Nicole Orgelist, Staring College: “Professionaliseren van de inkoop levert ons minimaal 6 procent besparing op”

E-mailadres Afdrukken

Het Staring College gaat de komende jaren het inkoopproces professionaliseren en de bedrijfs- en werkprocessen optimaliseren. Als hulpmiddel is een abonnement genomen op de inkoopportal (de bestelservice) van Bestdeal. De lopende inkoopcontracten worden geïnventariseerd, de nut en noodzaak van een contract wordt bekeken het factureringsproces wordt efficiënter ingericht zodat  de medewerkers in het primaire proces hun bestellingen eenvoudiger via een bestelportal kunnen inkopen. Nicole Orgelist, hoofd bedrijfsvoering, heeft er drie jaar voor uitgetrokken: “Voor zo'n traject moet je wel de tijd nemen, want door het optimaliseren van het inkoopproces zal ook het financiele proces opnieuw onder de loep moeten worden genomen. Dat houdt uiteraard  verband met elkaar. Uiteindelijk denk ik dat we door die combinatie van professionele inkoop en lagere overhead misschien wel  10 procent kunnen bezuinigen op het inkoopproces.”

Het Staring College is een brede openbare scholengemeenschap voor ongeveer 1.800 leerlingen met de hoofdvestiging in Lochem en twee nevenvestigingen in Borculo. Begin 2010 is de school een stichting geworden. Met de komst van een nieuw hoofd Bedrijfsvoering die sinds september 2010 wordt geleid door Nicole Orgelist  vallen alle ondersteunende diensten onder de afdeling Bedrijfsvoering. . Zij is eindverantwoordelijk voor personeelzaken, financiën, ICT, Formatieplanning, roostermaken, facilitaire zaken en inkoop. Bij haar aantreden lag er al een advies om de inkoop te professionaliseren. Er zijn mogelijkheden om schaalvoordelen te halen en het factureringsproces te vereenvoudigen. “Mijn voorganger heeft dat onderzoek naar het inkoopbeleid laten doen om aan te tonen dat het anders moet vanwege de bezuinigingen in het onderwijs. Zelf zie ik het vooral als een kans om de interne bedrijfsprocessen en werkprocessen te verbeteren. Maar we doen het stap voor stap. Ik ben nu aan het inventariseren welke contracten we hebben. Daarna gaan we de facturering en de overige financiële werkprocessen optimaliseren.”

Kansen benutten

Het Staring College heeft in de loop der tijd vele contracten afgesloten. Soms werden contracten verlengd 'omdat we dat altijd zo doen', zonder te controleren of ze nog wel marktconform zijn. Als een contract nu afloopt gaat gaat Nicole Orgelist met de leveranciers om tafel. “Ik wil weten wat de inkoopvoorwaarden en de eisen zijn. En ik stel zelf ook kwaliteitseisen richting de leveranciers. Het gunningsproces doen we conform de regels van de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement, de Nevi. Dat betekent onder andere, dat we bij drie leveranciers offerte aanvragen, waaronder we in de prijsvergelijk de gecontracteerde leveranciers van Bestdeal meenemen. In het verleden gebeurde dat niet altijd.”
Voor met name kantoorartikelen en technische materialen deed het Staring College in het verleden rechtstreeks zaken met bedrijven als Overtoom,  en Technische Unie. Sinds kort worden al deze bestellingen gedaan via de bestelportal van Bestdeal. “Wij kwamen erachter dat een aantal van de bedrijven waarmee wij zaken doen ook behoren tot het collectief van Bestdeal. Als je daar bestelt krijg je extra korting. Daarom hebben we een abonnement genomen op de bestelportal van Bestdeal en laten in het vervolg alle bestellingen via hen lopen, want dat is wel een heel gemakkelijke manier om geld uit te sparen.”

Bestelgemak en managementinformatie

Bestdeal is een portal waar scholen producten en diensten kunnen inkopen bij de aangesloten leveranciers. Vooraf wordt afgesproken van welke leveranciers en productgroepen de scholen gebruik willen maken. Bestdeal-directeur Giel van der Linden is vooral trots op de service die zijn portal biedt. “Je hoeft maar één keer in te loggen en dan kun je momenteel bij 45 leveranciers inkopen. Er zijn artikelen in het hele brede gebied van de facilitaire ondersteuning, maar ook lesondersteunende materialen. In de portal kunnen scholen zelf bepalen welke medewerkers welke producten voor welk bedrag mogen inkopen.” De extra korting die Bestdeal scholen kan geven komt enerzijds door het brede aanbod en anderzijds doordat Bestdeal al het betalingsverkeer overneemt van de leveranciers.

Giel van der Linden, directeur Bestdeal en Nicole Orgelist, hoofd bedrijfsvoering Staring College.

Via de portal van Bestdeal worden bestellingen sneller afgehandeld. Als hoofd bedrijfsvoering vindt Nicole Orgelist vooral de beschikbaarheid van managementinformatie erg handig. “Voor mij is dat heel interessant. Je kunt realtime zien wat er is ingekocht en hoe vaak. En daar kun je op sturen.” Omdat Bestdeal het belang van die managementinformatie erkent kunnen scholen vanaf september 2011 ook leveranciers, waarmee ze een contract hebben maar die niet tot het Bestdeal-collectief behoren, toevoegen aan de portal. Giel van der Linden: “Alle inkoop kunnen ze dan doen via dezelfde portal. Dat betekent dat alle managementinformatie over de inkoop wordt gebundeld, zodat je een totaaloverzicht hebt. Daarmee maken we er dus een echte managementtool van.”

Collectieve aanbestedingen

Bestdeal organiseert voor allerlei soorten producten en diensten collectieve aanbestedingen. Scholen kunnen daar vooraf op inschrijven. Het voordeel is dat zij dan niet zelf de rompslomp van de aanbesteding hebben (want een aanbesteding is veel werk en kost veel tijd). Giel van der Linden: “Voor eenvoudige assortimenten, die geen belevenis hebben, kun je als organisatie meedraaien in dat proces. De eigen afdeling inkoop kan zich daardoor concentreren op aanbestedingen van meer specialistische zaken, waar we overigens bij kunnen adviseren. Daarmee bieden we een stuk inkoopontzorging.”
Het Staring College is aangenaam verrast door het brede assortiment aan producten en diensten dat via Bestdeal te krijgen is. “De eerste indruk die hier binnen de school heerste was dat Bestdeal alleen kantoorartikelen leverde Maar ze leveren artikelen in het hele brede gebied van facilitaire dienstverlening. En ook diensten, zoals Saval voor brandbeveiliging. Kortom, een heel scala van allerlei zaken die je niet zo heel vaak tegenkomt, maar toch moet inkopen. Dan is het heel prettig dat je kunt meedraaien in het collectief.”

Organisatie stroomlijnen

Nicole Orgelist is voorlopig nog wel druk met het inventariseren van de lopende afspraken met leveranciers. Waar mogelijk laat ze de inkoop via de portal van Bestdeal lopen. In gesprekken met leveranciers zorgt ze ervoor dat de betaaltermijn wordt opgeschroefd naar 30 dagen. Dat betekent een efficiencyverbetering, want dan hoeft er inplaats van elke week maar één keer in de maand te worden betaald.
Een volgende uitdaging is het tegengaan van de versnippering. Bij het Staring College mogen de ongeveer 50 sectiehoofden zelf kleine artikelen bestellen  zij hebben daarvoor een budget van  circa 150 euro per jaar. Voor bijvoorbeeld een een verfpotje gaan ze zelf op internet op zoek naar de goedkoopste aanbieder. “Ik wil ernaar toe dat producten die Staringbreed nodig zijn via de portal worden besteld. Dan profiteren we van schaalvoordelen en hoeft niet iedere medewerker een half uur op internet te zoeken naar de goedkoopste aanbieder. Daar zorgen wij wel voor in de onderhandelingen met de leveranciers.”

Acties als trigger

Bestdeal helpt scholen door middel van goed getimede acties om op het juiste moment de juiste artikelen aan te schaffen. Al jarenlang wordt in oktober in samenwerking met Technische Unie en Philips met veel succes een verlichtingsactie gehouden, waarbij lampen tegen sterk gereduceerde tarieven worden aangeboden. Nicole Orgelist ziet die acties als een trigger om in september de inventarisatie van de verlichting te doen, zodat in oktober bekend is wat er aan onderhoud moet worden gedaan en goedkoop kan worden ingekocht. “Op dit moment wordt er gewacht tot een lamp kapot is. Dan gaat er iemand naar de bouwmarkt en koopt één lamp. Dat betekent een dure lamp, bonnetjes, privékilometers die worden gedeclareerd, dus behalve dat er duur wordt ingekocht heb je ook nog eens enorme overheadkosten. Op dit moment is dat nog een stap te ver, maar over een paar jaar hoop ik iedereen ervan te hebben overtuigd dat ze via een portal zoals van Bestdeal moeten bestellen. Want pas dan zijn we op een professionele en eenvoudige manier met inkoop bezig.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners