John Schreijer: “Professionalisering van inkoop bevordert een efficiënte bedrijfsvoering en levert veel geld op”

E-mailadres Afdrukken

Als directeur vastgoed en centrale inkoop heeft John Schreijer in samenwerking met inkoopkenniscentrum Pro Mereor de inkoopfunctie bij Scholengroep Quadraam geprofessionaliseerd. Het gedachtengoed en de ervaringen die daarbij zijn opgedaan worden door de VO-raad omarmd. De sectororganisatie heeft geld vrijgemaakt waarmee Schreijer door middel van het Inkoopplatform VO scholen de komende twee jaar kan motiveren en ondersteunen om die professionalisering ook ter hand te nemen. Dat is hard nodig: “Besturen zijn wettelijk verplicht om inkoopbeleid te formuleren en aanbestedingen zichtbaar te maken, maar daar maken ze nog te weinig werk van. Zonde, want van professionele inkoop heb je veel profijt. Als schoolbestuur mag je dat niet laten liggen.”

Quadraam is een scholengroep met 11 grote scholen in en rond Arnhem. Schreijer was jarenlang schoolleider bij één van de grotere scholen. Inkoop werd door de individuele schooldirecteuren gedaan en was niet belegd op bestuursniveau, dat was de verantwoordelijkheid van elke individuele directeur. “Er was geen algemeen inkoop- en aanbestedingsbeleid. De accountant had al aangegeven dat we wettelijk verplicht zijn om dit goed te regelen. Daar ben ik in 2010 mee aan de slag gegaan. Bij het inrichten van de inkoopfunctie, waaronder het doen van aanbestedingen zijn wij bijgestaan door Pro Mereor, en dat was nodig, want aanbesteden is een vak apart. Wij hadden bij de start uiteraard nog geen eigen expert in dienst. Advies op maat inhuren is dan voordeliger, en het scheelt ons veel werk. Nu, drie jaar verder is de inkoopfunctie geborgd, is er 1,5 fte professionele inkopers in dienst bij de afdeling 'inkoop'. We huren nu, in vergelijk met het eerste jaar, nog een 10 procent aan expertise in bij Pro Mereor.”

Naar een professionele inkoopfunctie

De twee thema's waar het om draait bij inkoop zijn Rechtmatigheid (wordt de geldende wet- en regelgeving wel toegepast?) en Doelmatigheid (wordt er maximale waarde gecreëerd?). Om die thema's structureel op een goede manier in de organisatie te borgen had Quadraam de eerste twee jaren niet voldoede kennis in huis. Daarom riep Schreijer de hulp in van inkoopkenniscentrum Pro Mereor. “Samen met Pro Mereor is inkoopbeleid geformuleerd en een marsroute uitgestippeld naar een professionele en duurzame inkooporganisatie.”

Meten is weten

Die marsroute begint met meten. Voordat je kunt beginnen met het professionaliseren, aanbesteden, prognotiseren van de inkoop is het belangrijk om de informatie te kwantificeren (spendanalyse), legt Jos Plattel van Pro Mereor uit. “Meten is weten. U moet inzicht krijgen in de financiële gegevens van alle inkoop en aanbestedingsplichtige zaken. Dat zijn alle kosten waarvoor u een factuur ontvangt. Zoals een uitzendkracht, een schoonmaakcontract, een drankautomaat, een brandbeveiligingsinstallatie, ict, en telecom. Als u dat inzichtelijk krijgt en weet hoeveel u per jaar uitgeeft, kunt u daar nader op inzoomen.” Het maken van zo'n overzicht kost veel tijd (+/- 100 uur) doordat er bij het vastleggen van de administratieve gegevens op VO-scholen nogal wat fouten worden gemaakt. Overigens hoeft de school dat overzicht niet persé zelf te maken. Een HBO-student kan dat uitstekend uitvoeren als stageopdracht.

Een prestatiegerichte inkoopfunctie zorgt ervoor dat Doelmatigheid en Rechtmatigheid, de twee belangrijkste thema's bij inkoop, goed in de organisatie zijn geborgd.

Inkoopfunctie stapsgewijs inrichten

Het financieel overzicht is het uitgangspunt voor alle verdere discussies die te maken hebben met inkoopbeleid. Wat komt in aanmerking voor bundeling van inkoop? Kan er met andere scholen worden samengewerkt? Zijn we als organisatie groot genoeg om een inkoopfunctie op centraal niveau te beleggen of moeten we het decentraal blijven doen? Als die vragen beantwoord zijn wordt een draaiboek gemaakt op basis waarvan de inkoopfunctie stapsgewijs wordt ingericht. Met daarin een aantal doelmatigheidstaakstellingen en rechtmatigheidstaakstellingen. En er wordt een inkoopstrategie ontwikkeld. “Bij Quadraam is een strategie gekozen waarbij je centraal een aantal zaken organiseert en die decentraal op scholen uitvoert. Binnen het onderwijs is dat een strategie die voor de hand ligt, omdat schooldirecteuren hun autonomie graag behouden. Door voor deze strategie te kiezen ben je in staat hen centraal te ontzorgen bij dingen die zij doorgaans als lastig ervaren.”

Praktijk bij Quadraam

Het heeft drie jaar gekost om de inkoopfunctie bij Quadraam vorm te geven en te borgen in de organisatie. Er is nu een inkoopafdeling (1,5 fte), op basis van een spendanalyse is een aanbestedingskalender opgesteld, het contractbeheer is geborgd en gedigitaliseerd en de organisatie Quadraam heeft de centrale inkoop geaccepteerd. John Schreijer: “We hebben nu grip op de inkoop. Ik wil benadrukken dat het doen van aanbestedingen niet de eerste prioriteit was. De door Pro Mereor uitgevoerde spendanalyse geeft zoveel inzicht in de besparingen op directe en indirecte kosten, dat we ons daar eerst op hebben geconcentreerd. We hadden bijvoorbeeld 15 bedrijven die kantoorartikelen leverden en allemaal minimaal één factuur per maand stuurden. De verwerking van een factuur kost ongeveer € 25,-- dus daar lagen kansen.”

Directeur Jos Plattel van Pro Mereor (links) en John Schreijer hielden tijdens het VO-congres samen een inleiding over de noodzaak van professionalisering van inkoop.

Het contractbeheer was een van de meest interessante thema's van het proces. “Ik heb een stagiaire ingezet die drie maanden bezig is geweest om contracten boven tafel te halen. Er waren contracten bij die al drie jaar oud en nog niet getekend waren en nogal wat contracten die getekend waren door mensen die niet tekenbevoegd zijn. Met alle goeie bedoelingen, maar niet bevoegd en zonder te letten op leveringsvoorwaarden.” Nu zijn alle contracten gecentraliseerd en gedigitaliseerd en het is ten strengste verboden dat schooldirecteuren zelf contracten afsluiten.

Weerstand

Binnen Quadraam vond lang niet iedereen het leuk dat er een centralisatieslag gemaakt werd. Ook al bestelden de scholen nog steeds zelf; het feit dat dit via centraal opgestelde contracten liep voelde als een beperking van het autonoom handelen van de individuele schoolleider. “Eigenlijk waren wij bezig om hen te ontzorgen, wetend dat bedrijfsvoering niet altijd het favoriete onderwerp is van de meeste schoolleiders. Maar toch was er weerstand, en ook op lagere niveaus. Vergeet niet dat ik er de oorzaak van ben dat de conciërge zijn kerstpakket met Kerst kwijtraakt als hij zijn artikelen niet meer bij de kantoorboekhandel op de hoek koopt.” Om die weerstand in de organisatie het hoofd te bieden is de onvoorwaardelijke steun van het College van Bestuur nodig. Dat moet bereid zijn maatregelen te nemen als schoolleiders of medewerkers hardnekkig weigeren mee te werken en hun eigen koers aanhouden.

Resultaat

Quadraam heeft op allerlei gebieden besparingen gerealiseerd. Het gaat om een structurele besparing van 20% op de diensten en om een aantal incidentele besparingen. Voorbeelden daarvan zijn het schoonmaakonderhoud (-30%), kantoorartikelen (-20%), onderhoud schilderwerk (-25%), afvalverwerking (-40%). Tegelijkertijd is er veel kennis opgedaan over het doen van Europese Aanbestedingen. Schreijer: “Inkoop is een wettelijke plicht, maar maak er een genot van. Enerzijds omdat het veel geld oplevert en anderzijds omdat het een boost geeft aan andere professionaliseringsslagen in de organisatie. Dat mag je niet aan je voorbij laten gaan.”

Geïnteresseerd

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: John Schreijer, Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. of Jos Plattel, Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

Inkoopplatform Voortgezet Onderwijs

Quadraam heeft de professionalisering van de inkoop niet helemaal alleen gedaan. In 2011 kwam John Schreijer in contact een tiental andere schoolbesturen, met PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden) en DUO (Dienst Uitvoering Onder-wijs). Die organisaties hadden samen het idee om inkoop in het VO op een vergelijkbare manier op te zetten als in het HBO en MBO. Die sectoren hebben een inkoopplatform, dat de krachten bundelt en zorgt voor professioneel handelen.

De situatie in het MBO en HBO is niet zomaar te kopiëren naar het VO, waar de onderwijsorganisaties veel kleiner maar ook talrijker zijn. Alleen onderwijsbesturen van voldoende omvang kunnen het zich permitteren om een eigen inkoopafdeling op te zetten. Want dan zijn de revenuen dusdanig dat het rendabel is om een inkoper in dienst te nemen. Maar door het slim te organiseren, krachten te bundelen, horizontale en vertikale verbindingen te maken met scholen in de buurt, door samenwerking te zoeken is er heel veel mogelijk, ook voor kleinere organisaties.

Met subsidie van PIANOo is een jaar gewerkt aan dat gedachtengoed. Er werden goede ideeën ontwikkeld, maar toen de subsidie stopte dreigden die verloren te gaan. Onder de indruk van de tien initiatiefnemers heeft de VO-raad in februari 2013 besloten om het project onder leiding van John Schreijer in ieder geval twee jaar voort te zetten en het in 2011 opgerichte Inkoopplatform VO een nieuwe impuls te geven. Dat betekent dat scholen geholpen worden bij de professionalisering van hun inkoop. Er wordt een helpdesk opgezet, er komt een nieuwsbrief uit met alle ins en outs op het gebied van inkoop, gericht op het voortgezet onderwijs. Enkele keren per jaar worden er workshops georganiseerd waarin ook de kleinere stichtingen en scholen kennis en kunde kunnen opdoen. Er komt een bestekkenbibliotheek, met voorbeeldbestekken die via de VO-raad geraadpleegd kunnen worden, zodat scholen niet telkens het wiel opnieuw hoeven uit te vinden.

Bekijk voor meer informatie en activiteiten van het IVO het dossier 'Bekostiging en financiële ontwikkelingen' op de website van de VO-raad.

Pro Mereor houdt regelmatig bijeenkomsten over professionalisering van de inkoopfunctie. Zie voor meer informatie http://www.pro-mereor.nl/diensten/Inkooptrainingen.html

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners