Opzetten nieuwe beheersorganisatie vergt tijd en aandacht; voorkom een valse start na nieuwbouw

E-mailadres Afdrukken

De moeilijkste fase in een nieuwbouwproject zijn de eerste maanden na de oplevering, zeker als in het ontwerpstadium niet voldoende aandacht is besteed aan de broodnodige facilitaire beheeraspecten. Een nieuw pand vraagt om een nieuwe beheersorganisatie, maar veel onderwijsinstellingen onderschatten dat aspect. Met als gevolg dat veel zaken nog niet geregeld zijn op het moment dat de deuren opengaan.

Het bouwen van een nieuw pand is een mijlpaal in de historie van een onderwijsinstelling. Een nieuw pand biedt meestal meer ruimte en opent nieuwe mogelijkheden voor het bieden van onderwijs. Geen wonder dat alle aandacht tijdens de nieuwbouw uitgaat naar het bouwproject zelf.

Wat veel instellingen vergeten, is de fase na de nieuwbouw. Het pand is klaar, maar moet nu in gebruik worden genomen. Dan blijkt vaak dat een heleboel zaken niet of niet goed geregeld zijn, met alle problemen van dien. Het opzetten van een goede beheersorganisatie in een nieuw pand vraagt om een gestructureerde aanpak.

Om een valse start te voorkomen, is het van belang om al bij het ontwerp rekening te houden met facilitaire aspecten. Denk aan de afwerking van vloeren en toiletten als het gaat om schoonmaak en de keuze voor technische installaties met betrekking tot rendement en onderhoud. Probleem is dat een beheersorganisatie vaak ontbreekt of niet goed functioneert, met als gevolg dat van enige inbreng in de ontwerpfase en bouwbegeleiding geen sprake is.

Vaste patronen

Vooral de wat kleinere onderwijsinstellingen, bijvoorbeeld in het basisonderwijs, maken vaak een valse start in hun nieuwe pand. De facilitaire zaken liggen meestal op het bordje van de locatiedirecteur of een vrijwilliger uit het onderwijsbestuur, maar dat zijn geen mensen die hiervoor zijn opgeleid. Het gevolg is dat veel zaken niet structureel zijn geregeld, maar ad hoc worden opgelost. In het bestaande pand levert dat vaak geen problemen op. In de loop der jaren zijn vaste patronen ingesleten en is er altijd wel iemand die regelt dat de afvalcontainer wordt opgehaald of de koffieautomaat wordt bijgevuld.
Met de verhuizing naar een nieuw pand worden die patronen echter doorbroken. Wat altijd vanzelfsprekend was, is dat nu opeens niet meer. Opeens komen allerlei vragen op. Wie regelt dit en wie doet dat? Wie moeten we bellen als het gaat om catering of schoonmaak? Antwoorden zijn vaak moeilijk te vinden, met als gevolg dat zaken niet geregeld zijn en mensen elkaar daarop aankijken.

Overbelasting

Grotere onderwijsinstellingen zoals ROC’s beschikken wel over een facilitaire organisatie, maar kampen eveneens met problemen na de oplevering van het nieuwe pand. Ook hier is het ontbreken van structuur de belangrijkste oorzaak. Zaken zijn misschien wel geregeld, maar niet goed verankerd in de organisatie. Als rondom het nieuwbouwproject de facilitaire organisatie overbelast raakt - wat eerder regel dan uitzondering is - en een medewerker ziek wordt, komen de problemen aan het licht.

Vaak ook starten instellingen te laat met nadenken over de nieuwe beheersorganisatie. Neem als voorbeeld een warmtepomp, een populaire installatie nu veel instellingen zich richten op duurzaam bouwen. Het onderhoud en de expertise die een warmtepomp vereist, wordt vaak onderschat. Dat zijn zaken waarmee al tijdens de ontwerpfase van een pand rekening gehouden dient te worden. Datzelfde geldt voor het lange termijn onderhoud. Het scheelt flink in onderhoudskosten als al tijdens de ontwerpfase onderhoudsvriendelijke materialen en installaties worden gekozen.

Opbouw van nieuwe organisatie

Het opzetten van een beheersorganisatie in een nieuw pand start met het in kaart brengen van het speelveld en de spelers. Wie zijn de betrokken partijen en wat zijn hun belangen? Welke zaken spelen allemaal een rol? Gaat het alleen om het nieuwe pand of vraagt bijvoorbeeld ook de verhuizing en de oplevering van het oude pand nog om aandacht?

Als de analysefase is afgerond, kan een start worden gemaakt met de opbouw van de nieuwe beheersorganisatie. Ik heb daarvoor een model ontwikkeld waarin alle onderdelen van de beheersorganisatie terugkomen, van alarminstallaties tot afvalverwijdering en van bewegwijzering tot al het drukwerk dat aangepast moet worden. Per onderdeel wordt in kaart gebracht hoe zaken nu geregeld zijn, welke afspraken daarover gemaakt zijn, welke kosten ermee gemoeid zijn en wie aanspreekpunt is.

Met name dat laatste kan in de praktijk erg belangrijk zijn. Stel bijvoorbeeld dat wegens een storing opeens het alarm afgaat. Wie moet je dan bellen?

Overzicht van pijnpunten

Dankzij het model ontstaat een helder overzicht van de pijnpunten die nog moeten worden opgelost. Uit die pijnpunten volgen allerlei subprojecten, die vervolgens moeten worden opgepakt. Is bijvoorbeeld de schoonmaak in het nieuwe pand nog niet geregeld? Dan moet dat alsnog worden ingekocht. Dat betekent in overleg met betrokkenen een programma van eisen opstellen, offertes van schoonmaakbedrijven opvragen en onderhandelen over inkoopcondities en prijzen.

Veranderen de adresgegevens? Dan moet eerst geïnventariseerd worden op welke brochures, briefpapier, enveloppen, etc. adresgegevens staan die moeten worden veranderd. Vervolgens moeten met de drukker goede afspraken worden gemaakt.

Instellingen die te laat met dergelijke subprojecten starten, snijden zichzelf in de vingers. Als er te weinig tijd is, lukt het vaak niet om bij leveranciers het prijsvoordeel te bedingen dat normaal gesproken haalbaar was geweest.

Draaiboek en planning

Een goede start begint uiteraard al met de juiste voorbereiding, ontwerp, verhuizing en de inrichting van het nieuwe pand. Als onderwijsinstellingen dat niet goed regelen en plannen, start de nieuwe beheersorganisaties al direct met een achterstand.

Een goed draaiboek voor de verhuizing naar en de inrichting van het nieuwe pand is een absolute voorwaarde. Minstens net zo belangrijk als het draaiboek is de planning die daaraan is gekoppeld. Als het meubilair al wordt geleverd voordat de vloerbedekking in de lokalen ligt, ontstaat extra werk omdat het meubilair eerst elders moet worden gestald.

Het belangrijk om niet alleen een goede beheersorganisatie te realiseren, maar ook in stand te houden. Dat betekent afspraken en procedures vastleggen en inzichtelijk maken. Wie dat gestructureerd doet, krijgt tegelijkertijd een goed beeld van de kwaliteiten en de tekortkomingen van de beheersorganisatie. Dat er tekortkomingen zijn, hoeft niet erg te zijn. Een facilitaire organisatie hoeft niet alle expertise zelf in huis te hebben, maar moet wel weten wanneer expertise van buitenaf ingeschakeld moet worden.

Menselijk gedrag de zwakke schakel

Mensen zijn gewoontedieren. Een nieuw pand betekent automatisch het wegvallen van oude zekerheden en patronen. Poets vanavond uw tanden maar eens met links wanneer u dat ‘normaal’ met rechts doet. Lastig. Uit onderzoek blijkt dat het maar liefst minimaal zes weken duurt voor nieuw gedrag is ingesleten. Daarom is naast een goede planning en een goed draaiboek communicatie van cruciaal belang. En uiteraard de bewoners van het nieuwe pand betrekken bij hetgeen gebeurt. Ik gebruik standaard een communicatieplan en -deskundige bij mijn werkzaamheden. Ook niet onbelangrijk is de nieuwe bewoners het idee, het gevoel te geven, dat er gedurende de eerste twee maanden iemand is die hen met raad en daad bij kan staan als er iets is. Het gevoel is in dit geval belangrijker dan de formele aanpak of dingen formeel geregeld te hebben. Gewoon fysiek aanwezig zijn en rond lopen bijvoorbeeld. Tijd hebben om een praatje te maken en hier en daar eens te vragen hoe het gaat. Toch gaat nooit altijd alles goed, we blijven mensen, hoe goed we ook plannen, organiseren en communiceren! Fouten maken is helemaal niet erg zolang we ze maar toegeven en de gebruiker goed informeren over de oplossing waar we mee bezig zijn. En uiteraard waarmaken wat we beloven maar dat is een open deur.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners