Benchmarken in het onderwijs wint terrein: “Appels met appels vergelijken”

E-mailadres Afdrukken

Vergelijken, leren en verbeteren. Dat zijn de doelen van benchmarken in het onderwijs. Het jaarlijkse onderzoek naar kosten, kwaliteit en trends moet scholen meer inzicht geven in de eigen organisatie. Waar staat de organisatie ten opzichte van andere scholen? Wat kan beter? En waar valt nog winst te boeken? Het onderzoek geeft scholen zodoende een handvat om sturing te geven aan de eigen organisatie.

Steeds meer scholen in het mbo, hbo en vo maken gebruik van benchmark-onderzoeken. Een goede ontwikkeling, vindt Ruud Jansen, directeur Facilitair Bedrijf ROC Eindhoven en voorzitter van de werkgroep Benchmark van het Facilitair Samenwerkingsverband ROC's (FSR). “Facilitaire diensten worden steeds professioneler, er komt daardoor meer behoefte aan stuurinformatie. Door te vergelijken met collega's leren we van elkaar en kunnen we steeds beter richting geven aan het facilitair beleid op de langere termijn.” De eerste mbo facilitaire benchmark werd gehouden in 2004. Zeven ROC's waren hierbij betrokken. Sindsdien is het aantal deelnemers jaarlijks gegroeid. “Het afgelopen jaar hebben 23 van de 68 ROC's meegedaan aan het onderzoek. Maar aangezien de grotere ROC's hier bij zitten, dekken we met het onderzoek meer dan 50 % van alle studenten af. Zodoende geeft het onderzoek een zeer realistisch beeld van de facilitaire kosten.”

Afschrijvingskosten

De facilitaire kosten in het mbo groeiden vanaf 2007 van € 85 per vierkante meter tot € 107 per vierkante meter in 2010. Hogere afschrijvingskosten door nieuwbouw zijn hier volgens Jansen de oorzaak van. Maar ook de kosten per gewogen student groeiden in deze periode van € 1700 in 2007 tot € 1917 in 2010. Interessante cijfers, maar volgens Jansen gaat het meer om het verhaal achter de cijfers. “De discussie met collega's, daar draait het om. Vandaar dat we met de werkgroep regelmatig bij elkaar komen voor rondetafel bijeenkomsten.”

Volgens Jansen wordt er steeds meer en bewuster op kosten gestuurd in het mbo. “We krijgen steeds meer bedrijfskundige managers. Op zich een goede ontwikkeling, maar je moet daar uiteraard niet in doorschieten. Wel is het belangrijk dat facilitaire afdelingen een pro actieve rol krijgen; dat we nog meer aansluiting vinden bij het primair proces. Om dit goed te organiseren, is het belangrijk de trends in de gaten te houden en daar kan het benchmark-onderzoek ons bij helpen.”

Jaarlijks benchmarken is de beste oplossing volgens Jansen. “Op die manier kun je trends en trendbreuken het snelst ontdekken. Dat is belangrijk, want we moeten steeds meer toekomstgericht investeren. Hierbij is het belangrijk dat we lessen leren uit het verleden, maar dat we ook durven kijken naar de toekomst. Grote investeringen zullen voortaan getoetst moeten worden aan toekomstscenario's, want veranderingen in het onderwijs gaan steeds sneller.”

Professioneler

Ook uit het benchmark-onderzoek voor HBO-scholen blijkt dat facilitaire organisaties steeds professioneler worden. Toch hebben ze nog vaak onvoldoende aansluiting met het primair proces. Dat is één van de belangrijkste conclusies uit het zesde HBO benchmark-onderzoek van Fier.fm. Voorzitter CvB Inholland, Doekle Terpstra, verbaast zich hierover. “Onderwijs en bedrijfsvoering dienen op basis van gelijkwaardigheid samen te werken aan de kwaliteit van het onderwijs. Secundaire processen moeten hierbij worden ingebed in het primaire proces. Dat geldt met name voor ICT.”

Gemiddeld wordt per student in het hbo ruim 1.500 euro aan facilitaire ondersteuning uitgegeven, zo blijkt uit het benchmark-onderzoek. Per student is ongeveer 5,2 vierkante meter bruto vloeroppervlak beschikbaar. En achttien procent van de totale concernkosten kan toegerekend worden aan facilitaire kosten. De helft hiervan komt voor rekening van de huisvesting. Verder komt uit het onderzoek naar voren dat de deelnemers uit 2010 samen verantwoordelijk zijn voor bijna 1,5 miljoen bruto vierkante meter vloeroppervlak, ruim 280.000 studenten en bijna 190 gebouwen.

