Gytha Postma, NHL: "Onze facilitaire dienstverlening sluit aan bij het onderwijsconcept"

E-mailadres Afdrukken

NHL Hogeschool in Leeuwarden is sinds januari 2010 volledig gevestigd in het gerenoveerde en vernieuwde pand aan de Rengerslaan. De verhuizing is als hefboom gebruikt om de ondersteunende diensten in materieel opzicht en op het gebied van dienstverlening een flinke impuls te geven. Gytha Postma, hoofd Facilitaire Zaken en Huisvesting: “Wij hebben op veel terreinen servicemanagement in het leven geroepen, dus we maken het de onderwijsorganisatie gemakkelijker om de dingen te doen die ze bedenken. Daardoor worden wij meer betrokken bij het onderwijs en trekken we meer samen op. De winst daarvan is dat we nu niet meer alleen maar geassocieerd worden met de schone wc's, maar meer worden gezien als de olie in de organisatie.”

Het strategisch plan van de NHL heeft als belangrijkste uitgangspunt 'ontmoeting leidt tot ontplooiing'. Op basis van dat uitgangspunt is het gebouw ontwikkeld. Met een enorme centrale hal, studielandschappen en kantoortuinen heeft architect Herman Herzberger een gebouw gerealiseerd waar studenten en docenten gemakkelijk onderling en met elkaar in contact komen. Gedurende de drie jaar durende verbouwing is onderwijs gegeven op drie andere locaties: één bestaand gebouw van de NHL en een twee gehuurde onderwijsgebouwen.

Tijdens de bouw is onderzocht of in de ondersteuning een kwalitatieve slag gemaakt kon worden. In eerste instantie ging het om de wildgroei aan print/kopieer- en koffievoorzieningen terug te dringen. Ruim 300 printertjes zijn vervangen door 42 multifunctionals met een follow-me-systeem, waar iedereen gebruik van kan maken. De multifunctionals zijn geplaatst in servicecorners voor de studenten, waar ook koffie, fris en snoep te krijgen is. In de kantooromgevingen zijn pantry's ingericht met koffievoorzieningen voor de medewerkers. “Wij wilden naar een meer professionele situatie toe. Wij hebben als uitgangspunt dat als de voorzieningen goed genoeg zijn het niet nodig is dat iedereen zijn eigen waterkoker, koffiezetter, koelkastje, etc. heeft. Dan is het voor ons beter stuurbaar, met name welke apparatuur je binnen sleept en welke niet. En dan ben je ook af van allerlei financiële stromen met declaraties van koffiepads en dergelijke. Vroeger kreeg je - afhankelijk van het instituut waar je werkte - geen, drie of vijf kopjes koffie gratis van de werkgever. Nu hebben alle medewerkers gewoon gratis koffie. We zijn meer als één NHL gaan opereren, waar iedereen dezelfde faciliteiten krijgt. In kwalitatieve zin is dat de grootste slag die we hebben gemaakt.”

Hefboom

Doordat de verbouwing als hefboom werd gebruikt voor de invoering van nieuwe ideeën ontstond in het laatste jaar voor de verhuizing topdrukte. Aanbestedingen van multifunctionals, aanbestedingen van koffie-automaten, aanbesteding van de catering, die tot dat moment ook in eigen beheer was. “We hebben op basis van de kwalitatieve slagen die we wilden maken allemaal aanbestedingen moeten doen die allemaal tegelijkertijd vielen. Dat kost enorm veel tijd en energie om dat voor elkaar te krijgen, maar het was wel dé manier om iedereen mee te krijgen. 'We hebben een mooi gebouw, we hebben voorzieningen getroffen, laten we het nu ook inrichten op de manier zoals we daar met z'n allen over hebben nagedacht. Dus op die manier hebben we het gebouw gebruikt om de professionaliteit van de voorzieningen en de facilitaire organisatie te verbeteren.”

De gevolgen van die nieuwe werkwijze zijn met name voor het personeel groot. Het kantoortuinconcept houdt in dat niemand een eigen werkplek heeft; medewerkers moeten dagelijks een plekje zoeken binnen hun afdeling. Dat het werkplekconcept zonder veel problemen is geïntroduceerd is grotendeels te danken aan de goede begeleiding die de medewerkers hebben gekregen van Facilitaire Zaken vanuit het Nieuwbouwproject. “Wij voelen ons verantwoordelijk voor het kantoorconcept en willen dat mensen daar gelukkig in worden. Dat is niet gemakkelijk en soms zijn er grote weerstanden. In de voorbereiding hoorden we geluiden van 'als het zo moet kom ik niet meer'. We hebben daar in workshops veel aandacht aan besteed, met name aan dingen als hoe je elkaar kunt aanspreken als iemand met een veel te hoog volume aan het telefoneren is. Dat heeft wel wat hilarische workshops opgeleverd. Maar door er samen over te lachen geeft dat meteen al verlichting en is het niet meer zo'n zevenkoppig monster.”

Gastvrijheid

De enorme centrale hal, met daarin organisaties die een relatie met het onderwijs hebben zoals de reprodienst, een huisartsenpost voor de studenten, vestigingen van boekhandel stUdy store en uitzendbureau ASA en een centrale receptie, is een groot succes. In de oude situatie hadden de locaties van de NHL allemaal een kleine entree. Als mensen binnenkwamen moesten ze altijd zoeken waar ze zich moesten melden of bij wie ze moesten zijn. De nieuwe centrale receptie wordt dan ook heel positief ervaren door de bezoekers en de medewerkers. “Docenten die 's ochtends binnen komen moeten hun pasje activeren bij de receptie en worden begroet. Dat geeft een gevoel van gezien worden. Dat is wel vermoeiend, want er komen toch dagelijks 600 of 700 mensen binnen, maar ik vind het heel belangrijk dat die hospitality binnen Facilitair vorm krijgt. Om dat beter zichtbaar te maken is de receptie opgewaardeerd; de mensen die daar zitten hebben sinds januari kleding van de NHL en zijn duidelijk herkenbaar, waardoor we een professionelere uitstraling hebben. Daarmee hebben we wel iets neergezet.”

Efficiënt ruimtegebruik

Hoewel niemand bij de NHL meer een eigen werkplek heeft komt het aantal fte's vrij aardig overeen met het aantal werkplekken. In de praktijk komt het niet vaak voor dat mensen op een ander plekje moeten gaan zitten. Maar omdat in het onderwijs veel mensen een parttime baan hebben zijn er nu veel minder bureau's nodig dan voorheen. Ook het installeren van nieuwe medewerkers is veel eenvoudiger dan voorheen. “Vroeger was het zo dat als er een medewerker bij kwam, er ook een bureau, pc en telefoon moest komen. Nu geven we hem een laptop en zeggen 'zoek een plek'. Op iedere werkplek is een telefoon aanwezig en zodra je hebt ingelogd met de laptop is je werkplek geactiveerd en ben je daar bereikbaar op je eigen telefoonnummer.”

Er gelden ook strikte regels voor opbergruimte: voor iedere fte zijn twee kastplanken beschikbaar. Om die capaciteit niet te overschrijden is Facilitaire Zaken anderhalf jaar voor de verhuizing gestart met opruimacties om de archieven van medewerkers op te schonen. Een deel van het papierwerk is gedigitaliseerd en er werden projectmedewerkers ingeschakeld om ondersteuning te bieden bij het opruimen. “Daar hebben we veel in geïnvesteerd en het is heel goed gegaan. We hebben de verhuiscapaciteit niet overschreden en alles past hier in de kasten. Dat is een compliment aan alle medewerkers van de NHL, want daar had ik vooraf een hard hoofd in. Maar als je zoiets facilitair goed ondersteunt lukt het wel. Als je niet de voorzieningen treft om het gedrag te wijzigen krijg je het ook niet voor elkaar.”

Roostering

Het vernieuwde gebouw van de NHL is met een oppervlak van 45.000 vierkante meter 10.000 vierkante meter kleiner dan het totale oppervlak van de oude locaties. Het onderwijs moet dus efficiënter gebruik maken van de beschikbare ruimte. Dat is bereikt door roostering als een centrale dienst onder te brengen bij Facilitaire Zaken. Hoe het onderwijs gepland moet worden, in welke volgorde en dergelijke, wordt geregeld door onderwijsplanners die op iedere onderwijsafdeling zitten. Wáár het onderwijs wordt gegeven is een taak van de centrale roostering. “De efficiency van ruimtegebruik is niet zo groot in hbo-land, dus daar zaten mogelijkheden. Om die efficiency te bereiken heb je coördinatie nodig. Als je op 40 verschillende plekken gaat plannen red je het niet. Dan ga je op elkaar wachten, je gaat het wat ruimer plannen, etc. Nu we dat centraal coördineren loopt het perfect. Alleen in heel specifieke ruimtes, zoals de grote collegezalen, is het wat krap. Maar ruimtes waar 25 - 30 personen in kunnen zijn er meer dan voldoende. Die 10.000 vierkante meter ruimtewinst hebben we met gemak kunnen realiseren.” Een koppeling tussen roostering en gebouwbeheer is vooralsnog niet gemaakt, maar voor de toekomst biedt zo'n koppeling mogelijkheden voor energiebesparing. “Dat is iets wat ik uiteindelijk wel wil bereiken met de facilitaire organisatie. En dat kan ook, want roostering is niet anders dan ruimtegebruik, vergelijkbaar met de klantenservice voor vergaderingen. En met dat ruimtegebruik zou je ook de relatie naar gebouwbeheer kunnen leggen: licht, verwarming, etc. Zo ver zijn we nog niet, maar door de roostering alvast in de facilitaire organisatie te implementeren hebben we daar wel al een voorschot op genomen.”

Servicemanagement

Gytha Postma vindt samenwerking tussen onderwijs en Facilitaire Zaken essentieel om de organisatie soepel te laten draaien. Om die samenwerking vanuit Facilitaire Zaken te stimuleren is op allerlei terreinen servicemanagement in het leven geroepen, bijvoorbeeld voor het organiseren van diplomauitreikingen of accreditaties van opleidingen. Afhankelijk van de grootte van de opdracht gaat een servicemanager met de opdrachtgever in gesprek en komt met ideeën. “Dat leidt tot heel veel tevredenheid. Want als iemand eerst een bloemetje bestelt, dan een borreltje bestelt en dan nog eens iets anders... dat werkt niet. Dan zijn het allemaal losse onderdelen. Dan is het geen geheel, geen volledig event wat je ondersteunt. Als wij het doen hoeven ze zich niet meer druk te maken om de organisatie, het ziet er veel beter uit en het loopt logistiek veel beter. Laat óns de ruimte inrichten, laat óns de broodjes en de kopjes en de koffie en de naambordjes verzorgen. We hebben alles klaarstaan en het onderwijs hoeft zich alleen maar op de inhoud te richten. Dat heeft ons in de afgelopen jaren ontzettend veel complimenten opgeleverd. En het geeft ook aan dat de volwassenheid in de organisatie heel groot is geworden.”

Werken vanuit visie

Bij de NHL draait alles na de verhuizing in januari soepel, maar Gytha Postma ziet nog wel ruimte voor verbeteringen. Het aantal klachten over schoonmaak, toiletten, koffie, etc. moet verder omlaag, de kwaliteit van de eventondersteuning kan beter en de facilitaire ondersteuning moet nog beter zichtbaar worden. “We zijn er nog niet in dit gebouw. Doordat de basisvoorzieningen voor iedereen gelijk zijn ontstaat er een identiteitsprobleem. Je ziet geen verschil of je bij Marketing bent of bij de Pabo. Daar willen we als Facilitaire Zaken samen met de afdelingen naar gaan kijken. Niet door ze een pot geld te geven en te zeggen 'doe het maar zelf', maar door ze te faciliteren in het ontwikkelen van een eigen identiteit en ruimteindeling. Dus we zijn een heel eind, maar we moeten nog dichter tegen het onderwijs aan en nog beter met het onderwijs meedenken om het hen gemakkelijker te maken hun werk uit te oefenen.”

Gytha Postma neemt het strategische uitgangspunt 'ontmoeting leidt tot ontplooiing' heel letterlijk en gebruikt iedere gelegenheid ontmoetingsmomenten te faciliteren. “We hebben een uitgangspunt, een visie, een missie en van daaruit kun je heel veel zaken richting geven. Dus bij het WK voetbal zet je een scherm neer, zorgt dat mensen elkaar kunnen ontmoeten en met elkaar een beleving hebben. Op die manier laat je facilitaire zaken aansluiten bij een strategisch plan voor het onderwijsconcept. Dan wordt het één geheel, trek je met elkaar op en is facilitair niet alleen van de schone wc's, maar ook om het de organisatie makkelijk te maken om dingen te doen die we bedenken. Omdat we dat goed doen worden we steeds eerder betrokken om samen de juiste dingen te doen. Dat vind ik wel een kick.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners