Wees geen dief van uw eigen portemonnee! Professionalisering van inkoop loont

E-mailadres Afdrukken

Professioneel inkopen. In het bedrijfsleven is het gemeengoed. Het onderwijs heeft een voorzichtige start gemaakt en ruikt kansen. Maar let op! Laat je niet verleiden door uitsluitend op prijs te sturen.

De kleine lettertjes. Iedereen kent ze, maar weinig mensen hebben zin ze uitvoerig door te lezen. En dat terwijl ze het verschil kunnen maken tussen een miskoop en een fantastische investering.

In de winkel blinkt de nieuwste mobiele telefoon u toe. Mooi groot display, leuke kleuren en prachtige vormgeving. Eenmaal thuis wacht u echter een verrassing. Het nieuwste speeltje is ondoorgrondelijk en de knopjes zijn toch wel erg klein. Waarschijnlijk kunt u het toestel in dit consumentenvoorbeeld nog wel omruilen, maar bij aankopen voor uw organisatie is dat lang niet altijd het geval, of kost het u veel geld. Het advies is om altijd een programma van eisen op te stellen. Of het nu gaat om de aanschaf van een nieuwe telefoon of een geavanceerd computernetwerk.

Zorg er voor dat u vooraf de voorwaarden opstelt voor een product of dienst. Wat wilt u bereiken met de investering? Wat zijn de minimale eisen en wensen? Wat is de oplevertermijn. Hoe lang wordt de contractperiode. Daar moet u allemaal over nadenken voordat u leveranciers benadert.

De juiste keuzes

Het is de kunst om tegen de beste condities producten en diensten in te kopen bij de beste leverancier. Professionele inkopers hebben het voordeel dat ze zich dagelijks bezig houden met contracten en leveranciers. Scholen kunnen veel winst boeken op het inkoopproces. Sommige keuzen hebben verstrekkende gevolgen voor het functioneren van een organisatie. Men denkt vaak niet na over de kosten en juridische consequenties, bijvoorbeeld bij afloop van een contract. Leveranciers verlengen het vaak stilzwijgend en daar zijn soms grote bedragen mee gemoeid.

Ook miskopen komen nogal eens voor. Als een product niet voldoet kunt u er niet zomaar vanaf, daar zijn voorwaarden aan verbonden. Of het product is overgekwalificeerd. Daarom is een programma van eisen ook zo belangrijk. Veel producten en diensten worden voor lange periodes ingekocht. Dan is het essentieel dat de juiste keuze gemaakt wordt.

Bespaar tien procent

Door middel van een inkoopscan wordt in kaart gebracht welke producten en diensten er op dat moment worden ingekocht, en door wie en hoe. Ook het inkoopvolume en de huidige inkoopafspraken hebben aandacht nodig. Welke contracten liggen er, wanneer lopen ze af en wat zijn de leveringsvoorwaarden? Doel van de uitgebreide scan is het opsporen van besparingsmogelijkheden, en dat gaat om serieuze bedragen. In organisaties waar men er niet professioneel mee om gaat is vaak een besparing van tien procent of meer op het inkoopvolume mogelijk! Simpelweg door te onderhandelen met leveranciers en goede programma's van eisen op te stellen.

Een gebied waar veel op bespaard kan worden is ICT, zoals computers, printers en telefonie. Ook schoonmaak en onderhoud van gebouwen, drukwerk, kopieerkosten en energie lenen zich prima voor besparingen. Kortom al uw facilitaire inkopen. Besparen op de schoonmaakkosten kan eng klinken, maar er hoeft niet meteen een nieuw bedrijf in de arm genomen te worden. Kijk eens goed kijken naar de huidige invulling. Misschien wordt er te vaak schoongemaakt, of door te veel mensen? U kunt eens een offerte opvragen bij andere schoonmaakbedrijven, dat is soms echt een eye-opener. Met de bevindingen kunt u om de tafel met uw huidige leverancier, want ook als u tevreden bent mag u kosten besparen.

Contractmanagement

Het doorspitten van de kleine lettertjes is misschien niet het leukste werk maar er kan flink mee bespaard worden. Als u zelf inkoopt, zorg er dan altijd voor dat u duidelijke afspraken maakt over te leveren prestaties en zet alles op papier. Zo dekt u zich juridisch in en heeft u snel inzage in de gemaakte afspraken en de einddatum van het contract, zodat u bijtijds kunt opzeggen. Het klinkt zo vanzelfsprekend, maar dit wordt heel vaak vergeten.

Organisaties die nog niet of in beperkte mate professioneel inkopen besparen zoals gezegd vrijwel altijd tien procent of meer op het inkoopvolume, en dat gaat alleen over het geld. U boekt ook veel winst op het gehele inkoopproces! Zo beschouwd bent u een dief van uw eigen portemonnee als u er niet serieus mee aan de slag gaat.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners