Meer waar voor je geld met Best Value Procurement

E-mailadres Afdrukken

Jaarlijks worden voor vele miljarden euro’s door besturen in het onderwijs aan werken, diensten en leveringen besteed. Een belangrijk deel van deze inkoopprocessen vindt plaats via een aanbesteding. Niet altijd wordt het beoogde doel bereikt en blijkt goedkoop duurkoop te zijn. “Best Value Procurement”, is volgens Het NIC de oplossing.


Sinds de invoering van de Aanbestedingswet 2012 is een aanbestedende dienst verplicht om bij aanbestedingen als gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI) te hanteren tenzij deugdelijk wordt gemotiveerd waarom er op laagste prijs wordt gegund. Het gunningscriterium EMVI betekent dat bij de beoordeling van de ontvangen inschrijvingen niet uitsluitend de prijs wordt beoordeeld maar dat ook andere (kwalitatieve) criteria worden beoordeeld, bijvoorbeeld een plan van aanpak of planning. Afhankelijk van het belang van de diverse criteria wordt per criterium een wegingsfactor toegekend.

Bij de traditionele manier van aanbesteden worden de producten of diensten (technisch) gespecificeerd, waarbij sommige specificaties als eisen worden benoemd en andere specificaties als wensen. Hoe meer de kwaliteit is vastgelegd in eisen, des te minder ruimte is er voor de inschrijvers om zich op het criterium kwaliteit te onderscheiden. En dat heeft vaak tot gevolg dat de prijs een hogere wegingsfactor krijgt en kwaliteit een lagere wegingsfactor.

Maar wat nu als de ontwikkelingen in de betreffende branche zo snel gaan, dat je als aanbestedende dienst bij het opstellen van de (technische) specificaties al snel achterloopt? Denk bijvoorbeeld aan het uitbesteden van ICT infrastructuur diensten. Om die reden hebben diverse onderwijsinstellingen waaronder ROC Leeuwenborgh (zie ook Schoolfacilities nr 8 van mei 2015) Het NIC gevraagd om de Europese aanbesteding te begeleiden met de methodiek van Best Value Procurement.

Wat is Best Value Procurement ofwel Best Value?
Best Value Procurement (BVP) ofwel Best Value (BV) is een visie en werkwijze voor inkopen en aanbesteden waarbij de focus niet ligt op de prijs, maar op de prestatie van marktpartijen. Dit is een andere kijk op inkopen, aanbesteden en implementeren dan de manier waarop dit in de regel gebeurt. Deze paradigmaverandering leidt ertoe dat de organisatie focust op het verkrijgen van de hoogste waarde en dat dit vervolgens gebeurt binnen het beschikbare budget. Omdat de methodiek verder reikt dan inkoop (procurement), wordt de methodiek officieel de Best Value methodiek genoemd.
Hoewel BV een vrij nieuwe inkoopmethodiek is, borduurt het wel voort op inkopen en aanbesteden volgens het EMVI-principe. Hierbij staat echter niet de prijs, maar de kwaliteit van de prestaties van marktpartijen centraal. Dit betekent niet dat de prijs uiteindelijk minder van belang is, integendeel. Best Value is er juist op gericht om de hoogste waarde te creëren: de hoogste kwaliteit voor de laagste prijs (of tenminste passend binnen het budget). Door in aanbestedingen meer ruimte te geven aan kwaliteit én gebruik te maken van de kennis en kunde van marktpartijen in het selectie- en gunningproces, kunnen opdrachtgevers vrijwel altijd een betere ‘deal’ maken. Dit vraagt echter van opdrachtgevers een andere benadering van het inkoopproces.

BV gaat uit van het feit dat de marktpartijen als expert beter dan wie ook in staat zijn om risico’s te signaleren en te beheersen en het project tot een goed einde te brengen. Het uitgangspunt hierbij is een zo veel mogelijk oplossingsvrije specificatie. Dit betekent dat de aanbestedende dienst met name functioneel moet specificeren, zodat de marktpartijen zoveel mogelijk ruimte krijgen om hun eigen technische oplossing aan te bieden.

Wat zijn de voordelen van BV?
Een groot voordeel van BV is het maximaal benutten van de kennis en kunde van de leveranciers en daarmee de risico’s tijdens het project zo veel mogelijk beperken. Ook zal het project in principe binnen het budget worden gerealiseerd omdat het maximale budget al tijdens de aanbesteding aan de inschrijvers kenbaar wordt gemaakt. Een ander groot voordeel is dat er bij de realisatie van het project minder snel sprake zal zijn van “meerwerk”-discussies omdat de leverancier zijn eigen oplossing mag aanbieden, waardoor maatwerk wordt beperkt.

Een bijkomend voordeel van het aanbesteden met de methodiek van BV is dat de aanbestedende dienst meer kennis vergaart doordat de deskundige opdrachtnemers hun beoogde aanpak van het project en daarmee samenhangende voordelen deelt. Dit in tegenstelling tot het traditionele aanbesteden, waarbij een lijst van eisen en wensen wordt opgesteld door de aanbestedende dienst zelf. De inkopers van de aanbestedende dienst profiteren hiervan en doen er veel kennis mee op.

En de risico’s van BV?
Vanuit juridisch oogpunt is het aanbesteden met de methodiek van BVP toegestaan. Uiteraard dient wel aan de wet- en regelgeving omtrent het aanbesteden te worden voldaan. Zo dient, net als in elke aanbesteding, de scope van de opdracht duidelijk te zijn: wat is precies de behoefte van de aanbestedende dienst en moet dus door de inschrijvers worden aangeboden?
In een recente uitspraak in kort geding inzake een aanbesteding van leermiddelen op basis van BV was de omschrijving van de doelstellingen van de opdracht dermate vaag dat geen duidelijk beeld kon worden verkregen van wat de scholen precies voor ogen hadden bij wat zij van de inschrijvers wilden zien. Daarbij hadden de scholen aangegeven dat zij geen oplossingen (in de zin van een concreet plan voor de uitvoering van de opdracht) van de inschrijvers wilden zien, maar dat zij alleen maar wilden zien hoe de inschrijvers dachten te kunnen voldoen aan de doelstellingen, zoals geformuleerd in het aanbestedingsdocument. Doordat de geformuleerde doelstellingen echter te weinig houvast gaven, oordeelde de rechter dat sprake was van strijd met het transparantiebeginsel, omdat het risico bestond dat de verschillende inschrijvers deze doelstellingen geheel anders zouden interpreteren en daarmee de inschrijvingen niet met elkaar te vergelijken waren. Een aanbestedende dienst moet derhalve de omschrijving van het voorwerp van de opdracht voldoende concretiseren zodat elke ‘behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver’ deze op eenduidige wijze kan interpreteren en weet wat van hem wordt verwacht.  

Een andere valkuil bij het aanbesteden met de methodiek van BV is het ontbreken van een goede budgetraming. Het maximale budget (plafondbedrag) voor de opdracht wordt in het aanbestedingsdocument aan de potentiële inschrijvers bekend gemaakt, zodat zij aan de hand daarvan en de functionele eisen en wensen kunnen inschatten hoeveel kwaliteit zij kunnen aanbieden binnen dat budget. Dit betekent dat het maximale budget wel toereikend moet zijn om een oplossing te verkrijgen welke voldoet aan de geformuleerde functionele eisen en wensen.

Meer weten?
Als u meer wilt weten over Best Value, kunt u op www.nicgroepkennisportaal.nl enkele white papers over BV downloaden. Het NIC heeft daarnaast een aantal op maat gesneden producten en diensten ontwikkeld op dit gebied. Wilt u meer weten over wat Het NIC voor u kan betekenen op het gebied van Best Value? Kijk dan op www.hetnic.nl of neem contact op met mr. Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. of mr. Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. .

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners