Het geheim van een goed Plan van Aanpak

E-mailadres Afdrukken

Een goed Plan van Aanpak is een voorwaarde voor een geslaagd project. Zeker, natuurlijk, daarvan is iedereen wel overtuigd. Projectmatig werken staat bij velen hoog in het vaandel. Maar wat is nu het geheim van een goed Plan van Aanpak, ofwel Projectplan? Hoe maak je een Plan van Aanpak met realisatiekracht? Hoe maak je een Projectplan dat echt werkt?

Laten we eerst eens kijken naar het nut van het Plan van Aanpak. Want het is allesbehalve een instrument dat je werktuigelijk in elkaar knipt en plakt omdat je anders niet mag starten. Dat soort plannen staat aan het eind van het project nog maagdelijk en ongeschonden in de kast van de projectleider. Nee, een goed Plan van Aanpak is aan het eind van het project tot op de draad versleten. Gekreukt en bezoedeld met koffievlekken, ezelsoren en aantekeningen. Waarom? Omdat het is gebruikt!

En, ziedaar het nut! Een goed Plan van Aanpak geeft een enorme impuls aan de realisatiekracht van je project. De werking van een goed Plan van Aanpak is zo krachtig dat de betrokken mensen er bijna verslaafd aan zouden raken ….

Realisatiekracht van het Plan van Aanpak

Oké, dus een goed Plan van Aanpak heeft nut omdat het de realisatiekracht van je project onstuitbaar maakt. En daar komen we bij het goed bewaarde geheim achter de realisatiekracht van een goed Plan van Aanpak! Twee onzichtbare, maar buitengewoon krachtige invloeden zijn belangrijker dan wat er in het plan zelf staat: bestaansrecht en commitment. Pas als het bestaansrecht van het achterliggende concept en het commitment van de betrokkenen worden samengebundeld in het Plan van Aanpak is het mogelijk een instrument met realisatiekracht te maken. Een plan dat een geslaagd resultaat mogelijk maakt.

Inhoud van het Plan van Aanpak

Nu we het werkelijke geheim van een goed Plan van Aanpak hebben ontdekt, kunnen we gaan kijken naar de inhoud. Die is op zich al een artikel waard, maar hieronder heel kort een voorbeeld van de onderwerpen die aan bod kunnen komen:

  1. Situatie en probleemstelling. Omschrijving van de aanleiding, de (bestaande) situatie of omgeving, de probleemstelling op basis waarvan het project gestalte krijgt. Ook kan hier worden gerecapituleerd welke werkwijze er aan de projectdefinitie ten grondslag heeft gelegen.
  2. Projectuitgangspunten. Inventarisatie van de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de projectdefinitie. Beleidsstukken, SMART doelen, organisatiestructuur, ondernemingsplan, businesscase, bestaande omgeving, wetten, regels e.d.
  3. Projectdefinitie. Eenduidige omschrijving van het project op hoofdlijnen. Wat moet er worden gemaakt. Hier kunnen diverse aspecten van het project worden belicht: aard, omvang, prestaties, functioneren, rapportagevorm, e.d.
  4. Projectfasering. Omschrijving van de achtereenvolgende stappen waarmee het project wordt gerealiseerd. En ook een beschrijving van de besluitstukken die na elke fase worden geaccoordeerd alvorens verder te werken.
  5. Projectbeheersing (GOTIK). Onder de noemer Gotik worden de projectbeheersingsfactoren SMART uitgewerkt: Geld, Organisatiestructuur, Tijd, Informatie en Kwaliteit. Men spreekt van GROTIK als ook de Risico’s worden beschouwd.
  6. Projectorganisatie. Beschrijving van de manier waarop de organisatiestructuur zal functioneren. Verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden verdeeld. Hier kan ook een overzicht worden gegeven van de leden van de diverse onderdelen van de projectorganisatie.
  7. Projectplanning. Tijdsplanning van het project. Volgorde, activiteiten, doorlooptijden, deadlines, beslismomenten, afhankelijkheden, enz.

Categorieën voor het Plan van Aanpak

Nu heb je een voorbeeld van wat er in een Plan van Aanpak moet staan. Maar pas op, ga dit niet werktuigelijk zitten invullen. Het gaat er tenslotte om dat het werkt, ja toch? De aard en de omvang van het Plan van Aanpak stem je af op de aard en omvang van je project. Denk eens na over categorieën voordat je start met het Plan van Aanpak…. Met welke opzet kun je bestaansrecht en commitment het best bundelen?

Het geheim van een goed Plan van Aanpak

We hebben gezien dat het nut van het Plan van Aanpak is de realisatiekracht van het project te vergroten. En we hebben het geheim van een goed plan ontrafeld tot twee onzichtbare, maar zeer krachtige invloeden: bestaansrecht en commitment. De kwaliteit van de uitvoering is de vierde invloedsfactor. Verder hebben we een voorbeeld van de zeven onderwerpen die in een goed Plan van Aanpak thuishoren bekeken: Situatie, projectuitgangspunten, projectdefinitie, projectfasering, projectbeheersing (GOTIK), projectorganisatie en projectplanning. En tenslotte zijn we ons bewust geworden van het belang om aard en omvang van het Plan van Aanpak af te stemmen op de aard en omvang van het project. Dat kan door te denken in categorieën.

En dat is het geheim van een goed Plan van Aanpak. Een plan dat zo intensief gebruikt wordt dat het aan het eind van het project tot op de draad versleten is. Gekreukt en bezoedeld met koffievlekken, ezelsoren en aantekeningen. Waarom? Omdat het is gebruikt!

Meer informatie?

Hans Schut, Cobalt Consult, tel.: 06 17 56 56 92, E-mail: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners