Algemene inkoopvoorwaarden, nuttig of nutteloos?

E-mailadres Afdrukken

In de praktijk blijkt vaak dat onderwijsinstellingen niet beschikken over algemene voorwaarden. Redenen hiervoor kunnen erg variërend zijn, soms is men simpelweg niet bekend met het fenomeen algemene voorwaarden, maar soms ervaart men het hebben van eigen algemene voorwaarden als nutteloos. Immers, ‘het merendeel staat toch gewoon in de wet’, ‘de verkoper heeft toch algemene voorwaarden’ of ‘we hebben toch een overeenkomst opgesteld’.

Wat zijn ‘algemene voorwaarden eigenlijk? De wet definieert ‘algemene voorwaarden’ als bedingen die door een partij geregeld in overeenkomsten gebruikt worden of waarvan om een andere reden mag worden verwacht dat zij in de toekomst geregeld door haar gebruikt zullen worden, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven1). Het komt dus neer op een lijst van contractsbepalingen die de gebruiker standaard deel wil laten uitmaken van door hem gesloten overeenkomsten. Het gebruik van algemene voorwaarden is in die zin nuttig dat niet bij iedere overeenkomst opnieuw hoeft te worden uitgezocht welke contractsbepalingen moeten worden opgenomen. Algemene voorwaarden mogen geen kernbedingen bevatten, dit zijn bepalingen die de essentie van aankoop betreffen, zoals de prestatie2) en de prijs. Er zijn verschillende soorten algemene voorwaarden en de inhoud van de voorwaarden is afhankelijk van het doel van de overeenkomst. Zo zijn er onder meer verkoopvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, dienstverleningsvoorwaarden en inkoopvoorwaarden. Deze laatste categorie is uiteraard van belang voor de inkoper. Algemene inkoopvoorwaarden worden eenzijdig door organisaties opgesteld ter bescherming van het eigen belang. Verkopende partijen maken nagenoeg altijd gebruik van verkoopvoorwaarden ter bescherming van hun belangen. Verkoopvoorwaarden en inkoopvoorwaarden verschillen dan ook op veel punten en staan vaak lijnrecht tegenover elkaar.

Welke contractsbepalingen zou men kunnen opnemen in de inkoopvoorwaarden? Hierbij kan men bijvoorbeeld denken aan regelingen met betrekking tot aansprakelijkheid bij wanprestatie, de betaling, de wijze van geschiloplossing, levertijden, prijsindexeringen en ontbindingsclausules. De intentie van de algemene voorwaarden is om de inkoop te vergemakkelijken. Daarom is het belangrijk dat de inkoopvoorwaarden goed zijn toegesneden op de bedrijfsprocessen van de organisatie. Zij vormen een programma van eisen waaraan de toeleverende verkoper moet voldoen. Het gebruik van inkoopvoorwaarden heeft derhalve twee doelen:

  1. De aansluiting van de levering c.q. dienstverlening aan de interne administratieve en operationele procedures.
  2. Het vastleggen van de belangrijkste rechten en bepalingen welke in elke overeenkomst door de gebruiker worden opgenomen.

Doordat algemene voorwaarden eenzijdig worden opgesteld door de gebruiker komt het vaak voor dat de inhoud van bepalingen zeer ongunstig zijn voor de wederpartij. Denk bijvoorbeeld aan de bevoegdheid om de prijs eenzijdig te verlagen, het verlangen van volledige aansprakelijkheid en vergaande schadevergoedingsbepalingen. Ter voorkoming van discussies over uw inkoopvoorwaarden, hetgeen een inkooptraject vertraagd, is het verstandig om bij het opstellen van de voorwaarden naast het eigen belang van de organisatie rekening te houden met de redelijkheid van de bepalingen. Vooral bij inkooptrajecten die binnen het strikte regime van het aanbestedingsrecht vallen, leiden onredelijke voorwaarden tot onnodig veel vragen tijdens de informatiefase. Tevens is het belangrijk rekening te houden met het type offerteaanvraag welke u in de markt gaat zetten. Standaard inkoopvoorwaarden lenen zich, in verband met de specifieke kenmerken van het product of de dienst, niet altijd voor alle type leveringen of diensten. Zo wijken vooral ICT-diensten sterk af van het karakter van standaard voorwaarden, hetgeen onder meer te maken heeft met de grote diversiteit van dienstverleningsproducten in deze sector. Onlangs heeft de rijksoverheid de ARBIT3) (algemene voorwaarden voor ICT-diensten) geïntroduceerd. Alhoewel deze voorwaarden specifiek zijn geschreven voor de ICT-sector, zijn deze voorwaarden niet goed bruikbaar voor complexe ICT-aankopen, open source software en Cloud services4). Indien u in de opgestelde overeenkomst rekening houdt met de specifieke kenmerken van het product c.q. de dienst en duidelijk vermeld dat de bepalingen in de overeenkomst prevaleren boven de inkoopvoorwaarden, kunt u de inkoopvoorwaarden altijd als vangnet gebruiken. U wijkt dan van de inkoopvoorwaarden af waar nodig. Tevens wordt een overeenkomst niet enkel ingevuld door de bepalingen van de algemene voorwaarden, ook de wet kan de overeenkomst aanvullen. De wet complementeert overeenkomsten voorzover partijen niet expliciet van de betreffende wettelijke bepalingen zijn afgeweken.

Additioneel somt de wet een aantal bepalingen op waarvan vermoed wordt (grijze lijst)5) of per definitie vaststaat (zwarte lijst)6) dat zij onredelijk zijn. Echter deze bepalingen zijn enkel van toepassing op overeenkomsten waar een consument of zeer klein bedrijf de wederpartij is. Een onderneming die ten tijde van het sluiten van de overeenkomst zijn jaarrekening openbaar heeft gemaakt of waar meer dan vijftig personen werkzaam zijn, wordt geclassificeerd als een organisatie waar geen sprake is van een scheve machtsverhouding c.q. onderhandelingspositie. Dergelijke organisaties kunnen enkel een beroep doen op de werking van redelijkheid en billijkheid. Niettemin is het verstandig notie te nemen van deze grijze en zwarte lijst daar deze wel een handvat bieden bij het formuleren van passende en redelijke inkoopvoorwaarden. Kortom, onderwijsinstellingen kunnen nadat een overeenkomst is gesloten enkel via een gerechtelijke procedure bepalingen uit verkoopvoorwaarden van de leverancier ongeldig laten verklaren en vice versa.

Één ander groot probleem bij inkoopvoorwaarden is de vraag of zij überhaupt wel van toepassing zijn, dit wordt de Battle of Forms genoemd. Wettelijk zijn de voorwaarden van de partij die het aanbod doet van toepassing, in het geval van een offerteaanvraag is dit de inkoper. Echter wanneer de wederpartij een offerte indient waarin hij specifiek aangeeft niet akkoord te zijn met de algemene voorwaarden, zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart en de inkoper accepteert de offerte, dan zijn de algemene voorwaarden van de verkoper van toepassing. Het is daarom belangrijk bij uw offerteaanvraag in ieder geval de algemene voorwaarden van de wederpartij uitdrukkelijk van de hand te wijzen. Dit is niet enkel aan te bevelen indien u geen inkoopvoorwaarden heeft of nog mee bezig bent met het opstellen van deze voorwaarden, maar ook wanneer u wel inkoopvoorwaarden heeft die u van toepassing heeft verklaard. Tevens verdient het een aanbeveling uw inkoopvoorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel7). Dit heeft geen juridische betekenis, maar iedere potentiële wederpartij kan de voorwaarden opvragen en weet van te voren waar zij aan toe zijn, het schept dus wel vertrouwen.

Het nut van inkoopvoorwaarden is dat ten tijde van de inkoop veel zaken worden afgevangen, waardoor men zich volledig kan richten op de kern van de inkoop, het product of de dienst die u wilt aanschaffen.

______________

  1. Artikel 6:231 BW
  2. De levering van het product of de verlening van de dienst.
  3. Regeling van de Minister-president, Minister van Algemene Zaken, van 7 juli 2010, nr. 3093917, gepubliceerd in de Staatscourant van 19 juli 2010, nr. 11138.
  4. Hardware, software en gegevens die via internet op aanvraag toegankelijk zijn, ongeveer zoals stroom uit het elektriciteitsnet.
  5. Artikel 6:234 BW
  6. Artikel 6:233 BW
  7. Het deponeren van algemene voorwaarden bij de KvK kost 18 euro per gedeponeerde per kalenderjaar.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners