De nieuwe Aanbestedingswet: klachtenafhandeling bij aanbestedingen

E-mailadres Afdrukken

Hoe ga je als onderwijsinstelling om met klachten van ondernemers tijdens een aanbestedingsprocedure?
Bij aanbestedingen kan het voorkomen dat tussen de aanbestedende dienst (de onderwijsinstelling) en ondernemers onvrede ontstaat over de gang van zaken. In de nieuwe Aanbestedingswet, die van kracht is sinds 1 april 2013, is een klachtenprocedure opgenomen. Dit biedt ondernemers de mogelijkheid om tijdens en na de aanbestedingsprocedure klachten in te dienen bij het klachtenmeldpunt van de aanbestedende dienst of de speciaal hiervoor aangestelde (gratis) Commissie van Aanbestedingsexperts.

Een recente ontwikkeling is het ontstaan van initiatieven door adviesbureaus die een klachteninstituut starten; zij behandelen tegen betaling klachten bij aanbestedingen. Komt hiermee de onafhankelijkheid en objectiviteit in het geding?

Doel

De klachtenprocedure is in het leven geroepen om klachten snel en laagdrempelig af te handelen. Dit resulteert ten eerste in het voorkomen van misverstanden en onbedoelde fouten in aanbestedingen. Ten tweede wordt hiermee voorkomen dat zaken escaleren en nodeloos aan de rechter worden voorgelegd. Bovendien draagt het bij aan verdere professionalisering van aanbestedende diensten en ondernemers. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de standaard klachtenregeling in de praktijk door een groot aantal aanbestedende diensten wordt overgenomen en toegepast.

Handelswijze klachten

Een klacht is een aan de aanbestedende dienst gerichte schriftelijke melding van de ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding. De ondernemer geeft hierin gemotiveerd aan op welke punten onvrede is over de gang van zaken. De nieuwe Aanbestedingswet geeft aan dat de klacht moet worden geformuleerd in directe bewoording en moet worden ingediend bij het onafhankelijke klachtenmeldpunt van aanbestedende dienst of de Commissie van Aanbestedingsexperts. Vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure zijn geen klachten. Deze vragen en verzoeken moet de ondernemer tijdig bij de aanbestedende dienst inbrengen, zodat deze daarop in de Nota van Inlichtingen kan ingaan.

Standaard onderdeel van aanbestedingsbeleid

Van de aanbestedende dienst wordt verwacht dat hij klachten serieus neemt en behandelt. Aanbestedende diensten wordt aangeraden om klachtenafhandeling standaard onderdeel te laten uitmaken van hun aanbestedingsbeleid. De aanbestedende dienst vermeldt in de aanbestedingsstukken waar ondernemers een klacht in kunnen dienen en hoe de klachtprocedure verder verloopt.

Behoorlijke motivatie van afwijzingen

De toepassing van deze standaard voor klachtafhandeling betekent dat de aanbestedende dienst alle ingediende klachten met spoed behandelt. Wijst de aanbestedende dienst een bepaalde klacht af, dan dient dat behoorlijk te worden gemotiveerd. Het indienen van een klacht zet de aanbestedingsprocedure overigens niet automatisch stil. De aanbestedende dienst is wel vrij om de procedure eventueel op te schorten.

Onafhankelijk en objectief

Het klachtenmeldpunt dient de klacht onafhankelijk en objectief te beoordelen en brengt daarover advies uit aan aanbestedende dienst. Onafhankelijk en objectief betekent dat degene die de klacht behandelt niet direct betrokken is (geweest) bij (het opstellen van) de aanbesteding. Aanbestedende dienst bepaalt uiteindelijk op welke manier hij op de klacht reageert. Hij dient zo snel mogelijk en op passende wijze aan de klager te laten weten wat de beslissing is en wat hij met de klacht gaat doen.

Conclusie

Een adviesbureau dat betrokken is (geweest) bij (het opstellen van) de aanbesteding en tevens klachten beoordeelt namens de aanbestedende dienst kan nooit onafhankelijk en objectief zijn. En is daardoor geen geschikt klachtenmeldpunt zoals bedoeld in de nieuwe Aanbestedingswet. Een binnen aanbestedende dienst ingesteld onafhankelijk en objectief klachtenmeldpunt of de Commissie van Aanbestedingsexperts bieden voldoende mogelijkheden voor klachtenafhandeling bij aanbestedingen.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners