De kwalitatieve inkoopdiagnose richt de focus op de mensen en de processen

E-mailadres Afdrukken

Geen rijksbegroting is groter dan die van het onderwijs en er is geen overheidstak waar meer geld in omgaat. Maar hoe wordt er omgegaan met al deze overheidscenten? Met een inkoopfunctie, die zeker bij het PO en VO nog vaak in de kinderschoenen staat, lijkt het dat er veel mogelijkheden zijn om de kwaliteit en de resultaten van de inkoop te verbeteren.

In het vorige artikel over inkoop is de kwantitatieve inkoopdiagnose aan de orde geweest, die met name een beeld schetst van de kwantitatieve status quo van de inkooporganisatie. Vaak blijkt dat er in het onderwijs door de jaren gewoonten zijn ingesleten en men eigenlijk voortborduurt op oude inkooppatronen. Tegelijk heeft men weinig inzicht in bijvoorbeeld het aantal leveranciers, facturen en contracten. Deze zaken komen tijdens een kwantitatieve diagnose aan de orde. Maar voor een compleet inzicht en volledige inkoopdiagnose is ook een kwalitatieve diagnose nodig. De vraag die hierin centraal staat is: hoe wordt er ingekocht? Want waarom kiest men voor een bepaalde leverancier en wat is de strategie om solo te opereren in plaats van een samenwerking aan te gaan met andere scholen? Er zijn veel voordelen te behalen door de inkoopfunctie te professionaliseren en het inkoopproces kwalitatief te verbeteren. Bij scholen is de inkoopfunctie nog te vaak als stiefkindje gedeponeerd onder de administratieve processen of ondergebracht bij de facilitair beheerder. Maar net als de Staat een eigen Minister van Financiën heeft die waakt over de rijksbegroting, zou ook iedere onderwijsinstelling zijn eigen inkoopverantwoordelijke als schatkistbewaarder moeten hebben, want in het onderwijs, zelfs bij scholen die zichzelf als ‘klein’ kwalificeren, gaan grote bedragen om.

Kwalitatieve inkoopdiagnose

Anders dan bij de kwantitatieve diagnose ligt de focus bij de kwalitatieve inkoopdiagnose op de mensen en de processen. De mensen staan centraal bij de vraag hoe de inkoop is georganiseerd. Aan de hand van een uitgebreide vragenlijst waarin de resultaten van de kwantitatieve analyse zijn verwerkt, gaat de inkoopconsultant het gesprek aan met alle betrokkenen in de organisatie. De processen worden in kaart gebracht aan de hand van interviews met sleutelpersonen binnen de organisatie zoals: schooldirecteuren, conciërges, inkopers, managers, controllers en centraledirectie. Ook worden relevante documenten zoals contracten, inkoopplannen en het inkoopbeleid vergaard en geanalyseerd. Het doel van de kwalitatieve diagnose is te komen tot een gedegen analyse van de inkoopfunctie. De onderwerpen die aan de orde komen hebben betrekking op: de organisatie, de strategie, het inkoopproces, ondersteunende organisatorische processen, interne klanten, leveranciers en prestatieindicatoren. Het resultaat van de kwalitatieve inkoopdiagnose is een overzichtelijke rapportage met aanbevelingen hoe de kwaliteit van de inkoopfunctie verbeterd kan worden.

Binnen de ministeries en decentrale overheden is een inmiddels gestandaardiseerd model1 gemeengoed, maar helaas kan het zich niet verheugen op een grote populariteit binnen het onderwijs. Terwijl men in deze sector juist veel van elkaar zou kunnen leren. Want waarom haalt de ene school betere inkoopresultaten dan de andere? Op basis van deze methode is het niet alleen mogelijk uw eigen prestaties te meten, het verschaft u ook inzicht in de resultaten van collega’s. En hoe meer er gebruik van dit instrument gemaakt zou worden, des te meer er te vergelijken valt en hoe meer verbeterpunten u kunt oppikken.

Voorbeelden van vragen die aan de orde komen bij een kwalitatieve inkoopdiagnose zijn:

Hoe is de inkoopfunctie in de school georganiseerd? Centraal of decentraal?

Heeft de school een inkoop-/aanbestedingsbeleid?

Welke inkoopprocedures en procuratievoorschriften worden gehanteerd?

In hoeverre worden contracten en verplichtingen geadministreerd?

Hoe worden inkoopcompetenties en de inkooporganisatie verbeterd?

Wat is het beleid ten aanzien van samenwerking, outsourcing, reciprociteit, inkoopethiek?

Worden er strategieën per inkoopsegment toegepast?

Welke inkoopprestatie indicatoren zijn gedefinieerd ten aanzien van leveranciers, interne klanten, kwaliteitsmanagement, kostenmanagement?

Hoe wordt samengewerkt met andere bedrijfsdisciplines?

Meten is weten!

Of uw onderwijsorganisatie op de juiste weg is, weet u pas als u het onderzocht heeft. Meten is weten, en dat geldt zeker voor de kwalitatieve inkoopdiagnose. Maar dat de inkoop door een inkoopanalyse een forse resultaatverbetering kan laten zien, is inmiddels wel bewezen. Steeds meer scholen kiezen er aan de hand van resultaten voor om bijvoorbeeld samen te werken of gezamenlijk een energiecontract af te sluiten. Want waarom zou uw bovenschoolse organisatie de nutsbedrijven verrassen met 56 individuele contracten voor alle individuele schoolgebouwen als u samen met uw collega’s uw energiebehoefte ook kan samenvatten in één contract, tegen scherpere condities en met minder administratieve rompslomp? Een kwalitatieve inkoopdiagnose kan u de weg wijzen, door de vinger op de zere plek te leggen, maar tegelijk ook de pleister aan te reiken om de plek te genezen.

Conclusies en aanbevelingen

De inkoopdiagnose is een inkoopinstrument waarmee de kwantitatieve en kwalitatieve status quo van een organisatie geanalyseerd kan worden. Daarmee vormt de inkoopdiagnose een uitstekende basis voor andere inkoopinstrumenten zoals een professioneel inkoopbeleid en inkoopactieplannen. De resultaten van de kwantitatieve inkoopdiagnose kunnen met name goed worden toegepast worden in de identificatie van besparingstrajecten. De resultaten uit de kwalitatieve inkoopdiagnose kunnen met name goed toegepast worden voor het identificeren van professionaliseringstrajecten. Door het periodiek uitvoeren van de inkoopdiagnose kunnen resultaten uit het verleden vergeleken worden met de huidige situatie. Succes!

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners