Wiljan Daris: "Kostenmanagement voor onderwijsinstellingen levert meer op dan u denkt"

E-mailadres Afdrukken

Het zal niemand ontgaan zijn: elke week verschijnen er berichten in de pers over bezuinigingen en teruglopende leerlingenaantallen in het onderwijs. Het gevolg is dat onderwijsinstellingen nog scherper moeten letten op hun indirecte kosten.

Natuurlijk is het zo dat veruit het grootste deel van het budget opgaat aan salarissen. Dat is een feit waaraan weinig valt te veranderen. Daar wil ik het in dit artikel dan ook niet over hebben. Naast deze directe kosten hebben onderwijsinstellingen te maken met veel indirecte kosten, bijvoorbeeld voor energie, schoonmaak, kopiëren en leermiddelen. Deze kosten zijn wel degelijk te verlagen door een gestructureerd kostenmanagement.

Onvoldoende aandacht voor indirecte kosten

Elke organisatie en instelling heeft te maken met indirecte kosten. Een organisatie van bijvoorbeeld 50 medewerkers betaalt op dit moment jaarlijks minstens 200.000 euro aan indirecte kosten.

Nu hebben dergelijke kostenposten in veel organisaties één ding gemeen: ze krijgen niet of niet de volledige aandacht die ze verdienen, of het nu is voor de publieke of private sector. Dat heeft tot gevolg dat er onnodig hoge uitgaven zijn aan indirecte kosten. Met andere woorden, er zijn belangrijke voordelen te realiseren. Er zijn voorbeelden van besparingen van meer dan twintig procent op indirecte kosten, een resultaat dat een opdrachtgever letterlijk in zijn zak mag steken.

Snel wat voordeeltjes binnenhalen kan iedereen. Zeker als in het verleden weinig aandacht is besteed aan inkoop of als dit proces decentraal is georganiseerd, is het mogelijk om snel geld te verdienen. Geef toe, het is een geweldig gevoel om met een paar telefoontjes euro’s te besparen. Dergelijke snelle acties gaan echter voorbij aan de essentie van kostenmanagement.

De maatregelen zijn niet gestructureerd er is geen visie dat aan de maatregelen ten grondslag ligt. Het beleid ontbreekt dat hieraan ondersteuning biedt. Kortom er is geen basis om de besparing te continueren. Daarnaast bestaat het risico dat bijvoorbeeld organisatiekosten toenemen of aansprakelijkheden niet goed zijn vastgelegd.

Onderzoek met behulp van een inkoopscan

Hoe kan een bestuur van een onderwijsinstelling effectief werk maken van kostenmanagement? Een eerste vereiste is dat er een duidelijke inzicht moet komen van de huidige situatie. Met behulp van een zogenaamde ‘inkoopscan’ ontstaat een goed en compleet beeld. Met deze scan wordt als het ware een röntgenfoto gemaakt van de huidige inkoopactiviteiten. Het resultaat geeft inzicht in potentiele besparingen door slimmer in te kopen.

Concreet is het doel van een inkoopscan:

1. Huidige situatie in kaart brengen.

2. Traceren van het besparingspotentieel.

3. Traceren van verbetermogelijkheden.

4. Concrete plannen opstellen om de inkoopsituatie te verbeteren.

Bij het inventariseren van de huidige situatie zal uiteindelijk onder meer een antwoord komen op de volgende vragen:

a. Welke producten en diensten worden er ingekocht?

b. Wie in de organisatie koopt er in?

c. Bij welke leveranciers wordt er ingekocht?

d. Wat is het inkoopvolume?

e. Wat zijn de bestaande inkoopafspraken?

f. Welke inkoopcontracten zijn er?

g. Welke producten dienen er Europees aanbesteed te worden?

Door een indeling te maken van de verschillende kosten en dit te vergelijken met de inkooptarieven die gangbaar zijn op de markt ontstaat een overzicht van het besparingspotentieel.

Behalve het ontdekken van het besparingspotentieel is de organisatie van inkoop essentieel voor het effectueren van de besparing. Daarnaast zijn eveneens belangrijke voordelen te realiseren op de onderstaande aandachtsgebieden:

a. Reducering van de inkoopkosten.

b. Verbetering van de samenwerking voor risicogoederen.

c. Flexibilisering van het inkoopproces.

d. Verlaging van de levertijden.

e. Terugdringen aantal facturen.

Aan deze aandachtsgebieden zijn doelstellingen te formuleren. Tijdens het inkoopproces zal bij de zogenaamde inkoopcontrol worden bewaakt in hoeverre de inkoopdoelen daadwerkelijk worden bereikt. Daarnaast zoekt het naar mogelijke oplossingen als problemen zijn geconstateerd tijdens het inkoopproces.

Proces van inkoop

Checklist inkoopscan

Een praktische inkoopscan met een checklist om kosten te besparen is vrij te downloaden op de website van BLMC. U vindt de inkoopscan in de rubriek Facilitair Management Onderwijs.

Het inkopen van diensten of goederen is onder te verdelen in zes deelprocessen. Fase 1 bestaat uit het inventariseren van de behoefte en het vertalen daarvan naar een programma van eisen. Een goed begin is het halve werk. En dat geldt zeker voor inkoop. Een onvolledige en niet goed uitgewerkte behoeftespecificatie heeft nadelige invloed op het eindresultaat. Naast het omzetten van de behoeftespecificatie in een programma van eisen zal tegelijkertijd een conceptovereenkomst worden opgesteld. Deze overeenkomst omvat garanties voor de te behalen resultaten en de wijze waarop vergoedingen worden bepaald. Tevens staan hierin de sancties die van kracht worden als de overeengekomen prestaties niet worden geleverd.

In fase 2 vindt de daadwerkelijke aanbesteding plaats, waarna een organisatie wordt geselecteerd waarmee in fase 3 een overeenkomst wordt afgesloten. De bestelling vindt uiteindelijk plaats in fase 4, waarna de levering van producten en/of uitvoering van de diensten door de leverancier wordt gerealiseerd. Tijdens de realisatie van de bestelling zal in fase 5 bewaakt worden of de realisatie conform de overeenkomst plaatsvindt. In fase 6 komt tenslotte de nazorg aan de orde.

Bespaar 10 procent of meer

Wat is het resultaat? Afhankelijk van de onderwijsinstelling en studierichting geldt er een lumpsumvergoeding voor de exploitatiekosten. Uitgaande dat er van 500 euro aan indirecte kosten ten behoeve voor leermiddelen, schoonmaak en energie minimaal een besparingspotentieel mogelijk is van 10%. Dit betekent dat voor een scholengemeenschap met 2.000 leerlingen jaarlijks de uitgaven kan worden teruggedrongen met 100.000 euro. De praktijk wijst echter regelmatig uit dat de besparingen kunnen oplopen tot 20% en hoger.

Daarnaast is een extra voordeel te behalen door de leveringscondities effectiever af te stemmen op de wensen van de opdrachtgevende partij. Dit zal leiden dat de organisatie van de opdrachtgever minder belast wordt met begeleiding en afhandeling van een inkooptraject of begeleiding van een dienstverleningsovereenkomst. Voor verschillende onderwijsinstellingen is deze aanpak uitgerold en zijn zeer gunstige resultaten neergezet. Onderstaande praktijkvoorbeelden illustreren de resultaten.

Praktijkvoorbeeld 1: Aankoop van kantoormeubilair

Een inkoopproject voor aankoop van kantoormeubilair ten behoeve voor verschillende Universiteitsgebouwen had als resultaat dat de commerciële condities ruim 20% gunstiger werden ten opzichte van de bestaande afspraken. Bovendien waren de randvoorwaarden voor de levering en het inhuizen van het meubilair beter afgestemd op de wensen van de Universiteit. Behalve coördinatie voor de facilitaire afdeling werd het gehele project verder verzorgd door de leverancier. Dat was een aanzienlijke verlichting van de werkdruk voor de facilitaire afdeling. Het succes van het project was, naast het inkoopproject, mede te danken aan de samenwerking met de faculteiten, facilitaire organisatie en de leverancier.

Praktijkvoorbeeld 2: Aanbesteding schoonmaakonderhoud

Aanbesteding van het schoonmaakonderhoud voor een scholengemeenschap. Het schoonmaakonderhoud werd deels in eigen beheer uitgevoerd en deels uitbesteed aan een schoonmaakorganisatie. De opdracht was de verantwoordelijkheid van het schoonmaakonderhoud geheel onder te brengen bij een schoonmaakorganisatie. De eigen medewerkers moesten worden gedetacheerd bij deze schoonmaakorganisatie. Het resultaat was dat de integrale kosten van het schoonmaakonderhoud met ongeveer 35% werden gereduceerd. Bovendien werd de kwaliteit aanzienlijk verbeterd en de benodigde tijd voor het beheer door de facilitaire afdeling werd beduidend minder.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners