In control met risicomanagement: “De noodzaak van risicomanagement”

E-mailadres Afdrukken

Het besturen van onderwijsinstellingen heeft overeenkomsten met autorijden. Net als met uw auto wilt u met uw organisatie een vooraf vastgestelde bestemming bereiken. Bij het autorijden is u geleerd om goed te letten op uw omgeving om zo tijdig op gevaren te kunnen reageren die kunnen opdoemen. Kortom tijdig anticiperen! Bij uw organisatie evalueert u ook wat nieuwe ontwikkelingen, politieke besluitvorming, demografische ontwikkelingen e.d., betekenen voor de instandhouding van de school. Dit is waar het in de kern bij risicobeheersing om draait. Dit hoort al jaren bij uw dagelijks werk.

Waarom is risicomanagement dan zo van belang? Voor een goede organisatie stelt het bestuur de doelen vast, die zij aan elke medewerker binnen de organisatie bekend maakt, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan. Door risicobeheersing te professionaliseren naar risicomanagement zorgt u, net als bij beleidsformulering, dat elke medewerker bekend is met potentiële gevaren die de instelling bedreigen en welke aanpak u voorstaat bij de beheersing van deze risico’s. Hiermee voorkomt u dat medewerkers te gemakkelijk of juist te krampachtig omgaan met risico’s. Ook voorkomt u dat de verschillende medewerkers vanuit hun eigen ideeën tot afzonderlijke maatregelen komen die hierdoor averechts uitwerken. Risicomanagement is hiermee een onmisbaar instrument om ‘in control’ te zijn.

Ook het ministerie OCW ziet het belang in van goed risicomanagement wat blijkt uit het rapport van de Commissie Don en het evaluatierapport lumpsum PO.

Weerstandsvermogen

Ondanks een goed risicomanagement blijven er risico’s die u niet volledig kunt beheersen. Bijvoorbeeld bij een sterk fluctuerend leerlingenaantal wilt u het personeelsbestand gaan flexibiliseren. Echter het inzetten van docenten en medewerkers op interim basis is gewoon erg duur en daarom beperkt mogelijk. Het veelvuldig inzetten van tijdelijke krachten kan daarnaast ook een belangrijk risico inhouden voor de kwaliteit van het onderwijs. Dit betekent dat u hoe dan ook met risico’s blijft zitten. U accepteert dat het voordoen van deze risico’s kosten met zich mee kunnen brengen voor de instelling. U wilt echter niet dat deze de continuïteit van de instelling bedreigen. Risicomanagement is daarom een belangrijk hulpmiddel om de hoogte van het weerstandsvermogen te bepalen, zodat de continuïteit blijft gewaarborgd ook in moeilijke omstandigheden.

Risicostrategieën

Bij een risico-inventarisatie waarbij u de concrete risico’s benoemt splitst u deze uit in twee elementen, te weten de kans op het voordoen van het risico en de impact ervan. Om de urgentie van het risico te classificeren worden beide elementen vaak verdeeld in drie categorieën: Hoog, Gemiddeld en Laag. Op basis van deze risico-inventarisatie bepaalt u de te volgen risicostrategie en de concrete risicomaatregelen.

De literatuur kent vier soorten risicostrategieën, te weten: Vermijden, Beheersen, Overdragen en Accepteren die een samenhang kennen met de mate van de kans en de impact.

Vermijden: Bij een risico met een hoge kans en een hoge impact is de voorgeschreven risicostrategie het vermijden van het risico. Het aangaan van branchevreemde activiteiten blijken bij diverse instellingen grote risico’s met zich mee te brengen. Vooral bij een snelle groei van deze activiteiten kan de impact snel toenemen. Het kan in zo’n situatie verstandig zijn om dergelijke activiteit over te dragen aan een andere partij of te verzelfstandigen.

Beheersen: Een risico met een hoge kans op voordoen, terwijl de impact van het individuele incident laag is vraagt om een betere beheersing zodat u de kans op het voordoen kunt verkleinen. Fouten in de leerlingenadministratie kunnen consequenties hebben voor de hoogte van de bekostiging. De impact van een enkele fout is te overzien. Toch wilt u niet dat hier veel fouten worden gemaakt, omdat anders onnodig geld wordt misgelopen.

Overdragen: Risico’s met een lage kans, maar met een hoge impact dient u over te dragen. In het geval van bijvoorbeeld brandrisico’s worden de financiële gevolgen verzekerd bij een verzekeringsmaatschappij, zodat de continuïteit van de instelling niet wordt bedreigd.

Accepteren: Er kunnen daarnaast ook risico’s zijn die een lage kans en een lage impact hebben. Deze risico’s vragen geen directe aanpak. Die energie kunt u beter steken in meer urgente risico’s. Wel blijft u de risico’s monitoren, want ook urgentie van risico’s kan in de loop van de tijd wijzigen.

Planning- en controlcyclus

Uit het voorgaande is al gebleken dat risicomanagement geen eenmalige exercitie kan zijn. Net als bij het autorijden veranderen bij het besturen van de organisatie voortdurend de omstandigheden en daarmee de risico’s. Van groot belang is om het risicomanagement in te bedden in de planning en controlcyclus zodat u een waarborg heeft dat risicomanagement een structurele plaats krijgt in de beheersing van de organisatie.

Aanpak

Uit ervaring weten wij dat veel instellingen worstelen om risicomanagement op te zetten. Enerzijds door de onbekendheid met risicomanagement, maar ook door de diffuusheid van het fenomeen. Een belangrijk kenmerk is namelijk dat de inschatting van kans en impact van risico’s erg lastig is. Veel instellingen hebben behoefte aan expertise om hen over deze moeilijke drempel te helpen. Wij hebben deze expertise in huis, daarnaast beschikken wij over een praktisch instrument om risico’s te beheersen.

Wim van Dijk is relatie-beheerder en adviseur bij Van Ree Accountants. Wilt u meer weten over risicomanagement voor uw organisatie? Neem dan contact op met drs. Wim van Dijk, 0342 - 40 85 08. Of kijk op www.onderwijsaccountant.nl.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners