Jan Fikke, controller Stichting Conexus: “Centraal inkopen betekent autonomie inleveren voor gezamenlijk voordeel”

E-mailadres Afdrukken

Stichting Conexus is het bevoegd gezag over 30 scholen voor basisonderwijs en speciaal (basis)onderwijs in de gemeenten Heumen en Nijmegen. Jan Fikke, controller en hoofd financiële zaken, vertelt over de door Pro Mereor uitgevoerde inkoopanalyse.

“Binnen Conexus ben ik verantwoordelijk voor een ordentelijke uitvoering van de begrotingen van de scholen. Daarmee gaat ongeveer 50 miljoen euro gemoeid. Recent hebben wij in samenwerking met Pro Mereor twee Europese aanbestedingen afgerond, op het gebied van schoonmaakdienstverlening en leermiddelen. Ons doel daarbij was het realiseren van een zo goed mogelijke prijs- kwaliteitverhouding. Dat is gelukt. Op het gebied van leermiddelen is een mooi prijsvoordeel behaald. En de schoonmaakdienstverlening is zelfs zowel qua kwaliteit als qua prijs verbeterd. Dit was voor ons de aanleiding om nog beter naar onze inkoop te kijken”.

Inkoopfunctie onder de loep

In het verlengde van genoemde Europese aanbestedingen boog Jan Fikke zich over het ad-hoc karakter van de inkooporganisatie binnen Conexus. Er moest beleid ontwikkeld worden; hoe om te gaan met inkopen. Fikke: “Dat heeft alles te maken met de context: om bekostigingsredenen heeft het basisonderwijs traditioneel een relatief kleine overhead. Er is daarom geen medewerker specifiek aangesteld met inkooptaken in zijn functiebeschrijving; de afdeling financiën doet dat er gewoon bij. Onze financiële afdeling is bovendien naar verhouding klein. Dat heeft natuurlijk een weerslag op de inkoopfunctie.”

Conexus had al ervaring met Pro Mereor met eerdere aanbestedingen. “Vandaar dat zij om die reden al bij ons in beeld waren. Maar ik heb me ook op andere partijen georiënteerd. Maar uiteindelijk ga je af op: wat staat er op papier, hoe is de presentatie geweest en wat is het onderbuikgevoel?” Zo zegt Jan Fikke toch weer bij Pro Mereor uit te komen.

Tips voor organisaties die een vergelijkbaar traject starten:

- Ga je aan de slag met de financiële problematiek, kijk dan zeker eens goed naar de inkoop. Het meeste geld zit in salarislasten, maar de inkoop is ook een belangrijke post. Je kunt, door daar intelligent mee om te gaan, veel voordeel behalen. Zowel in prijs als in kwaliteit.

- Zorg dat je de handen op elkaar krijgt binnen de organisatie. Er moet draagvlak zijn. Want er zal een deel van de autonomie ingeleverd moeten worden voor het algemene belang. Gaan voor een gezamenlijk voordeel.

- Weeg altijd nut en offer tegen elkaar af. Heeft professionalisering van de inkoop op dit moment de allerhoogste prioriteit? Er wordt bezuinigd op het onderwijs, er is krimp van leerlingaantallen. Veel besturen hebben daar de handen aan vol. Zorg daarom eerst dat er een goede match wordt gerealiseerd tussen personele bezetting enerzijds en krimpende leerlingenaantallen en afnemende bekostiging anderzijds. Pak daarna andere mogelijkheden op om de kosten te drukken. De inkoopfunctie bijvoorbeeld!

Hoge proceskosten, veel besparingspotentieel

De inkoopanalyse van Pro Mereor laat zien dat Conexus een zeer groot aantal kleine leveranciers heeft. Tachtig procent van het totale inkoopvolume wordt geleverd door slechts 47 leveranciers, terwijl de resterende twintig procent van het totale inkoopvolume geleverd wordt door 650 leveranciers. Jan Fikke vroeg zich af of dat gewenst is. Wat doet dit met de proceskosten en de administratieve verwerking? Het terugbrengen van het aantal kleine leveranciers, voor een deel veroorzaakt door de autonomie van de scholen in de stichting, resulteerde in een behoorlijke kostenverlaging.

Strategie bepalen

Een ander belangrijke onderdeel van de inkoopanalyse is de Kraljic-analyse: wat maakt een leverancier uniek, wat is het inkooprisico als er wat met die leverancier gebeurt en wat zijn dan effecten op het bedrijfsresultaat? En: wat is een goede strategie om op dit marktsegment ons inkoopvoordeel te halen? Voorbeelden hiervan zijn, het intensiveren van de samenwerking om risico’s te reduceren, het behalen van een maximaal prijs- en/of kwaliteitsvoordeel of het minimaliseren van de proceskosten.

Vervolgtraject: draagvlak creëren en samenwerken

Volgens Pro Mereor was het van belang draagvlak te creëren bij de schoolleiders. Elke school is uniek, maar met een gezamenlijk aanpak en het inleveren van een beetje autonomie, zijn aanzienlijke inkoopvoordeel te behalen. Samen hebben de verschillende scholen binnen de stichting al een goede slag geslagen met de aanbesteding van leermiddelen. Jan Fikke zegt aangenaam verrast te zijn met het draagvlak bij de schoolleiders om dit centraal te doen. “Ondanks het feit dat het moeilijk kan zijn afscheid te moeten nemen van leveranciers waar je een goede relatie mee hebt.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners