Tobias Smits, controller RENN4: “Het voorwerk van een aanbesteding is erg belangrijk, bepaal goed wat je wilt”

E-mailadres Afdrukken

Tobias Smits is controller bij RENN4; cluster 4 onderwijs voor ruim 2000 kinderen met gedragsstoornissen en psychiatrische problematiek in Noord-Nederland (Groningen, Friesland en Drenthe). Daarnaast begeleidt RENN4 ongeveer 3500 leerlingen in het reguliere onderwijs via de ‘rugzakbegeleiding’. Binnen RENN4 werken ongeveer 800 personen op 10 scholen met 30 locaties. Samen met Pro Mereor is een Europese aanbesteding PSA (salarisadministratie) met optioneel financiële administratie afgerond.

Via Linkedin is Tobias Smits uitgekomen bij Pro Mereor voor de begeleiding van de aanbesteding. “Het project liep lekker. Wij hebben een pragmatische instelling en Pro Mereor speelde daar goed op in. Het was een prettige samenwerking. We hadden een strakke planning, maar dat heeft niet tot problemen geleid. Het voorwerk is daarin erg belangrijk geweest. Bepaal vooraf goed wat je wilt.”

Insourcen
Op het hoofdkantoor in Groningen zijn de salarisadministratie en de financiële administratie van RENN4 gevestigd. Smits: “We worden daarin ondersteund door een administratiekantoor; dat is dus uitbesteed. Ik heb wel afgesproken dat hun mensen bij ons op locatie werken. Daardoor hebben wij er meer zicht op en heeft het administratiekantoor meer feeling met onze organisatie. De bedoeling is dat we de financiële administratie zelf gaan doen, insourcen dus, met gebruikmaking van een financieel pakket.”

Eigenaar van het proces
Wat de salarisadministratie betreft wordt gebruik gemaakt van een soort overgangsregeling, waarbij vaste peilmomenten worden afgesproken met de leverancier. Smits: “Op die momenten kijken we wat we zelf kunnen gaan doen en wat bij het administratiekantoor blijft liggen. Ook hier is het de bedoeling is dat we zoveel mogelijk gaan insourcen. Dat levert een stuk kostenbesparing op en maakt de mensen die nu bij ons op de salarisadministratie werken meer eigenaar van het proces. Bovendien draagt het bij aan hun expertise; zij krijgen een opleiding van het administratiekantoor.”

“Bouw presentaties in in je aanbesteding. Zo krijg je een goed beeld van de leveranciers waar je in de toekomst wellicht mee samen gaat werken.”

Presentaties
“Op papier belooft de leverancier die de aanbesteding gegund heeft gekregen van alles. Maar hoe gaat dat in de praktijk uitpakken? Dat moeten we nu gaan zien. Je moet het uiteindelijk samen met de mensen gaan doen die bij dat bedrijf (de leverancier) werken. Het is een kunst om daar vooraf een beeld van te krijgen.” Om dit te realiseren zijn presentaties georganiseerd. Smits: “Dat was heel verhelderend. Twee leveranciers lagen op basis van hun inschrijvingen redelijk dicht bij elkaar. Door die leveranciers zichzelf te laten presenteren kun je de weegschaal naar een kant laten doorslaan. Die presentaties duurden twee uur; dat lijkt lang, maar is eigenlijk kort gezien de omvang van de dienstverlening. Ik raad het zeer aan om dit soort momenten in je aanbesteding in te bouwen.”

Goed voorwerk en creativiteit
Start je een aanbesteding, zorg dan dat je goed weet wat je wilt. Smits: “Ken je organisatie en zorg dat je er dicht op zit. Door de ervaringen uit het verleden en wat ik in mijn huidige functie zie weet ik goed wat er speelt, wat beter kan en waar behoefte aan is. Ook je visie, je strategie, welke kant je op wilt met de organisatie speelt mee in de aanbesteding. Daarbij komt dat je door de aanbesteding kosten kunt besparen en tegelijkertijd de kwaliteit van het product of de dienst kunt verbeteren. Kijk er dus kritisch naar en gebruik het als een instrument om een stap verder te komen. Onderwijsorganisaties: kijk goed naar je omvang, er is veel mogelijk. Meer dan je denkt. En wees creatief, zorg bijvoorbeeld dat je je administratiekantoor bij je in huis haalt, ook al is het één dag in de week. Laat ze niet op afstand werken. Op die manier creëer je een zeer grote kwaliteitsimpuls.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners