Met een kwantitatieve inkoopdiagnose heeft u grip op de materiële kosten

E-mailadres Afdrukken

Een periodieke inkoopdiagnose kan zorg dragen voor regelmatig terugkerende informatievoorziening. De inkoopdiagnose bestaat uit een kwantitatief deel en een kwalitatief deel en verschaft inzicht in de inkoopprestatie van de schoolorganisatie. Van de inkoopstromen worden het wie, wat, waar en hoe in beeld gebracht. In dit artikel komt de kwantitatieve inkoopdiagnose aan de orde en wordt antwoord gegeven op de vragen: waarom het belangrijke informatiestromen oplevert en wat u met deze informatie kan doen? In een latere bijdrage wordt ingegaan op de kwalitatieve diagnose; de volgende stap in de inkoopprofessionalisering.

Managementinformatie

Om de kosten overzichtelijk te houden bestaat bij het management van onderwijsinstellingen behoefte aan managementinformatie. Processen monitoren is daar een essentieel onderdeel van. De inkoop, waar een substantieel deel van het budget wordt uitgegeven, kan belangrijke informatie genereren door middel van een kwantitatieve inkoopdiagnose. De inkoopdiagnose is een grondige, gedegen analyse van de huidige situatie en identificeert verbetermogelijkheden voor de toekomst. Zo krijgt het management relevante informatie en krijgt zij inzicht in:

De inkoopdiagnose kan worden onderverdeeld in een kwalitatieve en kwantitatieve diagnose. In een kwantitatieve diagnose komt aan de orde:

Wie koopt in? (analyse bedrijfsonderdelen)

Wat wordt gekocht? (analyse inkoopsegmenten)

Waar wordt gekocht? (analyse leveranciers)

De kwalitatieve inkoopdiagnose gaat in op de vraag ‘Hoe wordt ingekocht?’ en is een analyse van de professionaliteit (ontwikkelstadium) van de inkoopfunctie.

  • Hoe groot is ons inkoopvolume op jaarbasis?
  • Hoeveel leveranciers hebben we momenteel?
  • Hoeveel facturen sturen al die leveranciers jaarlijks?
  • Welk deel van de inkoop wordt via (mantel)contracten ingekocht?
  • Benchmarks met vergelijkbare organisaties

Doel kwantitatieve Inkoopdiagnose

Wat is de huidige stand van zaken met betrekking tot inkoop? Meten is weten. Zonder kwantitatieve inkoopdiagnose zijn beleidskeuzes gefundeerd op aannames die achteraf onjuist kunnen blijken. Het belangrijkste doel van een kwantitatieve inkoopdiagnose is het vaststellen van een momentopname en het resultaat is een kristalhelder en gedetailleerd inzicht in de huidige stand van zaken. Het is de aanzet tot identificatie van inkoopproblemen en biedt kwantitatieve informatie om beleid te ontwikkelen. Ook is het een goede input voor vergelijking van kosten van uw school met een andere school. De diagnose wordt met regelmaat (jaarlijks) uitgevoerd om kwantitatieve verbetering vast te stellen. De inkoopdiagnose is bovendien een goede basis voor het opstarten van inkoopbesparingstrajecten.

Kwantitatieve inkoopdiagnose

De kwantitatieve diagnose geeft inzicht wie koopt én wat en waar wordt gekocht. De eerste stap in de analyse is de productie van een download van alle inkoopfacturen uit een recente periode, van bij voorkeur twaalf aaneengesloten maanden. De ICT-afdeling ondersteunt tijdens dit procesonderdeel. Vervolgens worden deze gegevens gekoppeld aan het rekeningschema, het grootboek en leveranciersbestanden. De volgende stap is dat alle niet-beïnvloedbare inkoop geëlimineerd wordt uit de ontstane database. Tenslotte worden alle leveranciers c.q. facturen toegewezen aan inkoopsegmenten. De basis hiervoor zijn de grootboekrekeningen. Door middel van interviews met inkopers, medewerkers van de crediteurenadministratie, budgethouders en leadbuyers definitief bepaald tot welk inkoopsegment de leveranciers behoren. Op deze manier wordt een integrale database ontwikkeld. Vanuit deze database worden diverse dwarsdoorsneden gemaakt om de inkoop nader te analyseren. Voor elk inkoopsegment wordt onder andere geanalyseerd welke leveranciers binnen het segment hebben geleverd, hoeveel facturen die leveranciers hebben gestuurd en hoe groot het aandeel van elke bedrijfsafdeling is binnen een inkoopsegment (zie figuur).

Daarnaast kan per bedrijfsafdeling een nadere kwantitatieve inkoopdiagnose worden uitgevoerd. Geanalyseerd kan worden hoeveel leveranciers en facturen het bedrijfsonderdeel heeft en voor welke inkoopsegment het bedrijfsonderdeel de grootste afnemer of leadbuyer is. Ook kunnen toewijzingen plaatsvinden op CPV-codes (unieke artikelcodering bij Europees aanbesteden), zodat later bij uitvoering van Europese aanbestedingen eenvoudig inkoopvolumes in beeld kunnen worden gebracht. Tevens biedt deze diagnose goede mogelijkheden om de onderwijssector met elkaar te vergelijken. Hiervoor dienen dan wel eerst goede afspraken te worden gemaakt over de benchmarkmethode.

Conclusies en aanbevelingen

De kwantitatieve inkoopdiagnose is een inkoopinstrument waarmee de kwantitatieve status quo van een inkooporganisatie geanalyseerd kan worden. Daarmee vormt de kwantitatieve inkoopdiagnose een uitstekende basis voor inkoopprofessionalisering en identificatie van besparingstrajecten. Door het periodiek uitvoeren van de inkoopdiagnose kunnen resultaten uit het verleden vergeleken worden met de huidige situatie.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners