 10 miljoen euro. Organisatorische en personele maatregelen zullen volgen.

Het vijfde element van “slim” zijn: zorg dat de basis op orde is.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

December uitgave

Partners