Voor hogescholen zijn dit handige cijfers om paraat te hebben, maar het gaat volgens Terpstra ook om het verhaal achter de cijfers. “Dit verhaal is erg verhelderend en geeft inzicht in de wijze waarop de verschillende HBO instellingen omgaan met facilitaire vraagstukken. Benchmarkonderzoek kan zodoende ook helpen bij de invulling van de agenda van de HBO-raad.”

Volgens Terpstra moet het hbo-onderwijs in Nederland competitiever worden, mede door Europese invloeden. “Dit vraagt veel van de logistiek en het facilitaire proces. Veranderingen in het onderwijs worden echter sterk vertraagd door historie en cultuur. Waarom durven wij de traditionele vakantieperiode niet ter discussie te stellen? De bereidheid om uit de historie te stappen is daarbij een voorwaarde'”, stelt Terpstra. “Flexibiliteit, differentiatie en vertrouwen zullen daarom de komende jaren de sleutelwoorden zijn in het hbo-onderwijs.”

Homogeen

Ook in het voortgezet onderwijs komt langzaamaan meer aandacht voor benchmarken. Managementadvies-bureau Berenschot verwerkte de afgelopen jaren de gegevens van meer dan 120 scholen, waarvan de meesten meerdere malen meededen. Managing consultant Jeroen Wismans verbaast zich hier niet over. “De aard van het werk in de onderwijssector maakt dat benchmarken een effectief instrument is. De werkzaamheden en organisatievorm van het werk is in veel gevallen tamelijk homogeen, hierdoor kun je op een goede manier 'appels met appels vergelijken'.”

Berenschot begon in 2003 met de benchmark-onderzoeken in het vo. “In het begin liep het storm”, weet Wismans. “Inmiddels hebben we een jaarlijkse groep van zo'n 15 a 20 besturen die zich laat benchmarken. De meeste besturen doen eenmaal in de drie jaar mee.” Met dit aantal deelnemers is nog geen 5 procent afgedekt van alle scholen in het voortgezet onderwijs. Dit geringe aantal heeft alles te maken met de manier waarop deze scholen worden gefinancierd, namelijk met lumpsumbedragen per leerling vanuit de overheid. De noodzaak om op kostenminimalisering te sturen ontbreekt hierdoor. Toch denkt Wismans dat ook deze scholen veel baat kunnen hebben bij benchmark onderzoeken. “Ons benchmark-onderzoek richt zich met name op de overheadkosten van de VO-instellingen, waaronder de facilitaire kosten. Juist hier zie je wel de behoefte om de kosten te minimaliseren en op die manier zoveel mogelijk middelen voor het onderwijsproces vrij te spelen binnen de organisatie.”

Inzicht in eigen organisatie

Benchmarking geeft op een goede manier inzicht in de eigen organisatie. “Je ziet je eigen beleid bevestigd in de cijfers. Of je kunt benchmarkonderzoek gebruiken om een analyse te maken van de organisatie en vervolgens nieuw beleid te bepalen. Zeker waar het gaat om overheadkosten spelen 'onderbuikgevoelens en -argumenten' vaak een te grote rol in de discussie met interne en externe stakeholders.”

Benchmarken kan schoolbesturen een belangrijk duwtje in de rug geven, denkt Wismans. “Door mee te doen aan ons benchmark-onderzoek krijgen schoolbesturen de objectief gemeten cijfers over de overhead. Er kan daardoor een streep worden gezet onder de discussie over de omvang en kosten van de overhead. Het schoolbestuur kan een stap verder zetten en daadwerkelijk gaan kijken naar de waarde en opbrengsten van de overhead voor de organisatie.”

Volgens Wismans zijn de overheadkosten in het vo sinds 2004 niet of nauwelijks gestegen. “De omvang van de overhead in het vo is ongeveer 20 procent. De overhead is hiermee groter dan in het po, maar kleiner dan in het hbo en mbo.”

--
Het benchmark-onderzoek in het onderwijsveld is opgebouwd conform de NEN 2748 en de NTA 8101, een afgeleide van de NEN 2748 die speciaal is toegespitst op het onderwijs. Het onderzoek maakt de facilitaire kosten van scholen inzichtelijk en geeft de deelnemers de mogelijkheid om hun kosten te benchmarken en op basis hiervan sturing te geven aan de eigen organisatie.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners