Koninklijk Conservatorium brengt facilitaire organisatie op structureel hoger niveau

E-mailadres Afdrukken

Het Koninklijk Conservatorium in Den Haag kampte tot enkele jaren geleden met grote problemen op facilitair vlak. De dienstverlening had niet het vereiste professionele niveau, terwijl bijvoorbeeld de klimaatbeheersing veel te wensen overliet. Ook de organisatie van concerten en dansvoorstellingen verliep niet bepaald vlekkeloos. Met hulp van BLMC is het conservatorium erin geslaagd om de facilitaire organisatie opnieuw in te richten en te professionaliseren. En niet geheel onbelangrijk: de kosten zijn ook nog eens verlaagd.

Het Koninklijk Conservatorium in Den Haag is allesbehalve een gewone school. Naast de opleiding die talentvolle jongvolwassenen moet voorbereiden op een carrière in muziek of dans, is er ook een school voor jong talent. Kinderen vanaf groep 8 van de basisschool kunnen aan het oudste conservatorium van Nederland al starten met het ontwikkelen van hun vaardigheden. Na de basisschool kunnen ze via een traject in het voortgezet onderwijs doorstromen naar de hbo-opleiding. Zo’n traject heeft een grote impact op gezinnen. Jonge kinderen verblijven soms bij pleegouders, maar vaak ook besluiten ouders om richting Den Haag te verhuizen.

Dat het Koninklijk Conservatorium geen gewone school is, blijkt ook uit de talrijke voorstellingen die worden gegeven. De talenten worden immers opgeleid om later concerten of dansvoorstellingen te kunnen geven, en daar hoort training in optreden bij. Vrijwel dagelijks worden één of meerdere uitvoeringen gegeven in verschillende zalen. Ook op zaterdagen is het in de gebouwen een drukte van belang. Kinderen vanaf vijf jaar komen dan al naar het conservatorium voor algemene muzikale vorming of om een muziekinstrument te leren bespelen.

Niet meegegroeid

Om alle activiteiten in goede banen te leiden, is een professionele facilitaire organisatie een eerste vereiste. Op de school met bijna driehonderd docenten en ongeveer duizend studenten, waarvan de helft uit het buitenland, bestaat deze organisatie uit 22 mensen. De professionaliteit van deze facilitaire organisatie liet tot enkele jaren geleden te wensen over. Het conservatorium heeft in de loop der jaren heel wat veranderingen ondergaan, die hebben geleid tot een grotere dynamiek op de school. De facilitaire organisatie was niet in staat om mee te groeien, waardoor van professionele dienstverlening op een gegeven moment geen sprake meer kon zijn. Ook de organisatie van de vele voorstellingen zorgde voor problemen. Dat het conservatorium was gevestigd in een groot, oud gebouw, maakte het werk niet eenvoudiger.

De problemen kwamen aan het licht toen de facilitair manager van dat moment vertrok. De nieuwe algemeen directeur besloot om de vrijgekomen positie in eerste instantie op te vullen met een interim manager van BLMC. In tweede instantie werd de opdracht uitgebreid en werd een multidisciplinair team ingezet bestaande uit Sjaak Lekkerkerker (organisatie- en verandermanagement), Nick van der Kramer (assessments en werving & selectie) en Remco de Weerd (inkoop). Dit team heeft voorstellen gedaan voor het opzetten van een compleet nieuwe organisatie inclusief nieuwe processen.

Honderd actiepunten

Dit multi-disciplinair team is gestart met het inventariseren van de facilitaire dienstverlening op een groot aantal gebieden, zoals energie, inkoop, schoonmaak, catering, beveiliging, roosterplanning en receptie. Daarvoor zijn interviews met alle betrokkenen gehouden en workshops georganiseerd. Al snel bleek dat de facilitaire organisatie op elk punt met problemen kampte. Al die problemen zijn teruggebracht tot een lijst met honderd actiepunten, die na overleg met de directie in volgorde van prioriteit zijn gezet. Dat heeft geleid tot een groot aantal deelprojecten, die onder leiding van de interim-manager zijn uitgevoerd.

Belangrijk onderdeel van het adviestraject was het scannen van alle inkoopcontracten. Daarbij is niet alleen gelet op kosten, maar ook op inkoopvoorwaarden. Deze inkoopscan heeft geleid tot een groot aantal tenders. Het Koninklijk Conservatorium werkt nu met een nieuwe cateraar en een nieuwe schoonmaakorganisatie, waarmee nieuwe contracten zijn opgesteld. Deze contracten sluiten beter aan bij de dynamiek van het conservatorium. Neem als voorbeeld de repetitieruimtes, die elke avond tot tien uur continu bezet zijn. De schoonmaakorganisatie dient daarop in te spelen.Uiteindelijk leidt deze inkoopscan naar verwachting tot een structurele kostenbesparing van vijftien procent. De markt verandert immers snel, waardoor het loont om inkoopcontracten regelmatig onder de loep te nemen. Als het mogelijk is om papier anderhalve euro per pak goedkoper in te kopen, leidt dat op jaarbasis tot een flinke besparing. Dat zijn ‘quick wins’.

Te hoog CO2-gehalte

Een specifiek aandachtspunt was het klimaatsysteem in het gebouw. Juist voor een conservatorium is een goed binnenklimaat van het grootste belang. In de repetitieruimtes staan muziekinstrumenten met een waarde tot 50.000 euro. Die instrumenten gedijen het best bij een temperatuur van 20 graden en een luchtvochtigheid van 50 tot 60 procent. Bij afwijkende omstandigheden neemt de kans op reparaties en opnieuw stemmen van instrumenten sterk toe, wat extra kosten met zich meebrengt.

BLMC heeft de klimatologische omstandigheden in de leslokalen onderzocht en daarvoor verbeteringsvoorstellen gepresenteerd. Dat heeft geleid tot een groot onderhoudsproject met betrekking tot het luchtbehandelingssysteem, waardoor de luchtkwaliteit aanzienlijk is verbeterd. Voor de studenten en docenten is behalve de temperatuur en de luchtvochtigheid ook het CO2-gehalte in de lokalen van belang. Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat een te hoog CO2-gehalte het leervermogen nadelig beïnvloedt. Uit metingen bleek dat ook op het conservatorium het CO2-gehalte te hoog was. Daarom zijn alle leslokalen van een ventilatiesysteem voorzien.

Persoonlijk ontwikkelingsplan

Niet alleen zijn maatregelen ingevoerd om de acute problemen op het gebied van inkoop en klimaatbeheer op te lossen, maar ook zijn voorstellen gedaan om de facilitaire organisatie structureel op een hoger niveau te brengen. Er is een nieuwe organisatiestructuur opgezet en de bijbehorende processen opnieuw ingericht. Voor alle functies in de organisatie zijn uitgebreide functieomschrijvingen inclusief taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden opgesteld. De nieuwe organisatiestructuur vormt de basis voor een professionele facilitaire organisatie die meegroeit met het conservatorium.

Het project in het kort

De opdracht van het Koninklijk Conservatorium aan BLMC omvatte drie concrete verzoeken:

- Het inventariseren van de huidige facilitaire organisatie en de organisatie van evenementen en het aandragen van verbeteringsvoorstellen voor het inrichten van een nieuwe organisatie inclusief processen.

- Scannen van inkoopcontracten en aanreiken van verbetervoorstellen waarbij de ingekochte diensten beter zijn afgestemd op de activiteiten en de dynamiek van het Conservatorium.

- Inventariseren van de klimatologische condities in de leslokalen. Verbetervoorstellen presenteren waarbij de conditie van de lokalen afgestemd dient te zijn op de aanwezige muziekinstrumenten en de gevraagde functionaliteit.

De langdurige samenwerking tussen het Koninklijk Conservatorium en BLMC heeft op verschillende punten tot resultaat geleid:

- Model geleverd voor een nieuwe organisatiestructuur en procesinrichting.

- Opstellen van functiebeschrijvingen met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

- Werving en selectie van coördinator evenementen
Ondersteuning bij succesvolle implementatie van de veranderingen.

- Aanzet tot belangrijke besparingen op inkoop.
Betere afstemming van inkoopcontracten op activiteiten.
Begeleiding en ondersteuning van de directie tijdens de transformatie.

Het is niet bij een opzet voor een nieuwe facilitaire organisatie gebleven. BLMC heeft ook de invulling van de organisatie begeleid, de nieuwe facilitair manager - afkomstig uit de eigen organisatie - geselecteerd, opgeleid en gecoacht. Met alle medewerkers zijn assessments uitgevoerd, op basis waarvan voor iedereen een persoonlijk ontwikkelingsplan is opgesteld. Dat plan bevat onder meer een advies voor de opleidingen en trainingen die nodig zijn om de medewerkers op het niveau te brengen dat vereist is voor hun functie.

Coördinator evenementen

Het Koninklijk Conservatorium heeft BLMC gevraagd om ook naar de organisatie van de honderden uitvoeringen te kijken. Elke uitvoering is een klein logistiek project. Behalve de facilitaire organisatie zijn daarbij nog vier andere afdelingen betrokken, die er samen voor proberen te zorgen dat de juiste mensen en middelen op het juiste moment in de juiste zaal aanwezig zijn. Dat lukte niet altijd. Het gebeurde regelmatig dat een instrument of decor niet op tijd klaar stond of dat de verplichte BHV’er niet aanwezig was.

Alle betrokkenen, van de vijf betrokken afdelingen, zijn uitgebreid geïnterviewd en workshops georganiseerd om de knelpunten boven water te krijgen. Op basis van de resultaten zijn voor elke afdeling procedures opgesteld en nieuwe onderlinge afspraken gemaakt.

Eén van de belangrijkste conclusies was dat de vijf afdelingen behoefte hadden aan een coördinator die voor de onderlinge afstemming moest zorgen. Hiervoor is een functieomschrijving gemaakt, inclusief de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ook hiervoor heeft BLMC de werving en selectie op zich genomen.

Begeleiding bij veranderingen

Advisering, interim- & projectmanagement, werving & selectie: BLMC heeft in de langdurige samenwerking met het Koninklijk Conservatorium al zijn diensten kunnen inschakelen. Het resultaat is een professionele facilitaire organisatie die zijn achterstand op vele terreinen heeft weggewerkt en die berekend is op toekomstige veranderingen. Belangrijk element gedurende het hele traject was de intensieve begeleiding van de organisatie bij alle veranderingen. Mede dankzij de energie en passie die de medewerkers in het belang van het Koninklijk Conservatorium aan de dag leggen, heeft het project tot een succesvol einde geleid. De facilitaire organisatie klinkt weer als een goed gestemd orkest.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

December uitgave

Partners